Comment fiabiliser les temps de travail et la paie en industrie agroalimentaire ?

Name: les Produits de la Cigogne
Item: Kelio
Author: Caroline Duteurtre

Entreprise agroalimentaire spécialisée dans la fabrication de plats cuisinés et de pâtisseries salées à base de viande, les Produits de la Cigogne proposent des recettes ancrées dans la tradition alsacienne.

La société s’est développée de manière croissante au fil des années, jusqu’à atteindre aujourd’hui environ 70 collaborateurs répartis sur deux sites de production. Pour accompagner cette évolution, plusieurs outils de gestion ont été mis en place mais ils ne permettaient pas une synchronisation efficace entre la gestion des temps, de la paie et des accès. Autre problématique, la sécurisation des bâtiments n’était pas optimale.

Dans ce contexte, l’automatisation des processus et la sécurisation des accès sont rapidement devenus des enjeux clés.

«L’utilisation des solutions Kelio nous a simplifié la gestion des horaires et de la paie de façon très importante.»

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Client depuis

2016

Particularités

2 sites de production, heures de nuit

Effectif

70 collaborateurs

Types de projet

GTA, Paie, Contrôle d’accès

"Là où je mettais 3 à 4 jours pour traiter une paie, je le fais aujourd’hui en 1 journée."

Rencontre avec Caroline Duteurtre
Responsable administrative, financière et RH

Le besoin initial des Produits de la Cigogne

Avant la mise en place du logiciel GTA, l’entreprise disposait déjà d’un outil mais celui-ci ne permettait pas de couvrir l’ensemble de leurs besoins RH. La gestion des absences et la planification des équipes dans les différents services n’étaient pas intégrées, ce qui les obligeait à jongler entre plusieurs outils. Les plannings étaient notamment suivis sur des fichiers Excel.

Dans un environnement de production exigeant, cette organisation fragmentée complexifiait fortement le suivi des données. Les équipes devaient consolider, extraire et retraiter manuellement les informations issues du logiciel et des fichiers Excel avec un risque élevé d’erreurs.

Ça prenait beaucoup de temps et les outils n’étaient pas collaboratifs. Le traitement des données était laborieux avec des reprises complexes et un vrai manque de visibilité.

L’enjeu était donc de centraliser les données RH et de fiabiliser l’ensemble du processus.

loupe La problématique résolue

Aujourd’hui, Kelio centralise l’ensemble des données RH : temps de travail, cycles, absences et présence. Des règles spécifiques, comme les heures de nuit et la pénibilité, ont été intégrées pour répondre aux contraintes de production. Tous les collaborateurs, salariés comme intérimaires, badgent quotidiennement dans la solution. Cette centralisation a permis de limiter les litiges liés aux absences et aux heures supplémentaires, tout en renforçant la rigueur dans la gestion des horaires.

Kelio, c’est vraiment notre pilier RH et production. Si j’avais su, j’aurais installé le logiciel RH depuis bien longtemps.

Comment les Produits de la Cigogne ont installé Kelio pour réaliser la paie ?

Les éléments variables de paie (heures travaillées, absences, etc.) étaient auparavant consolidés manuellement à partir des temps de présence dans Excel, puis ressaisis dans leur précédent logiciel de paie. Un processus long et risqué. Les commissaires aux comptes ont encouragé la fiabilisation du processus, ce qui a accéléré la mise en place d’une solution automatisée avec 123Paie.

Grâce à la connexion native entre le logiciel de gestion des temps et le logiciel de paie, les EVP sont désormais directement exploités pour alimenter la paie. Ces données sont automatiquement consolidées ce qui permet d’éviter les ressaisies, de réduire les risques d’erreurs et de sécuriser le processus. Cette continuité entre les modules permet aux équipes RH de gagner en fiabilité et en efficacité lors du traitement mensuel de la paie. Les absences, maladies, acomptes ou primes exceptionnelles, sont ensuite complétés dans la grille de paie.

La synchronisation entre les logiciels de gestion des temps et de paie nous apporte un gain de temps énorme, une fiabilisation des éléments variables de paie et une simplification du traitement paie, tout simplement. Là où je mettais 3 à 4 jours pour traiter une paie auparavant, je le fais aujourd’hui en une journée, tout en sécurisant les données. Grâce au déversement, il n’y a plus de risque d’oubli.

Ce fonctionnement apporte un gain de temps significatif, une plus grande rigueur et une nette réduction des remontées salariés sur les heures travaillées ou les heures supplémentaires.

Comment transmettre des déclarations sociales conformes ?

Avec sa solution 123Paie, Kelio permet de réaliser directement les principales déclarations sociales (DSN, DPAE, etc.) sans passer par des outils externes.

Cette centralisation simplifie les process RH et sécurise les envois grâce à des données déjà fiabilisées en amont. L’entreprise bénéficie également d’une veille législative intégrée au sein du logiciel de paie, facilitant le suivi des évolutions réglementaires.

