Comment simplifier la gestion des temps avec horaires et contraintes multiples ?
GRIM est un groupement de centres d’imagerie médicale basé à Tours et son agglomération, comptant 10 établissements répartis sur autant de sites.
Chez GRIM, la gestion des temps de travail est particulièrement complexe. En effet, les équipes interviennent à la fois au sein de centres d’imagerie intégrés à des cliniques, avec des amplitudes horaires variés et dans des centres de ville, dont les fonctionnements varient selon les sites.
Les collaborateurs peuvent également être amenés à travailler sur plusieurs sites, parfois au cours d’une même journée. Cette mobilité importante implique une gestion fine et fiable des affectations ainsi qu’un suivi précis des temps de présence.
Dans ce contexte, Nathalie Homassel, anciennement responsable RH et aujourd’hui Manager de proximité, nous explique pourquoi elle a choisi Kelio.
Client depuis
2025
Particularités
Organisation complexe, multi-sites et astreintes
Effectif
180 collaborateurs
Types de projet
GTA
Rencontre avec Nathalie HOMASSEL
Manager de proximité
Le besoin initial de GRIM
Avant Kelio, GRIM avait testé plusieurs solutions de gestion des temps. Mais face à la complexité croissante de son organisation, à l’expansion du nombre de sites, de collaborateurs et de gestionnaires de planning, les outils existants étaient devenus inadaptés.
La gestion des temps chez GRIM comporte de nombreuses spécificités : astreintes de nuit et de week-end, gestion des heures supplémentaires avec des règles de déclenchement différentes (avec ou sans délai de prévenance), seuils de majoration automatique en cas de dépassement d’heures, gestion des temps partiels, des forfaits jours et des heures complémentaires. L’organisation intègre également une grande variété de compteurs et d’absences : congés payés, congés d’ancienneté, congés exceptionnels, CET, récupérations ou encore jours fériés et télétravail.
Nous avons négocié un aménagement du temps de travail très particulier, avantageux pour nos salariés mais complexe à traduire et à mettre en place dans les outils.
L’entreprise recherchait une solution fiable et flexible, capable de s’adapter à son organisation tout en restant simple d’usage pour les équipes. Leurs priorités étaient de centraliser les données des temps de travail et des absences, de sécuriser les calculs, de gérer les nombreuses règles spécifiques et de faciliter la planification à grande échelle.
La collaboration constituait également un enjeu majeur. Avec près de 20 gestionnaires de planning, il devenait indispensable de pouvoir travailler efficacement à plusieurs sur un même outil, sans blocages ni pertes d’informations. Les équipes devaient aussi pouvoir accéder facilement aux données, comprendre les compteurs et piloter leur activité, tout en limitant les traitements manuels et les risques d’erreurs.
Enfin, la solution devait intégrer des modes de travail variés et assurer un suivi analytique précis des activités afin d’optimiser la planification.
La problématique résolue
Le déploiement de Kelio a permis à GRIM de structurer et fiabiliser l’ensemble de sa gestion des temps, dans un environnement pourtant particulièrement complexe.
Grâce à Kelio, les équipes ont pu centraliser les informations, automatiser une grande partie des traitements et surtout refaire confiance aux données issues des compteurs. Lorsque l’offre standard de Kelio n’a pas suffi à couvrir certaines règles très spécifiques, des développements sur mesure ont été engagés : 5 règles spécifiques ont été demandées. Preuve de la fois de la capacité d'adaptation de la solution et de la réactivité des équipes techniques.
L’outil a également permis d’améliorer significativement le travail collaboratif. Là où les anciens logiciels montraient leurs limites en multi-utilisateurs, Kelio offre aujourd’hui un environnement stable dans lequel plusieurs gestionnaires peuvent intervenir simultanément sans difficulté.
La planification a elle aussi été largement optimisée. Les équipes peuvent désormais visualiser les plannings à la fois par salarié et par poste, ce qui facilite le pilotage des ressources, notamment dans un contexte multi-sites avec des collaborateurs mobiles. Cette double lecture permet d’identifier rapidement les manques ou les sureffectifs et d’ajuster les affectations en conséquence.
