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Gestion des visiteurs en entreprise : maîtrisez les flux d'entrée

Gagnez du temps, sécurisez l’accès à vos locaux et améliorez l'expérience d'accueil avec une solution connectée.

Plus de 20 000 clients utilisent déjà Kelio

Sécurité et intégrité de vos données

Editeur et fabricant de solutions RH et contrôle d'accès

Fabrication française

Gérez facilement l’accès des visiteurs à vos locaux

Un gain de temps et d'efficacité

Digitalisez le registre visiteurs pour réduire les tâches manuelles répétitives, automatisez l’enregistrement et accélérez l’accueil.

Meilleure sécurité

Identifiez les visiteurs rapidement avec fiabilité et traçabilité. Contrôlez les accès et renforcez la sécurité des locaux.

Simplification de la gestion des accès

Paramétrez des droits d’accès adaptés à chaque profil visiteur, sans intervention manuelle des équipes grâce à des solutions connectées.

Amélioration de l’expérience d’accueil

Créez un parcours d’enregistrement simple, fluide et professionnel pour valoriser l’image de l’entreprise dès les premiers instants.

Les fonctionnalités principales du logiciel de gestion des visiteurs Kelio

Interface Kelio de gestion des rendez-vous avec synchronisation Outlook et options de QR code

Planification et suivi des visites

Pré-enregistrez les rendez-vous (visites en cours, à venir, non effectuées ou terminées) dans chaque calendrier Outlook des collaborateurs concernés.

Chaque visite donne lieu à une fiche détaillée à compléter ou imprimer, incluant la signature et un QR code d’identification.

Borne tactile Kelio Visio d'accueil autonome pour l'enregistrement, le scan de QR code ou la signature du registre numérique

Accueil autonome ou assisté via borne tactile Kelio Visio

Simplifiez l’enregistrement des visiteurs prévus ou non prévus : ils s’enregistrent eux-mêmes ou sont assistés à la borne.

Scan du QR code ou recherche par nom, saisie de leurs informations, prise de photo, consultation des consignes, signature du registre numérique et impression de leur badge.

Notification SMS d'arrivée d'un visiteur sur smartphone à côté d'un badge d'accès personnalisé Kelio

Notification en temps réel et badges personnalisés

Soyez alerté dès l’arrivée d’un visiteur, par email ou SMS.

Le système gère l’émission de badges personnalisés (avec impression individuelle ou en lot) et prévoit leur restitution via un avaleur de badges.

Liste des personnes présentes sur site dans le logiciel Kelio pour le suivi RGPD et la sécurité incendie

Traçabilité des présences et gestion des urgences

Suivez toutes les entrées et sorties dans le respect des exigences du RGPD.

Le module fournit une vue précise des personnes présentes, indispensable notamment en cas d’évacuation incendie ou d’événement critique.

Écran de consultation et de signature numérique des consignes de sécurité et chartes de confidentialité sur la badgeuse Kelio Visio

Sécurité des visites avec les consignes préalables

Diffusez les consignes de sécurité, la charte de confidentialité, les protocoles sanitaires propres à votre activité ou un questionnaire avant le début de la visite.

Le parcours de vos différents visiteurs est ainsi encadré en toute sécurité.

Simplifiez la gestion de vos visiteurs

Avec Kelio : gagnez 35% de temps sur l’enregistrement et le suivi des visiteurs

Hébergement certifié ISO 27001

39 ans d’expertise

+ 20 000 clients

Gestion des visiteurs > Blocs de contenus

Accueillez et identifiez les visiteurs simplement dès l’entrée

De l'arrivée à la restitution du badge, le module fluidifie chaque étape de l'accueil visiteur.

Notification en temps réel : le collaborateur est automatiquement alerté par SMS ou e-mail dès l'arrivée de son visiteur.
Badges visiteurs personnalisables : plusieurs modèles préconfigurés permettent de distinguer instantanément les visiteurs du personnel, avec des impressions groupées ou unitaires entièrement automatisées.
Restitution sécurisée des badges : un avaleur de badges intégré garantit la récupération systématique des badges en fin de visite, sans intervention manuelle.

Sécurisez vos locaux dès le premier contact

Le logiciel de gestion des visiteurs vous garantit :

Un accueil moderne, fonctionnant de manière autonome ou en relai du personnel d’accueil
La création de différents profils visiteurs
La mise en œuvre de procédures d’accueil spécifiques selon la nature du visiteur : code d’accès unique pour un livreur, accueil personnalisé pour un client, etc.
La diffusion de consignes sur la borne, en amont de la visite
L’identification rapide des visiteurs programmés ou la saisie d’informations sur les visiteurs non planifiés
L’actualisation et le partage du planning des visites
La sécurisation des procédures de visites : signature obligatoire d’un cahier de registre numérisé
La traçabilité des visites

Le module peut être couplé au terminal Kelio Visio pour une utilisation plus souple et un accueil résolument moderne.

Badgeuse d'accès pour accueil des visiteurs

Offrez une expérience d’accueil fluide et moderne

Avec la borne Kelio Visio, offrez à vos visiteurs un accueil autonome et sans attente : identification par QR code, impression du badge et signature de clôture sur écran tactile, sans aucune intervention humaine.

