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99% de clients satisfaits
Le logiciel de note de frais qui automatise et simplifie votre gestion
Libérez votre entreprise de la lourdeur administrative des notes de frais !
Grâce à notre module de gestion des notes de frais et son interface intuitive, centralisez et gérez les frais de vos collaborateurs.
Plus de 20 000 clients utilisent déjà Kelio
Intégration avec votre logiciel de paie
Solution adaptée aux PME et grands groupes
100% conforme aux règlementations du travail
Digitalisez vos notes de frais : rapidité, conformité et contrôle
Dites adieu aux reçus qui s’accumulent et aux validations interminables ! Avec le logiciel de gestion des notes de frais, gérez vos justificatifs en toute simplicité :
Saisie instantanée sur mobile et PC grâce à la prise de photo
Automatisez chaque étape, de la déclaration sur mobile au remboursement, et réduisez fortement le temps passé sur l’administratif.
Validation fluide et automatisée
Offrez une expérience fluide aux collaborateurs comme aux managers, avec un suivi transparent des remboursements.
Conformité fiscale et comptable
Limitez les erreurs et sécurisez vos processus avec une traçabilité complète et le respect des obligations légales.
Suivi précis des dépenses
Pilotez vos budgets avec précision grâce au reporting en temps réel de toutes les dépenses professionnelles.
Les fonctionnalité clés du logiciel de gestion de notes de frais
Saisie automatique des justificatifs
Déclarez vos notes de frais en quelques secondes grâce à la reconnaissance automatique des justificatifs, sans ressaisie manuelle.
- Capture mobile des reçus
- OCR pour extraire montants, dates et catégories
- Saisie possible depuis ordinateur
Workflows de validation personnalisables
Adaptez les circuits de validation à votre organisation et accélérez les traitements grâce à des workflows simples et traçables.
- Circuits d’approbation par profil ou service
- Plusieurs types d’alerte
- Notifications automatiques
- Validation ou refus en un clic
Politique de remboursement
Appliquez votre politique de frais et automatisez les indemnités kilométriques avec un calcul précis des trajets en fonction des règles de chaque collaborateur.
- Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné, etc.
- Calcul automatique des distances
- Barèmes personnalisables
- Suivi multi-devises
Intégration comptable et paie
Transférez automatiquement les données validées vers vos outils financiers pour fiabiliser vos écritures et gagner du temps.
- Export vers logiciels comptables
- Liaison avec la paie
- Zéro double saisie
Archivage sécurisé et reportings
Centralisez vos documents, suivez vos dépenses et pilotez vos budgets avec des reportings clairs et accessibles.
- Conservation légale des justificatifs
- Tableaux de bord en temps réel
- Graphismes des données
- Export Excel
Avec Kelio : les notes de frais ne font plus perdre de temps, elles n’en prennent plus du tout
Sécurité et intégrité de vos données
Support client 5 étoiles
SLA 99,9 %
Comment fonctionne Kelio ? Une gestion des notes de frais 100% optimisée
Kelio révolutionne la gestion des notes de frais en automatisant chaque étape du processus. Conformité fiscale, pilotage avancé, automatisation : tout est pensé pour simplifier votre quotidien et optimiser votre gestion financière.
Descriptif
Étape 1 : Saisie ultra-simple des dépenses
Scannez, et c’est enregistré ! Avec le logiciel de note de frais, il suffit de prendre une photo de votre justificatif.
Grâce à notre IA, basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), les informations sont extraites automatiquement : montant, date, type de dépense par fournisseur, montant des taxes,… tout est prérempli en quelques secondes.
Descriptif
Étape 2 : Validation en un clic par les managers
Profitez d’un circuit de validation rapide et sans friction ! Kelio envoie automatiquement des alertes aux managers, qui peuvent valider ou refuser une note de frais en un clic, où qu’ils soient. Vous limitez ainsi les allers-retours et offrez un traitement fluide des dépenses.
Résultat : plus de transparence, moins de retards et une meilleure gestion budgétaire.
Descriptif
Étape 3 : Intégration comptable et remboursement rapide
Le logiciel de note de frais Kelio s’intègre à vos logiciels comptables et de paie afin de faciliter l’export des données et l’automatisation des écritures comptables.