Enfin, la gestion des pointages a été centralisée et largement simplifiée. Les collaborateurs peuvent déclarer leurs anomalies directement dans l’outil, en ajoutant des commentaires, ce qui facilite les contrôles et réduit fortement les échanges informels.
Un consultant nous est attitré. Il se déplace, nous accompagne du début à la fin et paramètre l'outil avec nous, étape par étape. Je trouve cette formule vraiment géniale.
Comment fiabiliser le suivi d’horaires de travail variés ?
Au quotidien, Kelio permet aux équipes de GRIM de gagner en sérénité, en efficacité et en visibilité sur l’ensemble de leur gestion des temps.
Les équipes RH disposent désormais d’un outil fiable et centralisé, qui leur permet de contrôler plus facilement les données et de limiter les traitements manuels. La gestion des pointages, autrefois source de nombreuses anomalies, est aujourd’hui beaucoup plus fluide grâce aux alertes automatiques et à l’implication directe des collaborateurs.
La gestion des heures de délégation a également été simplifiée. Le nombre d'heures allouées aux représentants du personnel est paramétré directement dans l'outil, avec un transfert automatique des heures entre membres du CSE et du délégué syndical.
Côté collaborateurs, l’accès aux compteurs et aux informations en temps réel représente un véritable progrès. Ils peuvent suivre plus facilement leur temps de travail, leurs absences et leurs soldes, ce qui renforce la transparence et la confiance.
Je fais entièrement confiance aux données des compteurs, ce qui n'était pas du tout le cas avec mon ancien outil.
Comment sécuriser les calculs des heures et des majorations spécifiques ?
Dans un environnement où les règles de déclenchement des heures supplémentaires, astreintes et majorations sont multiples, le logiciel de gestion des temps automatise les calculs et sécurise les données. Chaque situation particulière est paramétrable dans l’outil, limitant ainsi les erreurs et les corrections manuelles fastidieuses.
On a un déclenchement d'heures supplémentaires dès la première minute effectuée hors délai de prévenance.
Comment simplifier la planification des équipes multi-sites ?
Les gestionnaires de planning bénéficient d’une meilleure lisibilité. Les différentes vues proposées par l’outil leur permettent de piloter plus facilement les affectations, de s’assurer de la couverture des besoins et d’éviter les erreurs d’organisation. En effet, le logiciel de planning du personnel permet aux managers de visualiser les plannings par site, par poste et par collaborateur, ce qui facilite la coordination entre les 10 établissements de GRIM. Grâce à cette visibilité, il est plus simple d’équilibrer les effectifs, de gérer les mobilités entre sites et de prévoir les besoins en personnel sur les plages horaires critiques.
On a une double vision : la vision par salarié et la vision par poste. C'est génial de pouvoir basculer de l'un à l'autre, ou d'avoir l'un en dessous de l'autre.
Quelles sont les clés pour mettre en place un logiciel de gestion des temps dans une organisation complexe ?
Pour GRIM, la réussite du projet repose sur une bonne définition des besoins et un accompagnement adapté. Le paramétrage initial de l’outil a été essentiel pour prendre en compte les spécificités de l’organisation. Nathalie Homassel a d’ailleurs un conseil à donner aux entreprises qui se lancent dans la mise en place d’un tel outil :
Mon conseil : bien prendre le temps avec le commercial d'analyser le contexte, pour que le nombre de jours de déploiement soit bien adapté.
Enfin, ils ont apprécié de pouvoir ajuster l’outil en fonction des besoins spécifiques de l’organisation, sans dépendre systématiquement d’un prestataire externe. L’autonomie des équipes a ainsi été renforcée.
Les + du logiciel GTA
- Fiabilité des données et des compteurs
- Adaptation aux organisations complexes
- Gestion multi-sites avancée
- Outils de supervision efficaces
- Paramétrage sur-mesure
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