Comment structurer la gestion des temps, les absences et la planification dans un contexte multi-sites ?
Le groupe Deret est historiquement issu du transport et s’est développé autour de la logistique, qui reste aujourd’hui son activité principale. Le groupe regroupe 12 sociétés aux activités variées : logistique, hôtellerie, conditionnement primaire et seco
Cette diversité s’accompagne d’une grande hétérogénéité des métiers, des organisations et des rythmes de travail. Le groupe gère environ 2 800 personnes, dont 2 000 salariés et 800 intérimaires, avec des effectifs pouvant fortement augmenter en période de forte activité, notamment au dernier trimestre.
On a vraiment différents types d’emplois chez nous et différentes manières de fonctionner.
Client depuis
2023
Particularités
Variété des métiers, organisations et rythmes de travail.
Effectif
2800 collaborateurs
Types de projet
GTA
Rencontre avec Antoine Accart
Responsable des solutions fonctionnelles RH
Le besoin initial du groupe Deret
Avant le projet Kelio, une gestion des temps était déjà mise en place mais elle permettait essentiellement d'analyser et de traiter le passé, sans réelle capacité d'anticipation. La planification des équipes reposait sur des fichiers Excel complexes, difficiles à maintenir et peu sécurisés.
Les managers devaient composer avec de nombreuses contraintes : travail en équipes successives, horaires de nuit, temps de repos réglementaires, accords internes et forte variabilité des effectifs. La gestion des absences, quant à elle, s’appuyait encore sur des processus papier et des ressaisies multiples.
La planification, on la faisait avec de grosses usines à gaz sur Excel.
Le groupe avait besoin d’un outil capable d’anticiper l’activité, de sécuriser les pratiques et de s’adapter à la diversité de ses organisations.
La problématique résolue
Avec la mise en place de Kelio, le groupe Deret a structuré la gestion des temps, la planification et les absences autour d’un outil unique et centralisé.
La gestion des temps repose sur un fonctionnement simple. Des badgeuses installées dans les différents entrepôts permettent de collecter les temps de présence, utilisés dans Kelio pour le suivi et pour les calculs, notamment des heures supplémentaires.
La planification et les règles de gestion sont également intégrées dans Kelio avec des alertes ou blocages en cas de non-conformité.
Dès l’instant où je planifie quelque chose que je ne devrais pas planifier, Kelio génère une anomalie. Chez nous, elle est bloquante.
Les demandes d’absences et de télétravail sont entièrement dématérialisées et accessibles à l’ensemble des collaborateurs, y compris ceux ne disposant pas de poste informatique. "Aujourd’hui, j’ai quasiment toute la population qui est connectée à Kelio.".
Kelio est également devenu le référentiel central des données du personnel, utilisé par les équipes RH comme par les managers.
Comment optimiser la planification et suivre précisément les temps de travail ?
Au quotidien, Kelio permet au groupe Deret d’anticiper l’activité, de fiabiliser la planification et de sécuriser les pratiques RH. Les managers peuvent beaucoup plus aisément organiser leurs équipes, suivre les temps de travail et intégrer les contraintes réglementaires dès la phase de planification. Les alertes automatiques signalent les anomalies et facilitent le suivi quotidien.
Là, aujourd'hui, j'ai une anomalie qui me prévient en disant attention, il y a quelque chose qui n'est pas normal.
La possibilité de créer des champs personnalisés a permis à Deret d’adapter Kelio à ses besoins spécifiques, par exemple pour la ventilation des heures selon les accords internes.
La gestion des activités logistiques est également optimisée : les temps de travail sont rapprochés des volumes traités et intégrés aux outils de pilotage du groupe.
On vend du temps de service. C’est très important de découper ce temps très finement et au jour le jour.
Comment centraliser et simplifier le suivi des informations RH pour les managers et la direction ?
Pour Monsieur Accart, Kelio est un outil central chez Deret : il rassemble toutes les données liées aux heures, absences, télétravail et activités, accessibles en temps réel.
Aujourd'hui, le seul logiciel que j'ai avec la totalité de ma base du personnel, c'est Kelio.
Les équipes RH gagnent en autonomie grâce à un paramétrage avancé et une vision globale. Les interfaces entre Kelio et Pixid (logiciel de gestion des ressources intérimaires), ainsi que Kelio et le logiciel de paie, permettent de transmettre automatiquement les données issues du suivi du temps de travail réduisant ainsi les saisies manuelles source d’erreurs.
Comment suivre les heures de délégation avec un logiciel GTA ?
Kelio permet de gérer les heures de délégation de façon centralisée et adaptée à chaque société. Les règles varient selon les entités : acquisition des heures, report, mandats des élus…
Pour simplifier le processus et éviter les erreurs, Deret a mis en place « une validation automatique des demandes d’absence des élus pour gérer les heures de délégation, afin de tenir compte des spécificités de chaque société. »
Ainsi, les heures de délégation sont suivies en temps réel, avec cohérence et conformité pour toutes les sociétés.
