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Les frais de déplacement couvrent le transport, les repas et l'hébergement. Que vous soyez salarié ou indépendant, vous devez les calculer, les justifier et les facturer. Voici comment maîtriser chaque étape, du barème kilométrique à l'automatisation.
Résumé
- Les frais de déplacement regroupent les indemnités kilométriques, le transport (carburant, péage, parking), les repas et l'hébergement. Le barème fiscal annuel sert de référence, avec une majoration de 20 % pour les véhicules électriques.
- Le calcul dépend de la distance, de la puissance fiscale (CV), du type de véhicule et du total des kilomètres annuels. Trois tranches s'appliquent : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà.
- Vous pouvez refacturer ces frais à votre client selon trois méthodes : au réel sur justificatifs, en forfait kilométrique ou global, ou par un prix intégré au devis.
Qu'est-ce qu'une note de frais kilométrique ?
Dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut se trouver dans l'obligation d'utiliser son propre véhicule. Si cette situation se produit, l'employeur doit alors rembourser ces frais de déplacement en versant des indemnités kilométriques pour l'utilisation de la voiture, du scooter ou de la moto du salarié. Elles permettent de couvrir les coûts associés à l'usage de ce véhicule personnel.
Et justement, pour recevoir ces indemnités, l'employé doit fournir une preuve de ses déplacements professionnels en soumettant une note de frais, souvent désignée sous les termes de "note de frais kilométriques" ou "note de frais de déplacement".
Il s'agit d'un formulaire que l'employé complète pour demander le remboursement des frais kilométriques encourus. Habituellement, il doit y attacher des justificatifs pour confirmer les dépenses réalisées. L'employeur, de son côté, vérifie ensuite la note pour vérifier son exactitude et sa légitimité avant de procéder au remboursement.
Au-delà des indemnités kilométriques, les frais de déplacement professionnel englobent toutes les dépenses liées à une mission : transport en commun, péage, stationnement, repas sur le lieu de mission et hébergement. Le salarié sollicite un remboursement de son employeur, tandis que l'artisan ou l'indépendant refacture ces frais à son client.
Bon à savoir
L'indemnité kilométrique n'est pas applicable aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail du salarié.
Comment calculer les frais de déplacement au kilomètre ?
Il existe des barèmes distincts pour calculer les frais kilométriques relatifs à l'usage des voitures, motocyclettes ou cyclomoteurs. À noter qu'on peut appliquer une majoration de 20 % en cas d'utilisation d'un véhicule électrique.
d = distance parcourue en km
Barème des indemnités kilométriques pour les voitures en 2026
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,364) + 1 356 | d × 0,432 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,382) + 1 418 | d × 0,453 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,401) + 1 483 | d × 0,475 |
Barème des indemnités kilométriques pour les motocyclettes en 2026
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3 000 km | 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 à 2 CV | d × 0,421 | (d × 0,105) + 949 | d × 0,263 |
| 3 à 4 CV | d × 0,468 | (d × 0,078) + 1 158 | d × 0,271 |
| 5 CV | d × 0,543 | (d × 0,078) + 1 401 | d × 0,312 |
| Au-delà de 5 CV | d × 0,595 | (d × 0,078) + 1 557 | d × 0,338 |
Barème des indemnités kilométriques pour les cyclomoteurs (moins de 50 cm³) en 2026
| Jusqu'à 2 000 km | 2 001 à 5 000 km | Au-delà de 5 000 km |
|---|---|---|
d × 0,276 | (d × 0,066) + 420 | d × 0,150 |
Dans une optique de promotion des modes de transport doux, l'employeur peut indemniser les déplacements en vélo personnel à hauteur de 0,25 euro par kilomètre.
Publié chaque année par l'administration fiscale, ce barème sert de référence au calcul des frais kilométriques.
Un salarié utilise une voiture 5 CV pour effectuer un trajet total de 3 200 km sur l'année 2026. Selon le barème :
- Pour les 3 200 km (distance inférieure à 5 000 km), l'indemnité se calcule comme suit : 3 200 x 0,636 = 2 035,20 €
Un salarié effectue un trajet annuel de 4 500 km avec une moto 3 CV. Le calcul est le suivant :
- Pour les 3 000 premiers kilomètres : 3 000 x 0,468 = 1 404 €
- Pour les 1 500 km restants (entre 3 001 et 6 000 km) : (1 500 x 0,078) + 1 158 = 1 275 €
Total : 1 404 + 1 275 = 2 679 €
Note de frais
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Comment calculer les frais de déplacement d'une voiture personnelle ?
Le calcul des frais de déplacement en voiture personnelle dépend de la distance parcourue, de la puissance administrative (en CV), du type de véhicule (électrique ou thermique) et du kilométrage annuel. Le barème applique un taux dégressif au-delà de 20 000 km.
Chaque année, l'administration fiscale (URSSAF) publie un barème kilométrique : ce dernier sert de référence pour aider les entreprises à estimer les indemnités à verser à leurs salariés en cas de déplacements professionnels.
Les employeurs peuvent choisir de rembourser des frais kilométriques en dessous des montants prévus par le barème, mais uniquement si cela est stipulé dans la convention collective de l'entreprise. Cette situation est peu fréquente et reste encadrée par des seuils minimaux que l'URSSAF peut contrôler.
Il est également possible d'opter pour des remboursements dépassant le barème officiel, par exemple en appliquant un forfait propre à l'entreprise. Toutefois, tout montant excédentaire est requalifié en avantage en nature par l'URSSAF : il devient alors soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.
Les conventions collectives peuvent fixer des seuils minimaux de remboursement supérieurs au barème fiscal. Pour les véhicules de fonction, des plafonds de déductibilité s'appliquent en fonction des émissions de CO₂ : les frais liés aux véhicules les plus polluants peuvent être plafonnés.
