Logiciel de gestion de planning : comment construire un planning du personnel optimisé ?
Optimisez votre organisation avec les logiciels de gestion de planning horaire et planification sous contraintes
La planification des Ressources Humaines et l'organisation des horaires de travail sont des enjeux stratégiques pour les entreprises, qui sont confrontées à la nécessité de gérer les flux d'activités irréguliers et d'optimiser au maximum les moyens humains disponibles tout en veillant à respecter la législation du travail.
Comment faire un planning du personnel ?
La gestion du planning horaire ou planification des Ressources Humaines, consiste pour une organisation à :
- Organiser le travail des collaborateurs ; définir les horaires et distribuer les tâches,
- Optimiser les moyens humains disponibles pour un poste de travail, en fonction des compétences et disponibilités de chacun (personne en poste, en travail à distance, en mission extérieure ou en congés),
- Coordonner la gestion du planning du personnel entre équipes,
- Gérer les imprévus et flux d'activités irréguliers, afin d’éviter les situations de sous-effectifs ou sureffectifs.
tout en tenant compte :
- Des objectifs de production ou de services,
- De la législation du travail (temps de repos, jours travaillés…),
- Du respect de l’équité au travail entre collaborateurs,
- Des attentes individuelles pour une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
La planification horaire est essentielle pour assurer l’efficacité et la continuité de service dans les organisations où la coordination du personnel est indispensable :
- Hôpitaux, CHU, cliniques, laboratoires d’analyses biomédicales, maisons de santé, EPHAD,
- Restaurants,
- Entreprises de nettoyage,
- Centres d’appels, centres de services,
- Transports routiers,
- Magasins employant des vendeurs et hôtes/hôtesses de caisses,
- Usines en gestion de production continue,
- etc.
Bien que souvent plébiscitée dans les organisations, la gestion du personnel via Excel© comporte de nombreux écueils, provoquant des pertes de temps et multipliant les risques d’erreurs :
- Multiplication des plannings entre les équipes,
- Mises à jour manuelles et répétitives,
- Pas d’intégration des objectifs de production, des congés et absences, ni des contraintes de planification, etc.
A l’inverse, un logiciel de planification des horaires offre une vision centralisée de l’organisation du travail. Il permet de gérer les salariés efficacement en ajustant les ressources humaines en fonction des objectifs de fonctionnement et en suivant des indicateurs de performance.
Demandez une démonstration de la gestion des plannings du personnel
Le logiciel de gestion de planning : pour une planification efficace de vos ressources humaines
Le logiciel de gestion des plannings est un outil de gestion combinée des horaires, des absences, et des activités des salariés. Il assure la parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences disponibles et la charge de travail planifiée, tout en respectant la législation du travail (temps de repos, temps de travail maximum, etc.).
Simple d’utilisation, le logiciel de planification permet d’optimiser votre organisation du travail grâce à ses fonctionnalités avancées :
- Gestion des plannings horaires, des plannings d’absences et de congés,
- Alertes en cas de non-respect des contraintes légales et de temps de travail,
- Ecran d’affichage ultra-personnalisable,
- Préparation automatique de plannings intégrant de multiples contraintes,
- Gestion de prêts, remplacements et personnels provisoires,
- Suivi de l’adéquation des ressources en fonction des fluctuations d’activités et mise en évidence des sous et sureffectifs,
- Diffusion facile des plannings : via e-mails, SMS, éditions, affichage dans l’espace personnel du salarié.
Créez un planning du personnel adapté à votre organisation
Reproduisez exactement votre organisation de travail, avec des plannings facilement paramétrables par les utilisateurs. Visuel et ergonomoique, le logiciel de gestion des plannings propose de multiples options et possibilités d'affichage pour s'adapter à vos besoins :
- Espace de travail intuitif et personnalisable : large choix de couleurs et d’icônes,
- Fonctionnalités ergonomiques : copier-coller, actions groupées, plannings types à dérouler, etc.,
- Module 100% web pour une rapidité d’affichage et un meilleur confort d’utilisation,
- Echelle de temps modifiable : affichage du planning d’équipes à l'année, mois, semaine, jour, heure,
- Filtrage personnalisé des groupes de salariés à afficher sur le planning du personnel,
- Affichage modulable des postes de travail - par ligne, colonnes ou dossiers - pour représenter chaque organisation de travail spécifique,
- Mise en évidence des sous-et sureffectifs sur les plannings d’équipe,
- Tableaux de bord et éditions personnalisables.
Kelio, le logiciel de gestion de plannings respectueux des contraintes légales et conventionnelles
Sécurisez vos plannings d’équipes avec la solution de gestion des plannings grâce à des alertes qui vous informent en cas de non-respect des contraintes légales :
- Du temps de travail journalier / hebdomadaire maximum,
- Du temps de travail hebdomadaire moyen sur X semaines,
- Du temps de repos minimum entre 2 journées de travail.
