Conservation des justificatifs de notes de frais : quelle durée ?

Pourquoi conserver ses justificatifs de frais professionnels ?

Se protéger en cas de contrôle URSSAF

Lorsqu'une entreprise rembourse des frais à ses salariés, ces remboursements bénéficient d'exonérations de cotisations sociales, mais uniquement dans la limite de plafonds fixés par l'URSSAF. Pour en bénéficier légitimement, l'entreprise doit être capable (à tout moment et plusieurs années après les faits) de démontrer :

• que les dépenses ont bien eu lieu ;
• qu'elles sont en lien direct avec l'activité de l'entreprise ;
• qu'elles respectent les plafonds réglementaires en vigueur.

Récupérer la TVA en toute légalité

Certains frais ouvrent droit à une récupération de la TVA, notamment les repas professionnels et certains carburants (Gazole, E85) lors de déplacements. Les services fiscaux peuvent contrôler ces opérations : sans justificatifs probants, l'entreprise s'expose à des redressements.

Assurer un suivi interne efficace

Au-delà des obligations légales, conserver ces documents permet à l'entreprise de piloter sa politique de dépenses, d'identifier d'éventuels abus et de réaliser des audits internes en toute sérénité.

Combien de temps conserver ses justificatifs de frais professionnels ?

Du point de vue comptable : 10 ans

En tant que pièces comptables, les justificatifs de notes de frais doivent être archivés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel ils ont été émis ou reçus. Cette obligation est inscrite dans l'article L 123-22 du Code de commerce.

Du point de vue fiscal : 3 ou 6 ans

Le Livre des Procédures Fiscales (LPF) prévoit des durées différentes selon le format d'archivage choisi :

Pendant toute cette période, l'administration fiscale peut déclencher un contrôle de conformité et, le cas échéant, procéder à un redressement fiscal si des irrégularités sont constatées.

Qu'est-ce qu'un justificatif de note de frais valable ?

Tous les documents ne se valent pas aux yeux de l'administration fiscale. Pour être considérée comme une pièce justificative probante, une note de frais doit obligatoirement comporter :

• la date de la dépense ;
• le montant exact, TVA comprise ;
• la nature de la dépense (repas, déplacement, hébergement…) ;
• l'identité du fournisseur ou du service concerné.

Un simple ticket de caisse peut suffire, à condition qu'il reste lisible. Facture, reçu ou ticket : quel que soit le format, le document doit attester de la réalité de la dépense professionnelle.

Comment conserver les factures de frais de son entreprise ?

Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, les entreprises ont la possibilité de numériser leurs justificatifs papier puis de détruire les originaux. C’est une avancée majeure qui s'inscrit dans la transformation digitale globale des organisations !

Pourquoi passer au numérique ?

• Une durée de conservation réduite : l'administration fiscale ramène l'obligation d'archivage à seulement 3 ans pour les documents numériques, contre 6 ans pour les archives papier.
• Une meilleure sécurité des documents : les justificatifs papier sont vulnérables (encres qui s'effacent, risques de perte, de vol, d'incendie ou de dégâts des eaux…). Le format numérique élimine ces aléas et garantit l'intégrité des documents dans le temps.
• Un gain de place et d'argent : l'archivage numérique supprime les contraintes de stockage physique et réduit significativement les coûts associés.
• Un accès facilité à tout moment : retrouver un justificatif en quelques clics, c'est un atout précieux lors d'un audit interne ou d'un contrôle fiscal. La réactivité est immédiate et la conformité vérifiable en temps réel.

Quelles sont les sanctions en cas de justificatifs manquants ?

En cas de contrôle URSSAF, les remboursements de frais non justifiés peuvent être requalifiés en salaires. L'entreprise se voit réclamer l'ensemble des cotisations sociales patronales et salariales correspondantes, auxquelles s'ajoutent des majorations de retard.

En cas de contrôle fiscal, les dépenses non documentées peuvent être écartées de la déduction fiscale. L'entreprise perd alors le bénéfice de la récupération de TVA sur ces frais, et s'expose à un redressement assorti de pénalités pouvant atteindre 40 % des sommes en jeu en cas de manquement délibéré.

Dans les deux cas, c'est la capacité de l'entreprise à produire des pièces justificatives probantes, complètes et lisibles qui fait la différence. Un archivage rigoureux (papier ou numérique) est donc la meilleure protection contre ces risques.

Dématérialisation des notes de frais : quel logiciel choisir ?

La gestion des notes de frais est aujourd'hui grandement simplifiée grâce aux logiciels de dématérialisation. Ces solutions permettent aux salariés de photographier leurs justificatifs papier depuis une application mobile, de les convertir en PDF et de les transmettre automatiquement au service comptable (sans ressaisie manuelle et sans risque de perte).

Mais un bon logiciel de gestion des notes de frais ne se limite pas au simple archivage électronique ! Il doit également permettre de :

• centraliser toutes les dépenses professionnelles en un seul endroit, accessible à tout moment ;
• automatiser le traitement et le remboursement des notes de frais, pour gagner un temps précieux ;
• sécuriser les processus en limitant les risques de fraude et d'erreurs ;
• garantir la conformité des justificatifs numérisés aux exigences de l'administration fiscale et de l'URSSAF.

C'est précisément ce que propose Kelio. Son module de gestion des notes de frais accompagne les entreprises à chaque étape : de la collecte des justificatifs à leur archivage numérique, en passant par le contrôle des dépenses et le remboursement des salariés. Une solution complète pour transformer une contrainte administrative en un processus fluide, fiable et 100 % conforme.