Comment calculer les heures de travail ?

Ce qu’il faut savoir avant de calculer les heures de travail

Heures normales, supplémentaires, complémentaires : définitions

Avant de calculer le temps de travail d’un salarié, il est essentiel de distinguer les différents types d’heures :

• Heures normales : ce sont les heures comprises dans la durée légale du travail, soit 35 heures par semaine pour un salarié à temps plein.
• Heures supplémentaires : ce sont les heures effectuées au-delà de 35 heures par semaine. Les heures supplémentaires donnent droit à une majoration de salaire ou à un repos compensateur (selon les accords en vigueur).
• Heures complémentaires : elles concernent uniquement les salariés à temps partiel. Ce sont les heures effectuées au-delà de la durée prévue dans leur contrat, dans la limite de 10 % supplémentaires, sauf accord spécifique.

Quelle est la durée légale du travail en France ?

Avant de déterminer comment calculer les heures travaillées, rappelons les notions légales concernant le temps de travail des salariés.

Durée hebdomadaire, mensuelle et annuelle de référence

La durée légale du travail en France est de :

• 35H par semaine
• soit 151,67 heures par mois
• et 1 607 heures par an (annualisation du temps de travail).

À noter que dans certaines professions comportant des périodes d’inaction, une durée d’équivalence supérieure à 35H s’applique. La durée d’équivalence se substitue alors à la durée légale de travail de 35H. C’est le cas notamment des entreprises de transport sanitaire ou de transport routier.

Les durées maximales à ne pas dépasser

Les salariés ne peuvent pas travailler plus de :

• 10 heures par jour, 12 heures en cas d’accord collectif ou accord de branche.
• 48 heures par semaine.

À noter qu’en cas d’accroissement temporaire d’activité, l’employeur peut demander l’autorisation de l’inspecteur du travail pour dépasser la durée maximale journalière et hebdomadaire dans la limite de 60 heures par semaine.

En parallèle de la durée maximale hebdomadaire, il convient de respecter une durée moyenne hebdomadaire de 44 heures sur 12 semaines consécutives. Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut porter la durée moyenne hebdomadaire à 46 heures par semaine.

Toutefois, la durée maximale de 46H peut être dérogée en cas de circonstances exceptionnelles par une demande individuelle de l’entreprise à la DREETS (ex DIRECCTE). Une demande plus globale au niveau d’un secteur d’activé ou une région peut être instruite par une organisation d’employeurs.

Cas particuliers : jeunes, travail de nuit, secteurs spécifiques

Les jeunes de moins de 18 ans et notamment les apprentis ne peuvent pas dépasser, sauf dérogations, les durées maximales de travail suivantes :

• 8 heures par jour.
• 35 heures par semaine.

Les salariés ayant le statut de travailleur de nuit ne peuvent pas travailler, sauf dérogations, plus de 8 heures par jour et plus de 40 heures hebdomadaire sur 12 semaines consécutives.

Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut porter la durée maximale moyenne hebdomadaire à 44 heures sur 12 semaines consécutives.

Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?

Les situations reconnues comme du temps de travail effectif

Pour déterminer quelles sont les heures supplémentaires et complémentaires à verser au salarié et à quel taux, il faut savoir quelles sont les heures considérées comme du temps de travail effectif.

Est considéré comme du temps de travail effectif au regard des heures rémunérées et notamment la majoration des heures supplémentaires :

• Le temps de travail où le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations,
• Le temps d’habillage et de déshabillage,
• Le temps de déplacement professionnel,
• Le temps d’intervention d’astreinte,
• Le congé de formation,
• Le congé de naissance,
• Le congé pour événements familiaux,
• L’absence pour délégation des représentants du personnel,
• Les jours fériés chômés (conflit entre la position de l’administration et la jurisprudence),
• Le repos compensateur de remplacement,
• La contrepartie obligatoire en repos.

Les temps exclus du calcul

Tous les temps passés dans l’entreprise ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif. Il est donc important de bien les identifier pour ne pas surévaluer le volume d’heures rémunérées.

Ne sont pas comptabilisés comme temps de travail effectif :

•  Le temps de pause durant lequel le salarié peut vaquer librement à ses occupations
•  Le temps de repas, sauf s’il est pris sur le poste de travail à la demande de l’employeur
• Les déplacements domicile travail (sauf exceptions ou dispositions conventionnelles)
• Le temps de trajet durant une astreinte, s’il n’y a pas eu d’intervention
• Les absences non justifiées ou non assimilées par le Code du travail (ex. : congé sans solde)

Ces temps peuvent cependant faire l’objet d’une indemnisation ou compensation, selon les accords ou usages dans l’entreprise, mais ils n’ouvrent pas droit à majoration pour heures supplémentaires.

