Notes de frais URSSAF : que faire en cas de contrôle ?

Qui peut faire l'objet d'un contrôle Urssaf ?

La réponse est simple : tout le monde. Dès lors qu'une personne (physique ou morale) est redevable de cotisations sociales, elle entre dans le périmètre de contrôle de l'Urssaf. Peu importe l'ancienneté de la structure ou le nombre de salariés. Sont ainsi concernées :

• les entreprises et sociétés ;
• les associations ;
• les travailleurs indépendants (professions libérales, micro-entrepreneurs) ;
• les particuliers employeurs.

En théorie, toutes les structures devraient être inspectées. En pratique, les contrôles restent aléatoires : une entreprise irréprochable peut être auditée tandis qu’une autre, moins rigoureuse, ne le sera peut-être jamais. Impossible de prédire qui sera contrôlé, ni quand.

Quels sont les points contrôlés par l'Urssaf sur les notes de frais ?

La déclaration d'un repas

Avant de soumettre des notes de frais pour un repas, une question s'impose : le salarié était-il réellement en déplacement ? Si le contrôleur estime que le salarié aurait pu rejoindre son lieu de travail pour déjeuner, le remboursement sera considéré comme injustifié et l'entreprise s'expose à un redressement ! Un remboursement indu peut alors être requalifié en salaire, avec des conséquences en cascade sur le bulletin de paie et la déclaration fiscale du salarié.

Le décompte des tickets restaurant

Un repas remboursé en note de frais et un ticket restaurant le même jour : c'est interdit. Pourtant, de nombreuses entreprises distribuent automatiquement un ticket restaurant pour chaque jour travaillé, sans tenir compte des remboursements déjà effectués. C’est un oubli qui peut coûter cher lors d'un contrôle !

La rubrique « Divers »

Cette catégorie fourre-tout attire particulièrement l'attention des inspecteurs. On y trouve souvent des cadeaux (clients ou salariés) dont le traitement est strictement encadré. Un cadeau de départ à la retraite financé via une note de frais ? C'est un redressement assuré : cette dépense relève du CSE. Côté cadeaux clients, la régularité et l'équité sont clés : offrir des chocolats à l'ensemble de vos clients à Noël ne posera aucun problème, mais une caisse de champagne offerte à un seul interlocuteur pourrait être interprétée comme un avantage déguisé.

Les indemnités kilométriques

Les inspecteurs ne se contentent pas de vérifier les montants : ils recoupent les données. Agendas, justificatifs de péage, lieux de repas, nature et montant de la dépense... tout est passé au crible pour s'assurer que les kilomètres déclarés correspondent bien à des déplacements réels. Des états détaillés et cohérents sont donc indispensables.

Comment se déroule un contrôle des notes de frais par l’Urssaf ?

L'avis de contrôle

Bonne nouvelle : sauf suspicion de travail dissimulé, vous serez prévenu au moins 15 jours avant la première visite de l'inspecteur. Cet avis précise :

• la date du contrôle (modifiable si vous n'êtes pas disponible, sur simple demande auprès de l'inspecteur) ;
• les documents à préparer dès réception de l'avis ;
• la période auditée (en règle générale, les 3 dernières années, mais ce délai passe à 5 ans en cas de suspicion de travail illégal).

Le contrôle

Le contrôle a souvent lieu directement dans vos locaux. Il peut aussi se faire sur pièces, selon la situation. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la durée du contrôle est plafonnée à 3 mois entre la première visite et la lettre de conclusion (délai extensible à la demande de l'une ou l'autre des parties). Au-delà de 20 salariés, aucune limite n'est fixée.

L'inspecteur examinera principalement vos dépenses, et notamment vos notes de frais. Il aura besoin d'accéder à vos documents :

• sociaux, juridiques et fiscaux ;
• comptables ;
• factures de sous-traitants, justificatifs de frais professionnels, certificats d'immatriculation des véhicules.

Si le volume de documents est trop important, un contrôle par échantillonnage et extrapolation peut être envisagé.

Jouez la transparence ! L'inspecteur sait précisément ce qu'il cherche. Dissimuler des documents ou empêcher des entretiens avec vos collaborateurs ne ferait qu'aggraver votre situation.

La lettre d'observations et les conclusions

À l'issue du contrôle, vous recevez une lettre d'observations détaillant les conclusions de l'inspecteur et, le cas échéant, les sommes à régulariser. Vous avez 30 jours pour répondre et formuler vos remarques.

Passé ce délai, trois issues sont possibles :

1. Vous êtes redevable : mise en demeure de payer sous un mois (majorations en cas de retard).
2. Vous avez trop versé : remboursement sous 4 mois.
3. Tout est en ordre : confirmation écrite.

Un courrier peut également pointer des irrégularités comptables, avec ou sans redressement. Ne les ignorez pas : en cas de contrôle ultérieur, une majoration de 10 % sur le montant du redressement pourra être appliquée.

Comment réagir en cas de litige ?

Première étape : répondre à la lettre d'observations

Dès réception de la lettre d'observations, vous avez 30 jours pour contester les conclusions de l'inspecteur (par lettre recommandée avec accusé de réception). Durant cette période, vous pouvez dialoguer avec le contrôleur, faire appel à un expert pour appuyer votre argumentation ou encore transmettre des pièces complémentaires susceptibles de modifier l'appréciation du contrôleur.

À l'issue de cet échange, le contrôleur maintient ou révise ses conclusions. Dans tous les cas, vous recevrez ensuite la lettre de conclusion : c'est la décision finale de l'Urssaf sur votre dossier.

Deuxième étape : saisir la Commission de Recours Amiable (CRA)

Si la mise en demeure de paiement est maintenue malgré votre contestation, vous pouvez porter le litige devant la CRA (Commission de Recours Amiable). Cette démarche est gratuite et doit être effectuée dans un délai de 2 mois suivant la mise en demeure. La CRA examine votre dossier et rend une décision : elle peut confirmer ou infirmer la position de l'Urssaf.

Troisième étape : le tribunal

La décision de la CRA ne vous convainc toujours pas ? Vous disposez de 2 mois supplémentaires pour saisir le pôle social du Tribunal de Grande Instance (TGI). Passé ce délai, la décision de la CRA s'applique automatiquement et sans recours possible.

Kelio, votre allié pour des notes de frais conformes

Un contrôle Urssaf sur les notes de frais tourne souvent mal pour une seule raison : des justificatifs manquants, des erreurs de saisie ou des remboursements non conformes aux barèmes. Autant d'écueils que vous auriez pu éviter qui vous aviez choisi de dématérialiser les notes de frais !

Avec le logiciel Kelio, chaque note de frais est centralisée, tracée et vérifiable en quelques clics. En intégrant la gestion des frais professionnels directement à votre SIRH, vous bénéficiez de :

• justificatifs numérisés et archivés, accessibles immédiatement en cas de contrôle ;
• réduction des erreurs de saisie, avec moins d'anomalies et donc moins de risques de redressement ;
• processus de remboursement accélérés pour des collaborateurs et une comptabilité soulagés.

Tout est là et tout est en ordre. Avec Kelio, vous ne subissez plus les contrôles : vous les anticipez.