Plus de ressaisie, moins d’erreurs et une accélération des remboursements ! En quelques clics, toutes les dépenses sont enregistrées, comptabilisées et remboursées dans les meilleurs délais.
Découvrez gratuitement comment Kelio transforme la gestion de vos notes de frais dès maintenant !
Saisissez simplement vos notes de frais dans votre SIRH
Grâce à une interface très simple, vos collaborateurs pourront saisir rapidement leurs notes de frais. Ils peuvent également attacher leurs justificatifs, en les scannant ou en prenant directement une photo. Vous avez aussi la possibilité de saisir des dépenses pour un tiers et les soumettre.
Le logiciel de gestion des notes de frais s’adapte à votre politique de remboursement pour vous permettre de mieux maîtriser les frais de vos salariés :
- Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné, etc.,
- Indemnités kilométriques (calcul automatique de la distance parcourue via Google Maps®),
- Gestion des barèmes kilométriques (véhicule thermique, électrique, moto, vélo, etc.),
- Suivi multi-devises,
- Répartition par axes analytiques.
Les barèmes de remboursement peuvent également être adaptés selon le profil de chacun (commerciaux, techniciens, direction…). Ces barèmes personnalisés selon les profils des employés offrent une approche plus équitable et adaptée aux spécificités de chaque catégorie professionnelle, que ce soit pour les commerciaux en déplacement fréquent, les techniciens nécessitant des frais de déplacement ou la direction pour des dépenses plus stratégiques.
De même, les circuits de validation peuvent être différents selon les motifs de notes de frais. Cette possibilité permet d'optimiser le processus en accordant une attention particulière aux dépenses les plus sensibles ou stratégiques. Par exemple, les frais réalisés au cours d’une formation professionnelle ne seront pas validés par le valideur « classique » mais directement par le responsable des formations.
Gérez vos notes de frais depuis votre smartphone
Simplifiez la gestion des dépenses professionnelles grâce à un logiciel de note de frais accessible sur smartphone, conçu pour faciliter la saisie, le suivi et la validation des frais, même en déplacement.
- Saisie et validation des notes de frais depuis mobile ou ordinateur
- Interface tactile optimisée du logiciel de note de frais
- Ajout des justificatifs par simple prise de photo
- Notification immédiate du manager à chaque nouvelle note de frais
- Consultation et validation rapides des justificatifs
- Déclaration des dépenses au fil de l’eau
- Réduction des oublis et pertes de reçus
- Accélération du traitement et des remboursements
- Amélioration de la conformité et de la transparence
Le logiciel SIRH qui simplifie la validation des notes de frais
Automatisez votre circuit de validation avec un logiciel de note de frais pensé pour fluidifier les processus RH et accélérer le remboursement des collaborateurs.
- Envoi des notes de frais dans un circuit de validation dédié
- Alertes automatiques aux managers par email ou par notification sur le portail RH
- Possibilité de renvoyer en correction une dépense
- Validation des notes de frais depuis PC ou smartphone
- Notifications et rappels automatisés
- Réduction des délais de validation
- Remboursement plus rapide des frais professionnels
- Centralisation du processus dans un seul logiciel
- Optimisation de la gestion RH et de l’expérience collaborateur
Suivez les frais de vos salariés au moyen de tableaux de bord
Disposez d’une vision claire et instantanée grâce à un logiciel de note de frais doté de tableaux de bord, pour suivre l’ensemble des validations et remboursements.
- Tableau de suivi pour visualiser l’état d’avancement des frais
- Vue globale des dépenses professionnelles
- Identification rapide des retards ou blocages
- Exploitation des données avec des graphiques personnalisés
- Exports personnalisables vers Microsoft Excel® à des fins statistiques
- Transmission des données vers le logiciel de comptabilité ou paie
Un logiciel de note de frais qui coche toutes les cases
Un logiciel de note de frais pour responsables RH et administratifs
Avec le logiciel RH, fini la paperasse et les traitements fastidieux ! Ce logiciel de gestion des notes de frais automatise chaque étape : saisie des dépenses en ligne, validation rapide, intégration comptable fluide et suivi des remboursements en temps réel. Kelio offre une solution complète qui simplifie le travail des équipes RH et comptables en garantissant un suivi précis et une intégration fluide.