Le calcul des indemnités kilométriques en note de frais repose sur plusieurs critères essentiels :
- la distance parcourue, mesurée en kilomètres ;
- la puissance administrative du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV) ;
- le type de véhicule utilisé (électrique ou non) ;
- le total des kilomètres parcourus sur l'année (jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà) ;
- les spécificités liées aux conventions collectives.
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Comment facturer les frais de déplacement à un client ?
Les artisans et indépendants disposent de trois méthodes pour refacturer leurs frais de déplacement. La refacturation au réel consiste à facturer les dépenses engagées sur justificatifs (péage, carburant, hôtel). Le forfait kilométrique ou forfait global applique un taux fixe par déplacement, indépendant des dépenses réelles. Le prix global intégré au devis inclut ces frais dans le prix total de la prestation, sans ligne distincte.
Quelle que soit la méthode choisie, mentionnez les frais de déplacement dans le devis avant l'acceptation du client. Sur la facture, une ligne dédiée avec le détail du calcul garantit la transparence. Pour un déplacement de technicien, la facture peut indiquer : 120 km × 0,636 € (barème 5 CV) = 76,32 €.
Tous les frais ne sont pas refacturables. Les dépenses de transport et d'hébergement engagées pour une mission client le sont, tandis que les frais de repas ou les déplacements internes restent à la charge de l'entreprise. Indiquez clairement si vous facturez au réel ou au forfait pour éviter tout litige.
Pour aller plus loin :
Quelles sont les règles pour rédiger une note de frais conforme ?
La loi française n'impose pas de format spécifique pour les notes de frais kilométriques. Ainsi, chaque entreprise peut les personnaliser selon ses propres exigences et particularités.
Le plus souvent, une note de frais kilométrique comprend :
- les coordonnées du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
- les coordonnées de l'entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
- la date du déplacement professionnel ;
- le montant des dépenses ;
- les modalités de paiement ;
- le motif du déplacement ;
- des détails sur le trajet (point de départ et d'arrivée, kilométrage parcouru, etc.) ;
- les signatures du salarié et de l'employeur.
Pour éviter tout refus, les notes de frais kilométriques doivent venir avec des justificatifs solides. Ils permettent de prouver la réalité des déplacements professionnels et les dépenses associées. Dans les justificatifs couramment demandés, nous pouvons citer :
- une copie des itinéraires indiquant les lieux de départ et d'arrivée ;
- les distances parcourues (par exemple, via un calculateur de trajet) ;
- les relevés kilométriques ou les relevés de compteur pour attester de l'utilisation réelle du véhicule ;
- les reçus de péage ou de stationnement, si applicables, pour les trajets concernés ;
- une preuve de la nécessité du déplacement, comme une convocation à un rendez-vous professionnel ou une attestation signée par l'employeur.
C'est très important : l'absence de justificatifs complets peut entraîner un refus de remboursement ou un retard dans le traitement des notes de frais kilométriques !
Chaque entreprise est libre de définir ses modalités concernant la fréquence et les délais de remise des notes de frais kilométriques. Les salariés doivent généralement transmettre leurs notes dans un délai de 30 jours après le déplacement, avec une fréquence mensuelle ou bimensuelle.
C'est au salarié de rédiger sa note de frais kilométrique et de la transmettre à sa hiérarchie accompagnée des justificatifs nécessaires. Pour savoir précisément qui gère les notes de frais dans l'entreprise, le service comptable est le point de contact principal. En moyenne, les frais kilométriques sont remboursés dans un délai de 7 à 15 jours après la soumission, par virement bancaire ou intégration sur la fiche de paie.
Les erreurs les plus fréquentes dans les notes de frais sont les erreurs de calcul, les justificatifs manquants et l'utilisation d'un barème obsolète. Relisez attentivement votre saisie avant de la transmettre et appuyez-vous sur le modèle en vigueur dans votre entreprise pour limiter ces risques. En cas de désaccord persistant avec le service comptable, contactez un représentant du personnel.
Comment optimiser la gestion des frais de déplacement professionnel ?
Centraliser les notes de frais dans un outil unique supprime les saisies multiples et les erreurs de calcul. Le calcul automatique selon les barèmes en vigueur, mis à jour chaque année, garantit la conformité fiscale : respect des plafonds URSSAF et traçabilité des justificatifs pour les contrôles. Grâce au suivi en temps réel des dépenses via des tableaux de bord, vous pilotez directement votre budget déplacement.
Cadre légal
La réforme de la facturation électronique, prévue en 2026 et 2027, va impacter la gestion des notes de frais. La dématérialisation des factures devient obligatoire, avec des flux automatisés entre fournisseurs et entreprises. Les notes de frais comportant des factures fournisseurs (hébergement, transport) devront respecter ces nouvelles obligations de transmission électronique. Anticipez cette évolution pour adapter vos processus internes dès maintenant.
Pour les télétravailleurs, les frais de déplacement ne couvrent que les trajets liés à une mission professionnelle, à l'exclusion du trajet domicile-bureau de télétravail. En revanche, les frais de transport en commun engagés pour un déplacement en mission restent remboursables selon les règles habituelles.
L’adoption d'un logiciel de note de frais avec des options spécifiques pour les notes de frais kilométriques peut considérablement simplifier le traitement de ces documents : c'est un avantage en termes de gain de temps pour l'employeur.
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Directeur Produit Talents chez Kelio, Thomas Piernot intervient sur les solutions de recrutement et de gestion des talents. Ancien professionnel RH puis chef de produit SIRH, il s’appuie sur une double expertise métier et produit pour guider l’évolution des outils Kelio.