Substitution ou remplacement des agents d'accueil avec une expérience moderne et rassurante.
Envoi automatique d’un QR code unique au visiteur à la confirmation, avec rappel la veille du rendez-vous.
Image professionnelle garantie avec un premier contact fluide et sans friction, dès l'entrée dans vos locaux.

Gagnez en productivité avec l'automatisation de l'enregistrement

De la planification à la restitution du badge, Kelio automatise chaque étape : pré-enregistrement synchronisé avec Outlook©, notification instantanée du collaborateur, impression des badges et clôture de visite par signature numérique.

Planification simplifiée : visualisation en temps réel du statut de chaque visite (en cours, à venir, non effectuée, terminée).
Badges automatisés : impression groupée ou unitaire et restitution systématique via l'avaleur de badges intégré.
Traçabilité complète : chaque visite enregistrée, tracée et clôturée, de l'arrivée à la sortie.

Ne laissez pas le hasard gérer vos accès

La gestion manuelle des accès visiteurs expose votre entreprise à des risques : registre papier incomplet ou non sécurisé, badge non restitué, visiteur non identifié, non-conformité RGPD : les failles des méthodes manuelles ou dispersées sont nombreuses et concrètes.

Mais le module de gestion des visiteurs vous en protège :

Chaque visite est enregistrée, tracée et sécurisée de l'arrivée à la sortie, grâce à une gestion centralisée des accès dans le respect du RGPD.
Fiabilité, réactivité et professionnalisme sont garantis dès le premier contact avec vos visiteurs.
Expérience d'accueil moderne et fluide, qui rassure vos visiteurs sans jamais compromettre la sécurité de vos locaux.

Contactez nos équipes pour une démo

Une solution interconnectée avec votre environnement de sécurité

Une solution interconnectée avec votre environnement de sécurité

Le logiciel de gestion des visiteurs facilite la diffusion du planning des visites en temps réel à tout collaborateur concerné par le contrôle d'accès et l’accueil de visiteurs. En cas d'évacuation incendie, vous savez exactement qui est présent au sein de votre établissement y compris les visiteurs grâce à leur comptabilisation dans le listing FES.
Un logiciel adaptable selon votre processus interne

Un logiciel adaptable selon votre processus interne
Le module s’ajuste aux spécificités de votre organisation. Chaque type de visite peut faire l’objet d’un parcours personnalisé : un code unique pour un livreur, un accueil renforcé pour un client/un fournisseur, etc.
- Création de profils visiteurs différenciés
- Adaptation des procédures d’accueil en fonction du type de visite
- Communication des consignes de sécurité au bon moment
Une interface intuitive pour l’accueil comme pour la DSI

Une interface intuitive pour l’accueil comme pour la DSI
Kelio Visio est une borne tactile interactive qui permet de gérer simplement et efficacement l'accueil des visiteurs. Elle permet au visiteur de :
- S'identifier lors de son arrivée
- Consulter les consignes de sécurité
- Se prendre en photo pour compléter sa fiche visiteur
- Signer le registre des visites numérisé
Une compatibilité avec le matériel d’accès

Une compatibilité avec le matériel d’accès
La solution de gestion des visiteurs s’interface nativement avec des badges d’accès. Elle prend en charge l’impression de badges personnalisés et leur restitution via un avaleur de badges.
- Badge temporaire distinctif pour chaque visiteur
- Impression groupée ou unitaire depuis la plateforme
- Recyclage des badges via un système de restitution sécurisé

Envie de découvrir tous les avantages du logiciel de gestion des visiteurs ?

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Gestion des accès

Terminal Kelio Visio X7

Exercices évacuation incendie

Pourquoi digitaliser la gestion des visiteurs en entreprise ?

Digitaliser la gestion des visiteurs permet de fluidifier l’accueil, de gagner du temps, de renforcer la sécurité sur site et de disposer d’un registre toujours à jour, conforme aux obligations légales.

Que permet une solution de gestion des visiteurs en entreprise ?

Une solution de gestion des visiteurs permet :

D’enregistrer rapidement les arrivants
De générer des badges
De notifier automatiquement les personnes à rencontrer
De tracer avec précision les entrées et sorties

Comment assurer la conformité RGPD du registre visiteurs ?

La conformité RGPD est assurée en limitant l’accès aux données, en paramétrant une durée de conservation définie et en informant les visiteurs de l’usage de leurs données (avec recueil de consentement si nécessaire).

Est-il possible d’intégrer la gestion des visiteurs avec un contrôle d’accès ?

Oui, la gestion des visiteurs est intégrée au système de contrôle d’accès afin d'autoriser ou de restreindre l’entrée selon les droits attribués à chaque profil.

Faut-il une formation spécifique pour utiliser une solution de gestion des visiteurs ?

Non, une formation approfondie n’est pas nécessaire. Ces solutions sont conçues pour être intuitives et simples d’utilisation, ce qui permet une prise en main rapide par les équipes d’accueil.

Article

Exercice d’évacuation incendie, quelle est la législation ?

Le Code du Travail impose aux employeurs de prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver la sécurité et la santé de leurs salariés. Parmi ces mesures, l’exercice d’évacuation incendie est au cœur des actions de mise en sécurité des employés.

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