Comment faciliter la gestion des frais multi-devises ?

Vitry Frère est une entreprise française fondée en 1795, spécialisée dans la coutellerie et la fabrication de produits cosmétiques. Elle exporte aujourd’hui son savoir-faire dans plus de 30 pays, dont le Canada, le Brésil, les États-Unis, le Danemark.

Cette présence internationale représente un défi quotidien pour les équipes terrain. Avec près de 80 collaborateurs régulièrement en déplacement, la gestion des notes de frais s’avérait particulièrement complexe : diversité des règles de remboursement selon les pays, multiplicité des devises, saisies chronophages et erreurs fréquentes.

Déjà utilisatrice de Kelio pour sa gestion RH depuis 2020, l'entreprise décide, début 2025, de franchir une nouvelle étape en adoptant le nouveau module Notes de frais de Kelio. Cette évolution vise à alléger la charge administrative, automatiser la saisie, accélérer les validations et sécuriser les données.

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Client depuis

2020

Particularités

notes de frais multi-devises, multi-règles

Effectif

150

Types de projet

Notes de frais

"Les notes de frais avec Kelio, je les recommande à tout le monde. On gagne un temps fou. C’est simple, rapide et bénéfique pour tous."

Rencontre avec Cécilia Chouc
Gestionnaire de paie

Le besoin initial

Pour de nombreux collaborateurs, la gestion des frais professionnels représentait une charge lourde et récurrente. Le processus reposait essentiellement sur des pratiques manuelles et fastidieuses : conservation des justificatifs papier, envoi groupé en fin de semaine puis saisie manuelle des montants.

Les commerciaux attendaient souvent le vendredi pour tout regrouper. Il fallait se poser, saisir les tickets, espérer ne rien oublier…

Ce fonctionnement entraînait une perte de temps considérable, aussi bien pour les collaborateurs terrain que pour l'équipe Comptabilité / RH.

Dans un contexte international, la diversité des profils, la multiplicité des règles de remboursement selon les zones géographiques et la gestion des devises ne faisaient que complexifier davantage les validations.

loupe La problématique résolue

En février 2025, Cécilia Chouc coordonne le déploiement du nouveau module Notes de frais de Kelio. L’approche est pragmatique et adaptée aux besoins réels des utilisateurs : paramétrage par zone géographique, tests utilisateurs, formations directement sur mobile.

Je les ai formés directement sur leur téléphone. Je leur ai expliqué : prenez la photo du ticket tout de suite après la dépense, puis envoyez le tout en fin de semaine. Ça change tout.

L’ajout de la reconnaissance automatique des données, la visualisation instantanée des justificatifs, la validation simplifiée et la gestion native des multi-devises font toute la différence.

« Le fait que le manager clique sur une ligne et voie directement la photo du justificatif, ça a été un vrai changement pour eux. C’est simple, clair et ludique. » Cette gestion est d'autant plus facilitée que le module prend en charge 7 devises utilisées quotidiennement par les équipes : euro, franc suisse, dollar canadien et américain, livre sterling, couronne danoise, suédoise et norvégienne.

La gestion des notes de frais avec Kelio

Comment simplifier le traitement des notes de frais ?

Aujourd’hui, la gestion de plusieurs centaines de notes de frais traitées chaque mois n’est plus une contrainte chez Vitry frère. Elle s’est transformée en une routine fluide et parfaitement intégrée au quotidien des équipes.
Les collaborateurs saisissent leurs dépenses au fil de l’eau, les managers valident sans délai, et l’équipe RH / comptabilité peut se concentrer sur l’intégration comptable, sans perdre de temps à relancer.

Chaque étape est fluide et sécurisée, du dépôt des justificatifs à la validation finale, grâce aux blocages intelligents, intégrés dans le module Kelio. Le processus est clair, rapide et adapté aux réalités du terrain.