Notes de frais en télétravail : ce qu'il faut savoir

Que dit la loi sur la déduction des frais professionnels en télétravail ?

En droit du travail, une règle simple s'applique : tout collaborateur en télétravail a droit au remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre de son activité. Ce principe découle de l'article L1222-9 du Code du travail, complété par l'accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 sur le télétravail : cela signifie que l'employeur ne peut pas faire porter au salarié le coût de son activité professionnelle, même lorsqu'elle s'exerce depuis son domicile.

Notes de frais en télétravail : quelles sont les dépenses concernées ?

Les frais liés au matériel de travail

Premier réflexe à avoir : penser à tout ce qui permet au salarié de disposer d'un poste de travail fonctionnel à domicile. On y retrouve notamment :

• l'achat ou la location de mobilier de bureau (bureau, chaise ergonomique...) ;
• le matériel informatique (ordinateur, écran, souris, clavier, imprimante...) ;
• les fournitures diverses (cartouches d'encre, papier...).

Les frais liés aux fluides et à l'énergie

Le télétravail engendre mécaniquement une surconsommation au domicile du salarié, que la loi permet donc de compenser : l'électricité (pour l'éclairage et le fonctionnement des équipements) et le chauffage (une part du logement étant occupée à des fins professionnelles).

Les frais liés à la connexion et aux communications

Impossible de télétravailler sans connexion internet ni téléphone ! Ces frais sont donc naturellement pris en compte, par exemple l'abonnement internet (ou une quote-part si l'usage est mixte, pro/perso) et les frais téléphoniques professionnels (abonnement ou communications).

Les frais liés à l'occupation du logement

Ce sont des notes de frais en télétravail un peu plus spécifiques, mais tout aussi reconnus par la jurisprudence :

• une quote-part du loyer ou du crédit immobilier, calculée en fonction de la surface dédiée au travail ;
• une quote-part des charges de copropriété, de l'assurance habitation ou encore de la taxe d'habitation (le cas échéant).

Et les frais de repas dans tout ça ?

Attention, il existe une exception importante : les frais de repas ne sont (en principe) pas remboursables en télétravail. En effet, un salarié qui travaille depuis son domicile n'est pas considéré comme étant en situation de déplacement professionnel, contrairement à un salarié en mission à l'extérieur.

Encart sur le levier d'engagement que peut être un bon process de remboursement des notes de frais

Comment l'employeur peut-il rembourser ces frais ?

La loi laisse justement le choix à l'employeur entre deux méthodes :

1. le remboursement au réel, sur présentation de justificatifs (factures, notes de frais) ;
2. le versement d'une allocation forfaitaire, sans justificatif, à condition qu'elle reste raisonnable et proportionnée à la situation du salarié

À titre indicatif, l'URSSAF admet une exonération de cotisations sociales pour une allocation forfaitaire allant jusqu'à 10 € par mois pour un jour de télétravail par semaine (montant à ajuster selon le nombre de jours télétravaillés, dans la limite de 50 € par mois pour un salarié en télétravail à temps plein).

À noter que ce remboursement n'est pas soumis à cotisations sociales ni à l'impôt sur le revenu (dans la limite des plafonds fixés par l'URSSAF). Au-delà, l'employeur devra justifier le montant versé pour conserver cet avantage fiscal et social.

Les barèmes URSSAF à connaître en 2026

L'allocation forfaitaire : les montants exonérés de cotisations

L'URSSAF admet qu'un employeur verse une allocation forfaitaire à son salarié en télétravail, sans avoir à produire de justificatifs, dans la limite des montants suivants :

• 10 € par mois pour un salarié télétravaillant 1 jour par semaine ;
• 20 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine ;
• 30 € par mois pour 3 jours de télétravail par semaine ;
• et ainsi de suite, avec un plafond global de 50 € par mois pour un salarié en télétravail à temps plein (5 jours par semaine).

Le remboursement au réel : quelles limites ?

Si l'entreprise opte pour un remboursement des notes de frais en télétravail sur justificatifs, aucun plafond n'est fixé à proprement parler : le remboursement doit simplement correspondre aux frais réellement engagés par le salarié, dans le cadre strict de son activité professionnelle.

Et en cas de dépassement des plafonds ?

Si l'employeur verse une allocation supérieure aux montants forfaitaires prévus, cela ne pose pas de problème en soi... à condition de pouvoir justifier ce dépassement par des éléments concrets (nombre de jours télétravaillés, spécificités du poste, factures…) ! À défaut, la part excédentaire pourra être requalifiée en avantage en nature, et donc soumise à cotisations sociales.

Encart sur les sanctions en cas de non-remboursement

5 conseils pour bien gérer le remboursement des notes de frais en télétravail

1. Formalisez une politique claire de remboursement

Rédigez une charte télétravail ou un accord télétravail précisant les modalités de remboursement (forfait ou frais réels), les montants applicables et les justificatifs attendus. Vous éviterez ainsi bien des malentendus !

2. Choisissez la méthode la plus adaptée à votre organisation

Allocation forfaitaire ou remboursement au réel ? Le forfait est plus simple à gérer administrativement, tandis que le remboursement au réel peut être plus juste pour le salarié : à vous de trouver l'équilibre selon la taille de votre entreprise, de vos ressources et de votre service RH.

3. Automatisez la collecte des justificatifs

Pour un remboursement au réel, misez sur un outil digital permettant aux salariés de scanner et transmettre facilement leurs factures : en choisissant de dématérialiser les notes de frais, vous prévenez les oublis et accélèrez le traitement des demandes.

4. Anticipez les cas particuliers

Temps partiel, télétravail occasionnel, salarié en arrêt maladie... pensez à prévoir des règles spécifiques pour la comptabilisation des notes de frais et chaque situation afin d’éviter les erreurs de calcul.

5. Centralisez la gestion grâce à un logiciel RH

Avec la solution Kelio, suivez en temps réel les jours de télétravail de vos salariés, calculez automatiquement les allocations dues et générez facilement les justificatifs nécessaires en cas de contrôle URSSAF. Un gain de temps précieux au quotidien et une sécurité juridique renforcée en tant qu’entreprise !