Quel délai pour le remboursement des notes de frais ?

Quel est le délai légal de remboursement d'une note de frais ?

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, aucune loi n'impose de délai précis pour rembourser les notes de frais : c'est donc à chaque entreprise de définir sa propre règle dans sa politique interne.

Dans la pratique, un délai de 30 jours est souvent retenu, mais certaines entreprises choisissent une autre organisation : par exemple rembourser, avant la fin du mois, toutes les notes de frais soumises au cours de ce même mois.

Même sans obligation légale, il reste important de respecter un délai raisonnable. En effet, le salarié a avancé une dépense professionnelle avec son propre argent : il attend donc légitimement un virement de la part de son employeur dans un temps correct. Cette vigilance est d'autant plus importante lorsque la dépense est élevée, par exemple après plusieurs nuits d'hôtel.

Peut-on imposer un délai de remise des notes de frais aux salariés ?

À la différence des avantages en nature, ces frais ne sont pas considérés comme du salaire. Deux options s'offrent alors à l’entreprise pour les rembourser :

1. Le versement d'allocations ou d'indemnités forfaitaires lorsque cette méthode est autorisée : des seuils d'exonération (révisés chaque année) s'appliquent notamment aux indemnités de repas, aux indemnités de grand déplacement en France métropolitaine, ainsi qu'aux indemnités liées à la mobilité professionnelle.
2. Le remboursement des frais réels : sur la base de justificatifs suffisamment précis pour prouver la réalité et le montant de la dépense.

Reste un problème fréquent : certains salariés mettent du temps à transmettre leurs notes de frais. Pour éviter ce type de situation, une question se pose naturellement. Pouvez-vous fixer un délai limite ? La réponse est oui. Vous êtes en droit d'imposer à vos salariés un délai précis pour vous remettre leurs notes de frais, par exemple par une note de service. Selon la jurisprudence, si un salarié ne respecte pas ce délai, vous n'êtes pas tenu de le rembourser.

Pourquoi traiter les notes de frais rapidement ?

Les contraintes de gestion

Faire apparaître le montant d'une note de frais sur la fiche de paie n'est pas une option, c'est une obligation. Mais attention : cette mention doit correspondre au mois où le service a réellement été effectué. Si une note de frais remonte à plusieurs années, sa mention tardive sur un bulletin de salaire n'aurait donc plus de sens.

Un autre problème, plus délicat encore, se pose lorsqu'il faut réunir les justificatifs de frais professionnels anciens. En effet, un salarié qui a tardé à établir sa note de frais a souvent, dans le même temps, égaré ses justificatifs. Or, sans ces documents, le remboursement des frais engagés devient normalement impossible.

Les contraintes comptables

En comptabilité, un principe s'impose : celui de l'annualité. Toute dépense ou recette dont l'origine se situe dans l'année doit être enregistrée sur cet exercice, même si les justificatifs correspondants n'ont pas encore été transmis : on parle alors de rattachement des charges à l'exercice.

Le problème ? Des notes de frais professionnels non réclamées en temps voulu viennent contredire ce principe. Si les montants concernés sont importants, c'est même la sincérité de toute la comptabilité de l'entreprise qui peut être remise en question.

Autre point de vigilance : la TVA. Elle doit être comptabilisée dès le fait générateur de la dépense et sa réglementation est loin d'être simple :

• une TVA n'est déductible que si elle est elle-même exigible chez le fournisseur ;
• la TVA sur une note d'hôtel n'est, par exemple, pas déductible, contrairement à celle appliquée sur un petit déjeuner.

N'oublions pas l'impact sur la trésorerie de l'entreprise : si les notes de frais ne sont pas transmises dans un délai raisonnable, il devient difficile d'anticiper leur poids réel sur les finances. Cette difficulté s'explique par la nature même de ces dépenses, engagées de façon décentralisée, aux quatre coins de l'entreprise.

Comment ne pas pénaliser les salariés en cas de note de frais tardive ?

Mettre en place une politique interne claire

Pour éviter tout malentendu, mieux vaut établir une politique interne détaillant précisément les règles applicables. Cette politique devrait aborder plusieurs points essentiels :

• les processus internes à suivre ;
• les types de dépenses autorisées ;
• le délai accordé au salarié pour transmettre sa demande ;
• le délai maximum de paiement de la part de l'entreprise.

Adapter sa réponse face aux déclarations tardives

Quand une note de frais arrive en retard, plusieurs options s'offrent à l'entreprise pour ne pas pénaliser le salarié. La première consiste à solliciter un duplicata de facture auprès du fournisseur concerné. Cette démarche demande toutefois du temps et ses chances de succès diminuent au fil des mois.

D'autres solutions existent, bien que plus délicates vis-à-vis de l'URSSAF et de l'administration fiscale :

• demander au salarié un extrait de relevé bancaire prouvant la dépense (si le paiement a été effectué par carte) ;
• en dernier recours, accepter une attestation sur l'honneur. Cette option doit rester exceptionnelle et se limiter aux notes de faible montant. Elle comporte un risque non négligeable, celui d'une requalification de la dépense en complément de salaire, soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Recourir aux avances sur frais et aux indemnités forfaitaires

Pour éviter de mettre un salarié en difficulté financière face à une dépense importante, l'entreprise peut lui verser une avance sur frais : certaines structures vont même plus loin en accordant systématiquement une avance mensuelle. Si cette solution facilite le suivi comptable, elle ne règle toutefois pas le problème du délai de transmission des justificatifs par le salarié.

La méthode forfaitaire constitue une autre alternative intéressante, notamment pour les frais de logement, de déplacement ou de repas. Le salarié reçoit alors une somme fixe, calculée selon les barèmes de l'URSSAF. Ce type de forfait s'est d'ailleurs largement développé avec la généralisation du télétravail, notamment pour couvrir les frais liés à cette pratique.

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