Charte télétravail : quelles obligations ?

Qu’est-ce qu’une charte télétravail ?

La charte de télétravail est un document qui précise toutes règles liées à la pratique du télétravail au sein de l'entreprise. On peut la comparer à un véritable mode d'emploi : elle définit les objectifs poursuivis, les droits et obligations de chaque télétravailleur, ainsi que les conditions d'organisation applicables aux salariés concernés.

Cette charte peut être mise en place dès lors que l'employeur souhaite structurer le télétravail dans son entreprise, que cette démarche parte de sa propre initiative ou qu'elle réponde à une demande des collaborateurs.

À noter que la charte télétravail n'est pas une obligation légale pour l'entreprise : le full remote peut tout à fait être mis en place et encadré par d'autres moyens, par exemple un accord collectif. Lorsqu'il reste occasionnel, il peut même être organisé par un simple accord entre l'employeur et le salarié (donc sans document formel).

Il n'existe donc aucun modèle standard applicable à toutes les entreprises : la charte doit être pensée et adaptée en fonction des réalités du terrain et des besoins propres à chaque organisation !

Pourquoi rédiger une charte pour le télétravail ?

Même si elle n'est pas obligatoire, la mise en place d'une charte de télétravail est fortement recommandée dès lors que celui-ci devient régulier dans l'entreprise. En effet, elle permet de structurer la pratique, de la sécuriser juridiquement et de l'encadrer efficacement, avec plusieurs avantages à la clé :

• fixer un cadre collectif applicable à l'ensemble des salariés concernés ;
• favoriser la transparence et la communication interne au sein de l'entreprise ;
• réguler efficacement l'accès au télétravail et en définir précisément les contours pour éviter toute mise en cause de l'employeur ;
• prévenir tout débordement ou toute difficulté de compréhension entre les différentes parties ;
• limiter les risques de discrimination pour l'employeur (sans cadre défini, comment justifier objectivement l'acceptation de la demande d'un salarié plutôt que celle d'un autre ? Sur quels critères se baser ?) ;
• dispenser l'employeur de motiver chaque refus (dès lors que les conditions prévues dans la charte sont clairement établies, il suffit de vérifier si elles sont remplies) ;
• mener une véritable réflexion de fond sur le sujet, notamment sur l'utilisation des outils numériques et sur le respect du droit à la déconnexion des salariés.

Peut-on refuser le télétravail ?

Pour un employeur

Oui, un employeur a tout à fait le droit de refuser une demande de télétravail, mais les règles diffèrent selon le contexte de l'entreprise. Si un accord collectif ou une charte encadre le télétravail dans l'entreprise, l'employeur ne peut pas refuser sans se justifier. Dès lors qu'un salarié occupe un poste éligible au télétravail selon ces textes, tout refus doit obligatoire s'accompagner d'une explication motivée.

En l'absence d'un tel accord ou d'une charte télétravail, la situation est plus souple pour l'employeur : il a la possibilité de justifier son refus, mais ce n'est pas une obligation légale. Il peut donc refuser une demande sans avoir à en détailler les raisons.

Pour un salarié

Oui, un salarié est également libre de refuser de passer en télétravail, y compris si son employeur le lui propose. Ce refus ne peut en aucun cas être utilisé comme motif de licenciement ou de sanction : il ne justifie aucune conséquence sur le contrat de travail du salarié.

Cette liberté de refus connaît cependant une limite : en cas de circonstances exceptionnelles (comme une menace d'épidémie) ou de force majeure, l'employeur peut imposer le télétravail sans avoir besoin d'obtenir l'accord du salarié. Dans ces situations particulières, le télétravail devient alors une mesure organisationnelle que le salarié doit accepter.

Quelles sont les obligations de l'employeur envers le salarié en télétravail ?

Fournir et entretenir le matériel de travail

Lorsque le télétravail s'exerce au domicile du salarié, l'employeur a l'obligation de fournir, d'installer et d'entretenir tous les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle. À noter que cette obligation ne s'applique que si les installations électriques et les lieux de travail respectent les normes en vigueur.

Assurer la protection des données

L'employeur doit garantir la protection des données utilisées et traitées par tous ses salariés (y compris ceux en télétravail). Cette obligation s'impose peu importe le matériel utilisé par le salarié : qu'il s'agisse du matériel fourni par l'entreprise ou de son équipement personnel, la protection et la sécurité des données reste de la responsabilité de l'employeur.

