Obtenir le remboursement des notes de frais de la part de son employeur, c’est la partie fastidieuse du travail. Pourtant, ces frais sont à la charge de l’entreprise et non du salarié, il est donc normal d’établir des notes de frais à chaque dépense effectuée au titre d’une activité professionnelle. Quel est le processus de traitement des notes de frais, comment peut-on s’organiser et quels sont les usages et les règles en vigueur concernant le remboursement de ces frais ?
Qu’est-ce qu’une note de frais exactement ?
Le code du travail contraint l’employeur à rembourser les frais professionnels de ses salariés. Aucune clause dans le contrat de travail ne peut venir contredire cette règle. En revanche, tous les frais ne sont pas forcément sujet à validation : il faut qu’ils correspondent à la définition de frais professionnels. Sont éligibles par exemple les frais de déplacement, les frais de repas et les frais d’hébergement.
Il est également impératif que le salarié puisse produire les justificatifs des frais engagés afin d’en obtenir le remboursement. Ces justificatifs prennent alors la forme de notes de frais, afin que l’employeur puisse procéder à leur validation et au traitement du remboursement.
L’entreprise peut être soumise à un contrôle de l’administration fiscale à tout moment, pour vérifier que la comptabilité ne comporte pas de remboursement correspondant à des frais excessifs ou inappropriés. La gestion comptable implique la validation de chaque justificatif et la vérification de son bien-fondé. Par exemple, si le montant des repas soumis par un collaborateur paraît trop élevé, il est légitime de ne pas le rembourser, sous peine de se voir sanctionné par l’administration.
En comptabilité, le remboursement des frais engagés par les salariés ne fait pas partie du salaire en lui-même : il ne génère donc aucune cotisation de la part de l’employeur, et les salariés ne sont pas imposables sur ces revenus.
En ce qui concerne les déplacements, les frais d’essence d’un véhicule de fonction sont éligibles au remboursement, sous réserve que les trajets effectués le soient pour des raisons professionnelles. L’entreprise peut exiger les relevés kilométriques du véhicule afin de vérifier la nature des parcours.
En revanche, si l’achat d’un logiciel est pris en charge par l’entreprise pour ses collaborateurs dans le cadre de leur mission, il n’est pas nécessaire de mettre en place une vérification de l’usage de ce logiciel.
Quel est le mode de traitement des notes de frais ?
L’employeur peut choisir entre deux méthodes de traitement pour rembourser les frais : les frais réglés au forfait, ou le remboursement des frais réels.
Un frais réel, par définition, est celui qui est matérialisé par un justificatif. Lorsque le type de remboursement est retenu par l’employeur, il faut que le salarié établisse des notes de frais pour toutes ses dépenses professionnelles.
Dans le cas du forfait, un montant annuel est estimé par l’employeur comme couvrant les frais professionnels du salarié, et le paiement de ce montant est effectué à intervalles réguliers. Le montant du forfait est alors déterminé sur le contrat de travail, ou sur un avenant à ce contrat.
Le modèle type d’une note de frais contient les informations suivantes : l’identité du collaborateur par qui la note de frais est établie, la date de la demande de remboursement et celle de la dépense, la nature de la dépense (déplacement, hébergement, repas, logiciel), le montant total (en indiquant le montant de la TVA), et le moyen de paiement utilisé pour régler les frais. En fonction de la politique mise en place par les entreprises, les notes de frais peuvent être établies sous format numérique ou sur papier. Le logiciel Kelio permet une gestion complète des notes de frais par exemple, et ce de façon dématérialisée.
Quand la note de frais concerne un remboursement pour les indemnités kilométriques, il faut ajouter à ce qui précède la mission dans le cadre de laquelle le déplacement a eu lieu.
Pour une association, la gestion des notes de frais diffère de celle des entreprises : la TVA notamment ne doit pas être prise en compte dans les dépenses.
La récupération des frais engagés est liée à la rigueur apportée à la note de frais : suivant la politique de l’entreprise, le processus de remboursement peut se voir ralenti ou annulé si le justificatif n’est pas conforme ou si la note est mal remplie.
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