Saisie des notes de frais : comment ça marche ?

La note de frais : définition et fonctionnement

La note de frais est un document administratif et comptable qui sert à deux acteurs principaux : le chef d'entreprise et ses salariés. Elle permet à celui qui a avancé une dépense professionnelle de son argent personnel de se faire rembourser par l'entreprise. Elle peut également servir à facturer certaines prestations ou frais engagés.

Voici les principales catégories de frais pris en charge :

• repas professionnels ;
• déplacements (transports en commun, taxi, location de véhicule...) ;
• hébergement (hôtel, logement temporaire...) ;
• frais kilométriques (utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles).

L'employeur a l'obligation légale de rembourser ces frais : il lui est d'ailleurs interdit de les déduire du salaire du collaborateur ou d'inclure dans le contrat de travail une clause stipulant que ces frais sont à la charge du salarié.

Quelles sont les conditions légales d'une note de frais ?

Une dépense 100% professionnelle

La dépense doit être engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise : déplacement chez un client, mission terrain, repas d'affaires… Une dépense à caractère personnel ne peut en aucun cas être remboursée via une note de frais.

Un montant raisonnable et proportionné

L'administration fiscale surveille la cohérence des dépenses avec leur contexte professionnel. Attention aux excès ! Un repas dans un restaurant de luxe ou un billet d'avion en classe affaires pourraient être requalifiés en avantage en nature si elles ne sont pas suffisamment justifiées.

Un justificatif valide et complet

Chaque dépense doit obligatoirement être accompagnée d'un document probant : facture, reçu ou ticket de caisse. Ce justificatif doit mentionner :

• la date de la dépense ;
• le nom du fournisseur ;
• le montant TTC ;
• la TVA applicable (le cas échéant).

Comment rembourser les dépenses professionnelles ?

Le remboursement au réel

Cette méthode consiste à rembourser le collaborateur du montant exact de ses dépenses professionnelles (ni plus, ni moins). Chaque dépense doit alors être accompagnée d'un justificatif (facture, ticket, reçu...) pour être enregistrée en comptabilité et donnée lieu à remboursement.

Certaines dépenses sont obligatoirement remboursées selon cette méthode, par exemple :

• frais liés au télétravail ;
• utilisation d'appareils technologiques à des fins professionnelles ;
• frais de déménagement dans le cadre d'une mobilité professionnelle ;
• indemnités pour les salariés détachés en France depuis une entreprise étrangère.

Le remboursement au forfait

Ici, l'entreprise verse une somme fixe à ses collaborateurs, sans exiger de justificatifs pour chaque dépense. C’est une approche plus souple, mais qui implique tout de même des responsabilités. L'entreprise doit pouvoir prouver le caractère professionnel des dépenses en cas de contrôle, par exemple grâce à :

• un e-mail confirmant une invitation à un repas d'affaires ;
• la note de frais validée par un supérieur hiérarchique ;
• un extrait comptable rattachant les frais à un projet précis ;
• une confirmation de rendez-vous accompagnée d'un itinéraire Google Maps.

Les barèmes de l'URSSA

La plupart des entreprises alignent leurs forfaits sur les barèmes annuels publiés par l'URSSAF. En effet, si le forfait appliqué est supérieur à ces barèmes, l'excédent est considéré comme un avantage en nature et donc soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. Mais si le forfait est inférieur, il y a un risque de recours aux prud'hommes par les salariés qui s'estiment lésés.

La TVA sur les frais professionnels est-elle déductible ?

Bonne nouvelle : une entreprise peut récupérer la TVA payée sur ses frais professionnels en la reportant sur sa déclaration de TVA. Mais attention, cette déduction n'est pas automatique ! Elle est soumise à des conditions strictes.

Pour être déductible, la TVA doit d'abord concerner des dépenses éligibles. Ensuite, chaque justificatif doit impérativement :

• être l'original du document, annexé à la note de frais ;
• être établi au nom de l'entreprise, avec sa raison sociale et son adresse ;
• contenir toutes les mentions obligatoires permettant la déduction de la TVA.

Qui gère les notes de frais ?

Le salarié

Tout commence par lui ! C'est le collaborateur qui émet la note de frais et la transmet pour validation. Et ce processus concerne tout le monde, sans exception :

• les cadres comme les non-cadres ;
• les bénévoles ;
• les dirigeants.

Le manager

Le manager constitue la première étape de validation. C'est lui qui vérifie la légitimité des dépenses déclarées avant de transmettre le dossier au service comptable.

Le service comptabilité

Le service comptabilité représente le pilier central de la gestion des notes de frais : c'est lui qui prend en charge le traitement final et procède au remboursement des dépenses validées.

6 bonnes pratiques pour optimiser la gestion de vos notes de frais

1. Encadrez la procédure de remboursement

Une politique de remboursement claire et structurée, c'est la base ! Chaque collaborateur doit savoir exactement comment remplir sa note de frais quels justificatifs fournir et à qui la transmettre. Pour cela, créez un document interne de référence, accessible à tous, pour cadrer l'ensemble des process liés aux frais professionnels.

2. Fixez des plafonds de dépenses

Hôtel 5 étoiles, restaurant gastronomique, classe business... Les abus existent et peuvent peser lourd sur la trésorerie de l'entreprise. Pour y remédier, définissez des montants maximums réalistes pour chaque catégorie de dépenses récurrentes, tout en restant dans le cadre légal en vigueur.

3. Centralisez tous vos justificatifs

Une gestion efficace des notes de frais repose avant tout sur une bonne organisation documentaire. Rassembler l'ensemble des justificatifs au même endroit permet de :

• ne perdre aucun document ;
• gagner en moyenne 10 minutes par note de frais ;
• réduire considérablement les erreurs de traitement.
   

4. Automatisez vos processus

La gestion manuelle des notes de frais est une tâche chronophage et source d'erreurs. En automatisant les étapes clés, vous gagnez sur tous les fronts : gain de temps, zéro erreurs niveau comptabilisation et calcul, et rapidité concernant le versement des remboursements.

5. Luttez activement contre la fraude

La fraude aux notes de frais reste une réalité, même si elle concerne une minorité de collaborateurs. Pour la prévenir, deux leviers essentiels :

• mettre en place des contrôles réguliers et rigoureux ;
• adopter des cartes de frais professionnelles : les dépenses sont enregistrées automatiquement et soumises à validation managériale, sans avance de frais !

6. Adoptez un logiciel dédié

Excel a ses limites ! Kelio, logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais, automatise l'ensemble du processus, de la création à la validation, pour un gain de temps significatif côté collaborateurs comme côté comptabilité. Grâce à une interface intuitive et conviviale, vos salariés peuvent :

• enregistrer leurs dépenses en temps réel depuis une plateforme centralisée ;
• numériser et joindre leurs justificatifs directement depuis leur ordinateur ou smartphone ;
• suivre l'état de leurs demandes, de la soumission à l'approbation.