Logiciel de note de frais : enfin un outil pour tout simplifier !
Libérez votre entreprise de la lourdeur administrative des notes de frais
Grâce à notre module de gestion des notes de frais et son interface intuitive, centralisez et gérez les frais de vos collaborateurs.
Le logiciel de note de frais, un indispensable pour une entreprise
La mise en place d'un logiciel de note de frais comporte plusieurs enjeux importants pour les entreprises, notamment :
- Optimisation du processus : un logiciel de note de frais permet d'automatiser et de rationaliser le processus de gestion des dépenses, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la saisie, à la validation et au remboursement des frais.
- Réduction des erreurs : en éliminant les processus manuels et en fournissant des outils de vérification automatique, un logiciel de note de frais contribue à minimiser les risques d'erreurs et de fraudes, garantissant ainsi l'intégrité des données financières de l'entreprise.
- Conformité réglementaire : les logiciels de note de frais sont souvent conçus pour suivre les réglementations fiscales et comptables en vigueur, ce qui assure à l'entreprise de rester en conformité avec les lois et les normes en matière de dépenses professionnelles.
- Visibilité et contrôle : en centralisant toutes les données liées aux dépenses professionnelles, un logiciel de note de frais offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les coûts. Les gestionnaires peuvent ainsi suivre et analyser les tendances de dépenses, mais aussi prendre des décisions éclairées.
- Mobilité et flexibilité : les solutions de gestion des notes de frais basées sur le cloud permettent aux employés de soumettre leurs dépenses depuis n'importe où et à tout moment, ce qui facilite la gestion des déplacements professionnels et améliore l'expérience utilisateur.
Saisissez simplement vos notes de frais dans votre SIRH
Grâce à une interface très simple, vos collaborateurs pourront saisir rapidement leurs notes de frais. Ils peuvent également attacher leurs justificatifs, en les scannant ou en prenant directement une photo.
Le logiciel de gestion des notes de frais Kelio s’adapte à votre politique de remboursement pour vous permettre de mieux maîtriser les frais de vos salariés :
- Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné, etc.,
- Indemnités kilométriques soumises à trajet pré-programmé,
- Gestion des véhicules de société,
- Suivi multi-devises,
- Répartition par axes analytiques.
Les barèmes de remboursement peuvent également être adaptés selon le profil de chacun (commerciaux, techniciens, direction…). Ces barèmes personnalisés selon les profils des employés offrent une approche plus équitable et adaptée aux spécificités de chaque catégorie professionnelle, que ce soit pour les commerciaux en déplacement fréquent, les techniciens nécessitant des frais de déplacement ou la direction pour des dépenses plus stratégiques.
De même, les circuits de validation peuvent être différents selon les catégories de notes de frais. Cette possibilité permet d'optimiser le processus en accordant une attention particulière aux dépenses les plus sensibles ou stratégiques. En intégrant la gestion des frais au plan de formation, les entreprises peuvent également rationaliser et optimiser leur budget de développement des compétences.
Il est également possible d'imputer les frais à votre plan de formation en utilisant le logiciel de gestion des formations, pour une gestion intégrée des dépenses liées au développement des compétences.
Gérez vos notes de frais depuis votre smartphone
Réalisez ou validez vos notes de frais directement depuis un smartphone !
Depuis votre mobile, vous retrouvez les mêmes données à compléter que sur votre ordinateur, mais la mise en page a été adaptée et pensée pour une utilisation optimale sur écran tactile.
Prenez en photo les justificatifs pour les joindre directement à votre note frais : le responsable est alerté immédiatement de l'arrivée d'une nouvelle note de frais. Il peut visualiser le justificatif et la valider dans les meilleurs délais. Cette fonctionnalité de notre logiciel de note de frais simplifie considérablement le processus pour les employés et les gestionnaires. Elle accélère également le traitement des notes de frais, garantissant ainsi un remboursement plus rapide et une gestion plus efficace des dépenses professionnelles.
Vos collaborateurs peuvent ainsi saisir leurs notes de frais au fur et à mesure des dépenses lors de leurs déplacements. La gestion des notes de frais depuis un smartphone offre une flexibilité et une praticité inégalées pour les employés, tout en réduisant les risques d'oubli ou de perte de justificatifs.