Ajoutez des alertes liées à vos propres règles d’organisation interne. Vous pouvez mettre en place des contrôles sur :
- Les heures supplémentaires, les heures de nuit, etc.,
- L'objectif d'annualisation / modulation.,
- Les soldes de congés, RTT, etc.
Ces alertes peuvent être paramétrées comme bloquantes ou informatives.
Communiquez votre planning du personnel en temps réel !
Le logiciel de planning du personnel Kelio intègre l'ensemble des plannings de votre organisation dans une base de données unique.
La gestion des plannings des équipes est ainsi :
- Partagée et accessible de façon centralisée par les managers, les salariés et le service RH,
- Publiée auprès du personnel qu'il soit en poste, en télétravail ou à distance (employés itinérants, en mission extérieure, en congés),
- Mise à jour en temps réel, avec intégration des absences et des congés des salariés,
- Simplifiée : les opérations de prêt et partage de personnel sont simplifiées et la charge de travail est facilement répartie sur l’ensemble des salariés et intérimaires.
Contrairement à une gestion du personnel opérée sur des tableurs individuels Excel© dans chaque service, le planning horaire partagé Kelio vous offre une vision globale et actualisée de votre organisation du travail.
Congés, décomptes d’heures, équité : accédez à toute l’information depuis votre logiciel de planning du personnel
Le module de gestion des planning d'équipe intègre, en standard, toute la puissance du calculateur de gestion des temps et permet aux managers de suivre en temps réel l'ensemble des compteurs de leur organisation. Ils visualisent ainsi depuis leur planning :
- Les compteurs horaires individuels et collectifs,
- Les alertes et anomalies afin de veiller à l'équité entre collaborateur,
- L'impact des absences et congés des collaborateurs sur la couverture des besoins par poste de travail (possibilité de gérer les congés via Microsoft Outlook©),
- Les écarts entre compteurs d'heures réalisées et planifiées.
Identifiez facilement les sous-effectifs et les sureffectifs
En facilitant le traitement des sous-effectifs et les sureffectifs, le logiciel de gestion des plannings de travail permet d’optimiser l'allocation des ressources humaines nécessaires à la réalisation du travail planifié :
En cas de sous-effectif :
- Recherche de ressources internes disponibles et aux compétences similaires,
- Demande de ressources intérimaires depuis le logiciel, grâce à un formulaire transmis au service des ressources humaines ou aux agences d’intérim,
- Gestion de salariés provisoires.
En cas de sureffectif :
- Mise à disposition de personnel auprès d’autres services de l’entreprise,
- Mise en repos de collaborateurs.
Comment préparer facilement les plannings du personnel ?
La solution de gestion des plannings permet de :
- Répliquer facilement des plannings hebdomadaires types,
- Proposer des calculs automatiques de besoins en ressources, en fonction de variables d’activité intégrables à l’outil ou importées de bases de données externes (quantités à produire, objectifs de l’année précédente, nombre de commandes à expédier, etc.),
- Construire différents plannings préparatoires, sans impact réel sur les salariés, avant de choisir le planning définitif,
- Générer des propositions automatiques de plannings : l’outil positionne les collaborateurs disponibles sur les postes de travail de manière à couvrir les besoins, en tenant compte des notions de priorité, de règles légales et de contraintes définies sur les postes (exemples : compétences requises, salariés prioritaires, salariés non-autorisés…). Cette proposition de planning peut être ajustée avant application.
Bénéficiez des atouts d'une planification optimisée sous-contraintes
Pour répondre aux besoins de planification très optimisée, propres à certains secteurs d’activité comme la grande distribution, les centres d’appels ou la restauration, un partenariat a été noué avec Holy-Dis, éditeur de logiciels français spécialisé dans la planification optimisée des ressources humaines, pour proposer une solution adaptée grâce à une interface native et transparente entre le logiciel de planification et Planexa® ou Timesquare®.
Cette interface permet une gestion unifiée des plannings et des temps de présence en évitant les ressaisies.
Optimisation des plannings grâce à Planexa® :
- Exploitation des données d'activités,
- Création de plannings adaptés à la fréquentation ou à l'activité,
- Respect des contraintes légales.
Simplication des badgeages grâce au logiciel de planning horaire :
- Collecte des temps de travail via badgeuse,
- Gestion des pauses à durée conditionnée,
- Consultation des résultats personnels (crédit/débit, solde d'absences...).
Contactez-nous pour découvrir le logiciel de gestion de planning
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion de planning ?
- Solution 100% web
- 3 niveaux de planification d’activités personnalisables : tâches / centres de charges / projets
- Planification des horaires, absences, postes de travail, activités, projets…
- Alertes en temps réel
- Éditions et rapports ultra-personnalisables
- Prêt, remplacement et mise en disponibilité des ressources
- Visualisation à la journée, ½ journée, 1/3 jour, heure à heure
- Planning facilement diffusable : impression, e-mail, SMS
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Quel que soit le manager, la planification permet d’avoir une visualisation globale de son équipe et de faire les modifications nécessaires lorsqu’on travaille notamment en modulation annuelle.
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