- Suivi en temps réel des dépenses professionnelles grâce à un tableau de bord dynamique
- Renvoi en correction d’une dépense
- Automatisation du workflow de validation avec alertes automatiques pour éviter les oublis
- Exportation directe des données vers votre logiciel de comptabilité pour une intégration comptable sans effort
- Analyse détaillée et reporting avancé avec des exports et graphismes personnalisés
Un workflow fluide et rapide pour le traitement des frais par les managers
Les managers jouent un rôle clé dans la validation des notes de frais. Mais entre leurs nombreuses responsabilités, ils n’ont pas de temps à perdre avec des processus compliqués et chronophages. Le logiciel de note de frais Kelio leur propose alors une gestion simplifiée, pour un traitement rapide et efficace.
- Workflow de validation optimisé pour les managers avec la réception d’alertes automatiques
- Notifications intelligentes pour éviter les retards grâce à l’envoi de rappels automatisés afin que les validations ne traînent plus
- Visualisation des dépenses et notes de frais d’équipe
- Renvoi en correction d’une dépense sans bloquer le circuit de validation
- Accès instantané aux rapports et statistiques d’équipe pour analyser en un coup d'œil les dépenses professionnelles
- Synchronisation avec les cartes bancaires professionnelles grâce à l’importation des données
Pour les collaborateurs en mobilité : simplicité et rapidité au quotidien
Saisir une note de frais ne devrait pas être une corvée. Pour les salariés, les indépendants et tous ceux qui sont souvent en déplacement, Kelio simplifie chaque étape grâce à son accès nomade.
- Saisie ultra-rapide sur mobile et PC
- Extraction des données de la photo grâce à l’IA (technologie OCR)
- Remplissage de la note de frais en quelques secondes
- Validation instantanée et suivi des remboursements en temps réel
- Calcul automatique des frais de trajet
- Gestion des conversions monétaires sans erreur
- Stockage en ligne accessible 24 h/24 et 7 j/7
- Archivage à valeur probante des justificatifs professionnels pendant 10 ans
Adoptez un logiciel de gestion des notes de frais qui optimise la comptabilité de votre entreprise !
Pourquoi choisir Kelio comme logiciel de gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un processus fastidieux et chronophage pour les entreprises. Cependant, avec le logiciel de note de frais Kelio, cette tâche peut être simplifiée et optimisée grâce à ses nombreuses fonctionnalités avancées.
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Une solution respectant votre politique de remboursement
Une solution respectant votre politique de remboursement
Le logiciel Kelio offre une gestion avancée des profils utilisateurs, afin de personnaliser les autorisations d'accès au logiciel et de faciliter la saisie des notes de frais. Chaque employé peut ainsi accéder facilement aux types de dépenses autorisés selon son profil et soumettre ses dépenses.
La personnalisation du workflow de validation des notes de frais permet de définir des étapes de validation en fonction de la hiérarchie de l'entreprise.
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Un logiciel fiable d’aide au pilotage
Un logiciel fiable d’aide au pilotage
Une fois validée, la note de frais est automatiquement enregistrée dans le système comptable, ce qui garantit l'exactitude des données financières. Kelio propose des outils de statistiques avancés ainsi qu’une ventilation analytique des notes de frais ce qui permet de suivre et d'analyser les dépenses par client, projet, dossier, etc.
Cette fonctionnalité offre une visibilité accrue sur l'allocation des ressources et facilite la prise de décision stratégique.
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Une gestion des frais certifiée
Une gestion des frais certifiée
Kelio garantit une traçabilité et une sécurité juridique infaillibles des notes de frais de votre entreprise grâce à l’archivage à valeur probante.
Les PDF sont scellés avec toutes les certifications nécessaires et approuvées par l’administration fiscale et l’URSSAF : résumé de la note de frais et des dépenses, justificatifs joints, cachet serveur probant, historique des mouvements.
Ils ont adopté le logiciel de note de frais Kelio
Gagner du temps sur la gestion des notes de frais
Les notes de frais avec Kelio, je les recommande à tout le monde. On gagne un temps fou. C’est simple, rapide et bénéfique pour tous.
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Notes de frais
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