Zoom : comment gérer les jours fériés et congés payés ?

Les jours fériés et congés payés ne sont pas du temps de travail effectif. Toutefois, ils ne doivent pas pour autant être négligés dans la gestion du planning et de la rémunération :

• Jours fériés chômés : s’ils sont chômés dans l’entreprise et que le salarié justifie d’une ancienneté suffisante (ou selon convention), ils sont rémunérés sans condition.
• Ils n’ouvrent pas droit à heures supplémentaires, sauf s’ils sont travaillés. Dans ce cas, une majoration ou une récupération peut s’appliquer.
• Congés payés : ils n’entrent pas dans le calcul du temps de travail effectif, mais ils donnent droit à une indemnité compensatrice. Ils sont pris en compte dans le suivi des droits sociaux (ancienneté, prévoyance, etc.).Comment calculer les heures de travail par jour, semaine et mois ?

Calcul journalier : méthode simple et exemple concret

Pour calculer le temps de travail journalier, il suffit de soustraire l’heure de fin à l’heure de début de la journée, en déduisant les pauses non rémunérées.

Formule : Heures de travail = Heure de fin – Heure de début – Durée des pauses

Exemple :

• Un salarié travaille de 9h00 à 17h30 avec 1h de pause déjeuner.
• 17h30 – 9h00 = 8h30 – 1h de pause = 7h30 de travail effectif

Calcul hebdomadaire : temps plein et temps partiel

La durée légale du travail en France est de 35 heures par semaine pour un temps plein.

Un temps partiel est toute durée inférieure à 35h, définie par le contrat de travail.

Formule pour le calcul hebdomadaire : Heures hebdomadaires = Heures journalières × Nombre de jours travaillés

Exemple 1 (temps plein) :

• Un salarié travaille 7h par jour, 5 jours par semaine
• 7h × 5 = 35h par semaine

Exemple 2 (temps partiel) :

• Un salarié travaille 6h par jour, 3 jours par semaine
• 6h × 3 = 18h par semaine

Calcul mensuel : tenir compte des absences et particularités

Le calcul mensuel du temps de travail repose sur une moyenne mensuelle des heures. Il faut ensuite ajuster selon les jours fériés, les absences (congés, arrêt maladie, etc.), mais aussi les heures supplémentaires ou complémentaires.

Formule de base (temps plein) : Heures mensuelles = 35h × 52 semaines / 12 mois ≈ 151,67 heures par mois

Exemple :

• Un salarié à 80 % (temps partiel) travaille 28h/semaine
• 28h × 52 / 12 ≈ 121,33 heures par mois

Calcul en centième d’heure : comment convertir facilement ?

Dans certains logiciels de paie, les heures sont exprimées en centièmes et non en minutes. Il faut donc convertir les minutes en fractions d’heure décimales.

Formule : Minutes ÷ 60 = Valeur décimale

Voici une table de conversion rapide :

• 15 min = 0,25 h
• 30 min = 0,50 h
• 45 min = 0,75 h

Exemple : Un salarié a travaillé 7h45 = 7 + (45/60) = 7,75 heures

Cas des horaires de nuit : quelles règles appliquer ?

Le travail de nuit concerne les heures effectuées entre 21h et 6h, sauf disposition conventionnelle différente.

Voici quelques règles à connaître :

• Le salarié ne peut pas dépasser 8 heures de travail de nuit consécutives, sauf dérogation.
• Il doit bénéficier d’un repos compensateur ou d’une majoration salariale (souvent +20 à +30 %, selon la convention collective).
• Un suivi médical spécifique est obligatoire.

Exemple : un salarié travaille de 22h à 5h avec 30 min de pause = 7h – 0h30 = 6h30 de travail de nuit

L’aménagement du temps de travail

L’employeur a la possibilité d’aménager le temps de travail sur une période supérieure à la semaine. C’est ce que l'on appelle également la modulation du temps de travail.

La modulation du temps de travail est généralement utilisée par les entreprises ayant des activités fluctuantes sur l’année avec des périodes hautes et des périodes basses.