En intégrant la gestion des notes de frais dans le quotidien des employés via leur smartphone, Kelio facilite la conformité, la transparence et la responsabilisation dans le processus de gestion des dépenses.
Le logiciel SIRH qui simplifie la validation des notes de frais
Lorsque la note de frais est complète et correcte, le salarié demande son remboursement en l'envoyant dans le circuit de validation des notes de frais de sa société.
Simplifiez la validation des notes de frais : chaque manager est alerté par mail ou par une notification sur son portail RH. Il peut alors valider les notes de frais de son équipe depuis son PC ou son smartphone, simplifiant ainsi ses process de gestion RH. Le délai de validation est raccourci et le remboursement des frais est plus rapide !
Le logiciel de note de frais Kelio simplifie donc considérablement le processus de validation des notes de frais en automatisant les notifications et les rappels pour les managers. En centralisant et en simplifiant ce processus, Kelio contribue à optimiser la gestion des ressources humaines et à améliorer l'expérience des employés.
Suivez les frais de vos salariés au moyen de tableaux de bords
Suivez la validation de vos notes de frais et exportez ces données grâce aux exports personnalisables sous Microsoft Excel® à des fins statistiques. Vous disposez en standard de différents tableaux de bord qui vous permettront de réaliser un suivi analytique pointu (par exemple, contrôler la répartition des frais par service, par salarié, etc.). Ces exports pourront également être envoyés vers un logiciel de compatibilité ou de paie.
Un tableau de suivi vous permet également de piloter en un seul coup d’œil, l’état d’avancement des validations et remboursements : avec un logiciel de note de frais, vous obtenez ainsi une vue globale et instantanée de la gestion des dépenses professionnelles. Cela permet d'identifier rapidement les retards ou les problèmes potentiels.
Si vous disposez du module complémentaire de gestion du plan de formation, le collaborateur va pouvoir, lors de la saisie de sa note de frais, sélectionner la formation pour laquelle il a réalisé ses dépenses. Les champs associés sont remplis automatiquement et le frais réalisés seront directement déversés dans le plan de formation correspondant.
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un processus fastidieux et chronophage pour les entreprises. Cependant, avec le logiciel de note de frais Kelio, cette tâche peut être simplifiée et optimisée grâce à ses nombreuses fonctionnalités avancées.
- Workflow de validation des notes de frais : Kelio propose un workflow de validation des notes de frais personnalisable, permettant de définir des étapes de validation en fonction de la hiérarchie de l'entreprise. Cela garantit un processus transparent et efficace, tout en assurant le respect des politiques internes en matière de dépenses.
- Enregistrement comptable de la note de frais : une fois validée, la note de frais est automatiquement enregistrée dans le système comptable, ce qui simplifie la gestion administrative et garantit l'exactitude des données financières.
- Gestion des profils utilisateurs : Kelio offre une gestion avancée des profils utilisateurs, afin de personnaliser les autorisations d'accès et de faciliter la saisie des notes de frais pour les employés. Chaque utilisateur peut ainsi accéder facilement à son profil et soumettre ses dépenses en toute simplicité.
- Ventilation analytique : Kelio permet également une ventilation analytique des notes de frais, ce qui permet de suivre et d'analyser les dépenses par client, projet, dossier, etc. Cette fonctionnalité offre une visibilité accrue sur l'allocation des ressources et facilite la prise de décision stratégique.
- Édition des notes de frais : Kelio offre la possibilité d'éditer les notes de frais de manière flexible et intuitive, permettant aux utilisateurs de modifier et de compléter les informations au besoin.
- Statistiques : notre logiciel note de frais propose des outils de statistiques avancés, permettant de générer des rapports détaillés sur les dépenses, les tendances et les comportements des utilisateurs. Ces statistiques offrent une vue d'ensemble complète de la situation financière de l'entreprise et aident à identifier les zones d'optimisation.
Témoignages
Delisle
Transport & Logistique
Une digitalisation réussie de la fonction RH
Le logiciel de gestion des notes de frais est utilisé par tous les collaborateurs itinérants et même les personnes les plus récalcitrantes au départ l'ont adopté en moins de 15 jours. Aujourd’hui, 100 % des utilisateurs sont satisfaits de cette solution.
Vincent Moret
Directeur RH
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