Informer sur les restrictions d'usage des équipements

L'employeur a le devoir d'informer le salarié de toute restriction concernant l'usage des équipements, des outils informatiques ou des services de communication électronique mis à sa disposition. Cette information doit impérativement préciser les sanctions encourues en cas de non-respect de ces restrictions pour que le salarié soit pleinement conscient des règles à suivre.

Garantir l'accès prioritaire à un poste sans télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie d'une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail, à condition que ce poste corresponde à ses qualifications et à ses compétences professionnelles. Pour rendre cette priorité effective, l'employeur a l'obligation d'informer le salarié dès qu'un poste de ce type se libère dans l'entreprise.

Contrôler et réguler la charge de travail

La charge de travail, les normes de production et les critères de résultats appliqués au télétravailleur doivent rester équivalents à ceux des salariés occupant un poste comparable dans les locaux de l'entreprise. Cela implique plusieurs points :

• des repères identiques à ceux utilisés en interne doivent être communiqués au télétravailleur ;
• la charge de travail et les délais de réalisation doivent être évalués selon les mêmes méthodes que pour les travaux effectués dans les locaux de l'entreprise ;
• ces méthodes doivent notamment permettre au télétravailleur de respecter les règles relatives à la durée du travail, en particulier la durée maximale de travail et les temps de repos obligatoires.

Organiser un entretien annuel dédié

L'employeur est tenu d'organiser, chaque année, un entretien spécifiquement consacré aux conditions d'activité du salarié en télétravail et à sa charge de travail. À noter que cet entretien est totalement distinct de l'entretien d'évaluation et de l'entretien professionnel : il ne peut donc pas s'y substituer et doit être organisé séparément. 
 

6 étapes pour mettre en place la charte de télétravail ?

1. Vérifier qu'aucun accord collectif n'est possible

Une charte télétravail n'est envisageable que si des négociations, engagées en vue de conclure un accord collectif, ont préalablement échoué. Autrement dit, la charte constitue une solution alternative utilisée uniquement lorsque la voie de l'accord collectif n'a pas abouti.

2. Consulter le CSE s'il existe dans l'entreprise

Si aucun accord collectif n'encadre le télétravail, l'employeur peut alors rédiger lui-même une charte, mais il doit au préalable recueillir l'avis du comité social et économique (CSE), lorsque celui-ci existe dans l'entreprise. À noter que l'employeur n'est pas tenu de suivre cet avis : même si le CSE émet un avis négatif sur le contenu de la charte, cela n'empêche absolument pas l'employeur de la mettre en place.

3. En l'absence de CSE ou de délégués syndicaux

Lorsque l'entreprise ne dispose ni de CSE ni de délégués syndicaux, l'employeur peut rédiger directement sa charte sans consultation préalable. Il n'a alors aucune obligation de chercher à obtenir un accord avec quelque instance que ce soit avant de la mettre en œuvre.

4. Communiquer la charte au sein de l'entreprise

Une fois rédigée, la charte télétravail doit être communiquée par tout moyen à l'ensemble des salariés de l'entreprise afin que chacun puisse en prendre connaissance.

5. Comprendre l'articulation entre la charte et les contrats de travail existants

C'est un point essentiel à retenir : les dispositions prévues par la charte priment sur celles qui figureraient déjà dans les contrats de travail individuels des salariés ! Cependant, chaque salarié dispose d'un droit d'opposition. S'il souhaite refuser cette substitution, il doit exprimer son opposition dans un délai d'un mois à compter de la publication de la charte. Dans ce cas précis, les clauses initialement prévues dans son contrat de travail restent applicables et continuent de s'appliquer.

À l'inverse, si le salarié ne manifeste aucune opposition dans ce délai d'un mois, les règles fixées par la charte remplacent automatiquement celles relatives au télétravail qui figuraient dans les contrats de travail rédigés avant sa mise en place.

6. Obtenir malgré tout l'accord individuel du salarié

Il est important de garder à l'esprit un point fondamental : même lorsque le télétravail régulier est encadré par une charte, l'entreprise doit impérativement obtenir l'accord individuel du salarié concerné pour qu'il passe en télétravail.

Cet accord peut être recueilli par tout moyen. La rédaction d'un avenant au contrat de travail n'est donc pas une obligation légale, mais elle reste le moyen le plus sûr sur le plan juridique pour formaliser cet accord.

Sauf qu’une charte télétravail bien rédigée ne suffit pas : il faut aussi pouvoir suivre son application au quotidien. Avec Kelio, gérez facilement les demandes de télétravail, suivez les quotas autorisés par salarié et obtenez une vision claire des temps travaillés à distance. Badgeage à distance, suivi des soldes, contrôle de la charge de travail : tout est centralisé pour vous simplifier la vie.