La modulation du temps de travail peut être mise en place par accord d’entreprise ou à défaut par accord de branche. Elle peut également être mise en place par décision unilatérale de l’employeur dans la limite de 4 semaines et de 9 semaines pour les employeurs de moins de 50 salariés.

La durée maximale du cycle de travail est fixée à 1 an et peut être étendue à 3 ans en cas d’accord de branche étendue prévoyant cette possibilité.

La modulation du temps de travail permet de calculer les heures travaillées et ainsi les heures supplémentaires sur une durée supérieure à la semaine.

Exemple : Pour une modulation du temps de travail sur l’année, les heures travaillées au-delà de 1607 heures sont rémunérées au titre des heures supplémentaires.

Comment calculer les heures supplémentaires et complémentaires ?

Calculer les heures travaillées et celles considérées comme du temps de travail effectif permet de déterminer s’il faut ou non payer au salarié des heures supplémentaires et s’il faut les majorer.

Que sont les heures supplémentaires ?

Les 8 premières heures supplémentaires sont majorées à 25%, les heures suivantes sont majorées à 50%. Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut prévoir des taux de majoration inférieurs à ce que prévoit la loi dans la limite plancher de 10%.

En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif comme un arrêt de travail pour maladie par exemple, seule l’heure normale est rémunérée, il n’y a pas de majoration dans la limite du nombre d’heures d’absence.

À noter que les heures supplémentaires ne sont pas nécessairement payées au salarié, elles peuvent également être récupérées sous forme de repos compensateur de remplacement.

Que sont les heures complémentaires ?

Les heures des salariés à temps partiel effectuées au-delà de la durée mensuelle contractuelle sont rémunérées au titre des heures complémentaires. Contrairement aux heures supplémentaires, les heures complémentaires sont majorées à 10%. Au-delà de 10% et dans la limite de 1/3 de la durée contractuelle de travail, elles sont majorées à 25%. 

Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut prévoir une majoration de 10% jusqu’à 1/3 de la durée contractuelle de travail.

Illustration par un exemple :

Un salarié effectue sur une semaine les horaires suivants. Aucun accord sur les heures supplémentaires n’est applicable dans son entreprise :

• Lundi : 9h
• Mardi : 9h
• Mercredi : 9h
• Jeudi : 9h
• Vendredi : 9h
• Samedi : repos
• Dimanche : repos
• Total : 45h

Il bénéficie de 8 heures à 125% et de 2H à 150% soit 10 heures supplémentaires.

La semaine suivante, il prend un jour de congés payés.

• Lundi : 10h
• Mardi : 10h
• Mercredi : Congés payés
• Jeudi : 10h
• Vendredi : 10h
• Samedi : Repos
• Dimanche : Repos
• Total : 40h

L’absence pour congés payés correspondant à 7H n’étant pas considérée comme du temps de travail effectif, il bénéficie de 7 heures normales non majorées et de 5 heures supplémentaires à 125%.

Logiciel de gestion des temps : un outil pour gérer plus efficacement les heures travaillées

Le suivi et le calcul des heures travaillées peuvent être gérés par l’intermédiaire des logiciels de paie ou des logiciels de gestion des temps.

Saisie des heures travaillées en auto déclaration

Par l’intermédiaire d’un espace personnel sécurisé, le salarié peut auto-déclarer ses heures travaillées ainsi que ses absences.

Validation par le responsable hiérarchique

Les temps et activités auto-déclarés par le salarié sont ensuite validés par le responsable hiérarchique.

Calcul de la paie

Au moment du calcul de paie, les heures travaillées sont calculées et génèrent en paie les rubriques d’heures supplémentaires et alimentent les différents compteurs qui peuvent être alors contrôlés par le gestionnaire de paie.

Ce mode de fonctionnement permet de justifier des heures effectuées par les salariés en cas de contrôle et dans la mesure où les heures sont auto-déclarées par le salarié, diminue le risque de litige entre ce dernier et l’employeur. L’auto déclaration des salariés procure également un gain de temps non négligeable pour le gestionnaire de paie qui n’a plus à saisir les éléments de salaire liés aux heures travaillées.

Facilitez le calcul des heures travaillées de vos salariés grâce au logiciel GTA Kelio. Par badgeage ou par l'intermédiaire d'un espace personnel sécurisé permettant au salarié d'auto-déclarer ses heures travaillées et ses absences, la gestion du temps de travail n'aura jamais été aussi simple !

Je souhaite faciliter le calcul des heures travaillées