Comment centraliser la gestion des absences en entreprise ?

Les Produits de la Cigogne ont d’abord déployé le module de gestion des temps sur un premier site, il y a une dizaine d’années, avant de l’étendre progressivement à un second site. Les absences, les temps de travail et la planification sont intégrés au sein du même SIRH, ce qui garantit une cohérence totale des données.

Les demandes et validations réalisées dans le logiciel de gestion des congés sont automatiquement prises en compte dans les plannings, offrant une vision fiable et en temps réel de la disponibilité des équipes.

La solution a par ailleurs permis d’affecter chaque salarié au bon service, facilitant ainsi l’analyse des temps de travail par activité. L’entreprise peut désormais produire des statistiques de productivité, suivre plus finement l’absentéisme et améliorer la gestion des congés payés.

On utilise Kelio pour les contrats horaires, les cycles de travail, le temps de présence des salariés. Toutes les absences sont gérées dans le logiciel. On a une vision globale et rapide.

Comment sécuriser les accès d’un site industriel ?

Lors du déménagement vers son nouveau site, l’entreprise a dû structurer entièrement son contrôle d’accès, sans expérience préalable. L’objectif était de définir une organisation des flux de personnes (collaborateurs, intérimaires, intervenants, transporteurs) en lien avec les contraintes de production et les exigences de sécurité.

La mise en place du logiciel de contrôle d’accès a structuré l’ensemble des flux entrants et sortants du site, avec différents niveaux de sécurité selon les usages. Plusieurs dispositifs ont été déployés : barrières pour les véhicules (camions, livreurs), portail principal pour sécuriser le site, ainsi que des accès dédiés aux collaborateurs via portillons et points d’entrée dans les bâtiments. Le système permet également de gérer les accès temporaires, notamment pour les transporteurs, qui obtiennent un code d’entrée après enregistrement, garantissant une traçabilité des passages sur le site.

Quel gain ! Le contrôle d’accès c’est surtout la sécurisation du site et grâce aux équipements installés, nous avons un niveau de sécurité élevé.

Cette sécurisation est essentielle dans un environnement agroalimentaire, notamment pour répondre aux exigences réglementaires et limiter les risques liés à la malveillance.

la Cigogne : connexion gestion des temps et contrôle d'accès

Comment le logiciel GTA répond aux contraintes de l’industrie agroalimentaire ?

Dans l’industrie agroalimentaire, la gestion des temps doit s’adapter à des rythmes de production variables.

Grâce au logiciel GTA, les Produits de la Cigogne peuvent centraliser les pointages et structurer les données de manière homogène. Les équipes RH disposent d’une vision claire et actualisée de l’activité, tout en limitant les erreurs liées aux outils multiples ou aux saisies manuelles.

La connexion entre les modules de gestion des temps et gestion des accès permet l’attribution automatique des droits d’accès en fonction des horaires et cycles de travail. Par exemple, un collaborateur ne peut accéder au site que sur ses plages de travail, et les intérimaires perdent automatiquement leurs droits d’accès à la fin de leur mission, même en cas de non restitution du badge, ce qui permet de sécuriser les accès sans intervention manuelle. Cette organisation répond aux exigences des normes IFS, essentielles dans l’industrie agroalimentaire.

Pour pouvoir répondre aux normes, notamment les normes IFS, il faut pouvoir sécuriser le site contre la malveillance. Donc on a mis en place des contrôles par les barrières, un portail, un portillon et les portes d’entrée de l’entreprise. Les droits d’accès sont ensuite régis en fonction des horaires.

Un service support accessible et compétent

Comment les Produits de la Cigogne ont mis en place le logiciel Kelio ?

La mise en place de Kelio s’est déroulée en plusieurs étapes, avec un accompagnement structuré et personnalisé. Dans un premier temps, un commercial s’est déplacé sur site, accompagné d’un analyste afin de comprendre précisément les besoins de l’entreprise, ses contraintes et ses objectifs d’évolution. Cette phase d’analyse a permis d’étudier l’ensemble des processus existants et d’établir une proposition adaptée. Une fois le projet validé, l’analyste est intervenu dans les locaux pour réaliser le paramétrage de la solution, en tenant compte des spécificités de l’organisation. Puis, un formateur est venu sur place pendant deux jours afin d’accompagner les équipes dans la prise en main de l’outil, aussi bien côté production que RH.

La solution a ainsi été déployée en 15 jours environ. Le personnel étant déjà familiarisé avec le pointage, la transition s’est faite de manière fluide et rapide.

L’accompagnement de Kelio est très professionnel et sérieux. Les interlocuteurs sont compétents, à l’écoute et agréables. Il ne faut pas hésiter à s’équiper de ce logiciel RH, il faut y aller !