Quels indicateurs pour suivre l'absentéisme ?

Absentéisme : de quoi parle-t-on ?

L'absentéisme désigne les absences répétées d'un salarié à son poste de travail, qu'elles soient justifiées (arrêt maladie, accident du travail) ou non. Quant aux causes de l'absentéisme, elles sont multiples et ne se limitent pas aux seuls problèmes de santé physique : stress chronique, épuisement professionnel, mauvaises conditions de travail, manque de reconnaissance, climat social dégradé…

Quand le taux d'absentéisme dépasse un certain seuil, les répercussions se font sentir à plusieurs niveaux : baisse de la productivité et de la rentabilité, désorganisation des équipes restantes, dégradation du climat social et effet boule de neige sur la motivation générale (les collègues présents devant compenser les absences).

C'est précisément pour éviter cet engrenage qu'il est essentiel de suivre de près son taux d'absentéisme et, surtout, de mettre en place des actions concrètes pour l'identifier, le comprendre et le réduire durablement.

10 indicateurs pour suivre l’absentéisme en entreprise

1. Le ratio d'absentéisme par regroupement calendaire

Le ratio d'absentéisme par regroupement calendaire a pour objectif de mettre en lumière les écarts de ratio entre les différentes sociétés ou sites d'une organisation. Il se calcule grâce à la formule suivante : (Nombre de jours d'absence / Nombre de jours du contrat) x 100.

2. Le nombre d'absences par jour de la semaine (absences d'une journée)

Souvent négligé par les services RH, le nombre d'absences par jour de la semaine donne pourtant une lecture précise des tendances selon les jours : des pics peuvent par exemple apparaître le lundi ou à proximité des week-ends.

3. La répartition du nombre de personnes arrêtées selon le nombre d'arrêts

La répartition du nombre de personnes arrêtées selon le nombre d'arrêts permet d'identifier les "polys absents", c'est-à-dire les collaborateurs cumulant de nombreuses absences de courte durée (pour des motifs professionnels ou personnels).

4. L'histogramme du nombre d'arrêts par durée

L’histogramme du nombre d'arrêts par durée permet de visualiser la répartition des arrêts selon leur longueur. Ici, la prévoyance peut prendre le relais pour le maintien du salaire en fonction du délai de franchise prévu au contrat (généralement entre 30 et 90 jours). Cet indicateur permet ainsi de vérifier si le délai de carence de la prévoyance est toujours adapté à la réalité de l'organisation. 
 

5. Le taux d'absentéisme par âge

Contrairement à une idée reçue, selon laquelle les seniors seraient plus souvent absents, ce sont en réalité les jeunes collaborateurs qui affichent généralement les taux d'absentéisme les plus élevés !

6. Le taux d'absentéisme par ancienneté

La tendance observée est claire : plus l'ancienneté augmente, plus le taux d'absentéisme diminue. À l'inverse, les collaborateurs récemment arrivés présentent un ratio plus élevé.

7. Le ratio d'absentéisme par type de contrat

De manière générale, il est habituel d'observer un taux d'absentéisme plus élevé chez les salariés en CDI que chez ceux en CDD.

8. Le taux et l'indice de fréquence des arrêts

Avant d'aller plus loin, une distinction s'impose entre deux notions proches mais différentes :

• le taux de fréquence correspond au nombre d'accidents avec arrêt de travail de plus d'un jour, survenus sur 12 mois et rapporté à un million d'heures travaillées ;
• l'indice de fréquence correspond quant à lui au nombre d'accidents de travail pour 1 000 salariés.

Ces deux indicateurs doivent idéalement rester bas pour permettre aux entreprises de limiter les coûts liés à l'assurance et à la cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP).

9. Le taux de gravité des arrêts

Le taux de gravité des arrêts mesure le nombre de jours d'arrêt pour mille heures travaillées sur une période donnée (généralement annuelle). Il permet de dégager une tendance propre à chaque organisation : certaines structures connaissent surtout des arrêts courts tandis que d'autres sont davantage exposées à des arrêts longs.

10. La répartition des arrêts par statut conventionnel et genre

Pour finir, la répartition des arrêts par statut conventionnel et genre permet une analyse croisée selon plusieurs axes :

• répartition femmes / hommes ;
• statut conventionnel ;
• nombre de personnes ayant travaillé ;
• pourcentage de personnes ayant été arrêtées ;
• nombre d'arrêts global.

Deux notions complémentaires viennent ensuite enrichir cette analyse :

• La durée moyenne : nombre total de jours d'arrêt divisé par le nombre d'arrêts.
• La durée médiane : en classant tous les arrêts par ordre croissant, elle correspond à la valeur qui se situe exactement au milieu de la distribution. Par exemple, une durée médiane de 8 jours signifie qu'il y a 50 % de chances qu'un arrêt n'excède pas 8 jours.

Comment réduire le taux d’absentéisme ?

Améliorer les conditions de travail

L'absentéisme est souvent le symptôme d'un mal-être plus profond lié à l'environnement professionnel. Investir dans l'amélioration des conditions de travail (aménagement des postes, flexibilité des horaires, télétravail lorsque c'est possible…) permet de réduire les risques de fatigue physique et mentale, et donc de limiter les arrêts qui en découlent.

Renforcer le dialogue managérial

Un salarié qui se sent écouté et soutenu par son manager est moins enclin à s'absenter. La qualité de la relation managériale permet ainsi de détecter en amont les signaux faibles (fatigue, démotivation, tensions) avant qu'ils ne se transforment en arrêts de travail : formez les managers à l'écoute active, instaurez des points réguliers avec leurs équipes et encouragez la remontée d'informations.

Valoriser la présence et l'engagement des salariés

Primes de présence, avantages ciblés ou simple reconnaissance managériale : ce sont autant de leviers d’administration du personnel pour renforcer le sentiment d'appartenance et limiter les absences évitables, notamment celles observées le lundi ou à proximité des week-ends.

S'appuyer sur un logiciel de gestion des congés et absences

Pour piloter efficacement l'absentéisme, encore faut-il disposer d'une vision claire et fiable des données. C'est là qu'un logiciel de gestion des congés et absences comme Kelio devient un allié précieux. Il permet de centraliser l'ensemble des demandes, de suivre les indicateurs clés (taux d'absentéisme par service, par motif, par ancienneté...) et d'anticiper les tensions grâce à des tableaux de bord dédiés.