Comment garantir l’adhésion des collaborateurs à un nouveau logiciel de gestion des temps et activités ?
Monsieur Accart insiste sur l’importance de la simplicité et de la transparence : chez Deret, chaque collaborateur a désormais un accès direct à son espace Kelio, pour consulter ses heures, faire des demandes d’absences ou suivre ses activités.
Aujourd'hui, tous mes collaborateurs ont accès à leur environnement Kelio, chose qui n'était pas le cas avant.
La mise en place du logiciel au sein du groupe a impliqué des changements dans l’organisation du travail. C’est pourquoi, « la formation ciblée et l’accompagnement des équipes ont permis de gagner l’adhésion de tous rapidement. » Enfin, Monsieur Accart souligne que la communication sur les bénéfices concrets est également essentielle.
Quels avantages Kelio offre-t-il par rapport aux autres logiciels ou prestataires SIRH ?
D’après Monsieur Accart, les forces de Kelio sont :
- Une réelle adaptation aux différents profils de collaborateurs, conventions collectives et structures.
- La centralisation des informations pour managers et direction, qui facilite la prise de décision.
- Un interfaçage avec les autres outils (paie, intérim, BI), qui réduit le travail manuel.
- Une réactivité et une bienveillance du support, même face à des demandes complexes.
- Une autonomie des équipes internes, qui peuvent paramétrer Kelio sans dépendre d’un prestataire externe.
La grande force de Kelio, c’est sa manière de pouvoir s’adapter : je peux paramétrer quelque chose pour tous les collaborateurs dans l'établissement, pour une société spécifique ou pour des collaborateurs ayant un champ particulier renseigné.
Quelles sont les meilleures pratiques pour déployer un SIRH dans une entreprise multi-sites et multi-activités ?
Le déploiement de Kelio au sein du groupe Deret s’est appuyé sur une méthodologie rigoureuse et collaborative.
Le projet a démarré par un kick-off officiel, suivi d’ateliers de travail réunissant les équipes Kelio et Deret. Ces échanges ont permis de valider les fondamentaux : motifs d’absences, plannings types, règles de gestion… L’objectif était de sécuriser les fondements pour limiter les ajustements ultérieurs. « Il fallait s’assurer que côté Kelio et côté Deret, tout ce qu’on pouvait mettre en commun était validé dès le début, pour que chaque nouvelle mise en production se fasse sur des bases solides et cohérentes. »
Chaque phase a ensuite été planifiée avec précision, en coordonnant les ressources des deux parties. Cette organisation a permis de respecter les délais tout en mobilisant les équipes internes au bon moment, sans perturber l’activité.
La majorité des comités de pilotage et ateliers se sont tenus en présentiel. Ce choix a favorisé une communication plus directe, une meilleure compréhension des enjeux et une prise en compte fine des spécificités de chaque site. Pour garantir la cohérence du projet, Deret a désigné un interlocuteur unique chargé de centraliser les décisions et les échanges avec Kelio. Ce pilotage resserré a permis d’éviter les allers-retours inutiles et d’assurer une continuité dans les choix structurants.
J'avais plusieurs interlocuteurs côté Kelio qui devaient communiquer avec Deret, mais pour moi, ce qui était très important, c'était côté Deret d'avoir une personne qui centralise toute cette partie-là.
En parallèle, une communication régulière a été menée auprès des collaborateurs afin de les informer des échéances, des évolutions à venir et des nouvelles fonctionnalités. Les équipes ont également bénéficié de formations adaptées à leurs besoins, notamment les interlocuteurs RH, pour faciliter l’appropriation de l’outil et accompagner la montée en compétences.
Comment le support Kelio prend-il en charge les demandes complexes et les processus non standards ?
Selon Monsieur Accart, le support Kelio est un vrai atout pour Deret. Les demandes complexes ou spécifiques sont traitées rapidement, avec suivi jusqu’à résolution. Tandis que les consultants mobilisent toute l’expertise Kelio pour trouver des solutions adaptées. Même si un développement personnalisé n’est pas immédiatement possible, Kelio propose des alternatives ou un plan de mise à jour futur. « Il n’y a pas de demande qui reste sans réponse. »
Monsieur Accart souligne que cette approche assure la continuité des opérations et une satisfaction maximale des utilisateurs. La combinaison du logiciel Kelio et de l’accompagnement permanent du support permet au groupe Deret de sécuriser toutes les opérations et de résoudre rapidement toute situation imprévue, même les plus complexes.
Aujourd’hui, Kelio est pleinement intégré dans notre fonctionnement et savoir que le support est toujours là pour nous accompagner nous donne une sérénité totale.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Qualité
- Accompagnement
- Réactivité
- Bienveillance
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