Logiciel de Gestion des Congés
Dématérialisez la gestion des congés et des absences de vos salariés avec le logiciel Kelio
La gestion des congés est une activité complexe pour les services RH et les managers. En effet, le suivi des droits aux congés, la validation des compteurs, le respect des règles législatives et les obligations de déclaration DSN sont des tâches fortement chronophages.
Comment comptabiliser les congés et absences du personnel ?
Maladie, accident du travail, maladie professionnelle, maternité, délégation, mission sur site, mission extérieure, absence pour évènement familial, visite médicale… les motifs d’absentéisme ne manquent pas dans l’entreprise et pour chacun la rigueur de gestion s’impose.
Décompte en heures, en jours ouvrés, ouvrables ou calendaires, durée limitée, condition de reprise, justificatifs, chaque type d’absence impose des contrôles et un suivi particulier.
La solution de gestion des congés et absences s’adapte à l’ensemble des conventions collectives et aux pratiques de chaque organisation. Elle permet un enregistrement précis des congés et sécurise les calculs.
Vos données d’absentéisme sont fiabilisées pour une meilleure prise en compte en paie et dans votre Déclaration Sociale Nominative.
Dématérialisez le processus de gestion des congés
Le logiciel Kelio permet la mise en place d’une solution de gestion décentralisée des demandes de congés qui comprend :
- La prise en compte des souhaits individuels des salariés,
- La gestion des workflow de validation,
- La prise en compte des contrôles règlementaires et organisationnels,
- La visibilité sur l’ensemble des résultats et impacts dans les plannings.
Salariés et managers sont ainsi impliqués et le service RH est déchargé des tâches chronophages de ressaisie, sources possibles d’erreurs.
Pour les salariés l'interface permet :
- D’effectuer les demandes de congés en ligne depuis leur poste de travail, leur smartphone ou les terminaux tactiles,
- De consulter leurs soldes de congés avant soumission d’une demande,
- De visualiser les absents dans leur service ou groupe-projet,
- D’être alerté de l’évolution de leur demande.
Pour les managers, l’application permet :
- Le suivi et traitement des demandes de congés de leurs équipes,
- La consultation du planning de congés de leur équipe et la mesure de l’absentéisme,
- L’arbitrage équitable des demandes d'absence en respectant les objectifs de charge de leurs plannings,
- D’être informés en cas d’absence imprévue pour réagir efficacement.
Personnalisation des workflows de validation
La performance d’une bonne gestion des congés passe par la personnalisation des circuits de validation. Kelio permet :
- De gérer un ou plusieurs niveaux hiérarchiques de validation à la suite ou en parallèle,
- De gérer des circuits de validation différents selon les motifs d'absence,
- De désigner manuellement ou automatiquement des remplaçants de validation en cas d’absence pour ne pas bloquer le circuit de validation,
- D’effectuer des validations individuelles ou en mode groupé.
Suivez votre gestion des congés et absences en temps réel
Grâce à Kelio, les managers bénéficient d’une visibilité en temps réel sur le planning de congés et d’absences et sur leurs droits.
S’intégrant parfaitement avec votre système d’information, Kelio permet de synchroniser tous les évènements de congés et d’absences avec vos calendriers Microsoft Outlook®, Google Calendar® ou Lotus Notes®. C’est la solution idéale pour que vos agendas partagés prennent compte, en temps réel, des disponibilités de chacun.
Une synchronisation est également possible avec le module Kelio Planification. Ainsi, les différentes demandes de congés validées, en attente de validation ou en attente de suppression sont identifiées graphiquement dans vos grilles de plannings. Cela vous permet de visualiser le nombre d’absents par jour, par motif et si besoin par poste de travail afin d’adapter vos effectifs en temps réel.
Prenons contact pour simplifier la gestion des congés de votre personnel
Envoyez vos données directement en paie
Compatible avec plus de 150 logiciels de paie, le logiciel Kelio automatise la saisie des congés et événements d’absence – sans ressaisie et sans risque d’erreurs – afin de produire les bulletins de salaire et de synchroniser les déclarations DSN. Kelio intègre des fonctionnalités de reportings permettant de produire des statistiques de congés individuelles et collectives à des fins décisionnelles.
Les bilans de répartition de congés par motif, par collaborateur ou par service n'ont jamais été aussi facilement réalisables.
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Gestion des missions
Lorsqu’un salarié quitte les locaux de l’entreprise pour effectuer une mission extérieure, l’absence doit être consignée sans pour autant se déduire de la durée du travail. De même, les délégués du personnel ont des heures de délégations qu’il faut identifier et décompter sans pour autant qu’ils soient considérés comme absents de l’entreprise. La solution Kelio offre différentes possibilités pour encadrer ces pratiques.
Les salariés peuvent utiliser leur espace personnel pour déclarer leurs missions, ou directement les badger sur les terminaux tactiles disposés dans l’entreprise. Ces dispositifs accompagnent les salariés, les informent précisément de leurs compteurs et de leurs droits et permet pour l’entreprise une réelle mise en conformité sur les responsabilités engagées en cas d’incidents en cours de missions.
Des questions sur cette fonctionnalité ? Contactez-nous
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des congés ?
- Décentralisation des demandes de congés
- Consultation des soldes de congés prévisionnels
- Calcul automatique des droits aux congés
- Validation des demandes par les managers individuellement ou en mode groupé
- Visibilité globale sur les congés d’un service en temps réel
- Gestion simplifiée des workflows de validation
- Facilité de transfert vers la paie et DSN des données d’absentéisme
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Fiabiliser le transfert de données en paie
Tout est dématérialisé et transféré dans l’outil de gestion de paie. Si en amont nous avons bien traité les anomalies des horaires et des absences, il n’y a aucune ressaisie à faire. C’est un vrai gain de temps.
Claire Picaut
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Aujourd’hui il n’est pas toujours facile de poser ses congés avec son conjoint, sa famille ou les impératifs que l’on peut avoir. Donc là les collaborateurs peuvent le faire quand ils veulent et à tête reposée avec un retour d’information rapide puisqu’ils reçoivent la réponse par mail.
Mickaël CESBRON
Responsable informatique
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Donner de l'autonomie aux employés
Depuis leur Espace Personnel, les salariés peuvent créer eux-mêmes leurs demandes d’absences. Elles sont directement envoyées aux valideurs d’absences qui peuvent accepter ou refuser. Les salariés ont également la possibilité de consulter et de gérer leurs compteurs (RTT, congés payés, etc.).
Nadia FENOUILLAS
Directrice des Ressources Humaines
La Vie Claire
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Anticiper plus rapidement
les congés et absences
La solution Kelio nous apporte un confort d’utilisation et un gain de temps très important, notamment sur la gestion des congés, RTT et absences. Nous avons également une meilleure visibilité sur les plannings, ce qui nous permet de mieux anticiper les absences de chacun.
Frédéric Rouvier
Adjoint du directeur logistique
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Simplifier la relation entre collaborateurs et service RH
Nous avons gagné en transparence avec nos salariés. Ils peuvent accéder à leurs données à tout moment et consulter par exemple leur planning annuel de congés payés.
Cyril Gilgenkrantz
Directeur des exploitations en charge des RH
