Heures supplémentaires : l'essentiel à connaitre

Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ?

En principe, une heure de travail accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire de 35 heures (ou au-delà d'une durée fixée par une convention collective) est considérée comme une heure supplémentaire (2).

Cependant, toutes les heures répondant à cette définition ne sont pas automatiquement qualifiées d'heures supplémentaires en pratique. La jurisprudence a clarifié cette question en se prononçant sur des aspects tels que le contrôle et la demande explicite ou implicite de l'employeur.

Qui peut faire des heures supplémentaires ?

La possibilité pour un employé de réaliser des heures supplémentaires dépend souvent de son statut professionnel et des besoins spécifiques de son entreprise. Voici quelques directives générales concernant les différentes catégories de salariés :

• Cas général : en règle générale, un salarié peut être amené à effectuer des heures supplémentaires sur demande de son employeur lorsque cela est nécessaire pour répondre aux besoins de l'entreprise.
• Cadre dirigeant : les cadres dirigeants ne sont pas soumis aux règles sur les heures supplémentaires. Leur statut leur permet de gérer leur temps de travail de manière autonome, sans limitation horaire fixe.
• Salarié en forfait annuel en jours : les salariés travaillant en forfait annuel en jours ne sont pas concernés par les heures supplémentaires régies par la durée légale du travail. Leur régime de travail est basé sur un nombre de jours travaillés par an plutôt que sur un nombre d'heures par semaine.

Comment calculer les heures supplémentaires ?

Le calcul des heures supplémentaires se fait généralement sur une base hebdomadaire. Il est important de noter que si la durée collective de travail prévue par une convention est inférieure à 35 heures par semaine, les heures supplémentaires ne sont comptabilisées qu'au-delà de la 35e heure de travail hebdomadaire, sauf si des dispositions légales ou conventionnelles prévoient autrement. Ainsi, les heures effectuées au-delà de la durée conventionnelle et jusqu'à 35 heures par semaine ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires.

En l'absence de dispositions conventionnelles spécifiques, la semaine de travail commence à 0 heure le lundi et se termine à 24 heures le dimanche. Il est à noter qu'une convention collective d'entreprise ou d'établissement (ou à défaut une convention ou un accord de branche) peut fixer une période de 7 jours consécutifs pour déterminer la semaine de travail.

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Les seuils à ne pas dépasser pour un salarié à temps partiel

Pour commencer, le total des heures travaillées ne doit jamais atteindre 35 heures (sauf à requalifier le contrat en temps plein). Le volume d’heures complémentaires autorisé est également limité à 1/3 de la durée contractuelle si un accord collectif le permet. Enfin, le refus d’effectuer des heures complémentaires est possible si le salarié n’est pas prévenu au moins 3 jours à l’avance, ou en cas de dépassements répétés non prévus par le contrat ou la convention.

Qui décide de l'accomplissement des heures supplémentaires ?

À la demande de l'employeur

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande de l'employeur, que cette demande soit écrite ou orale. En principe, le salarié ne peut pas refuser d'effectuer des heures supplémentaires demandées par l'employeur. Cependant, le salarié ne peut pas être sanctionné s'il refuse exceptionnellement d'effectuer des heures supplémentaires demandées par l'employeur parce qu'il n'a pas été prévenu suffisamment tôt.

À la demande du salarié

Le salarié ne peut pas prétendre au paiement d'heures supplémentaires si celles-ci n'ont pas été demandées par l'employeur. Toutefois, les heures supplémentaires sont dues si leur réalisation a été rendue nécessaire par les tâches qui ont été confiées au salarié. Dans ce cas, le paiement des heures supplémentaires ne peut pas dépendre du respect par le salarié d'une procédure d'accord préalable de l'employeur.

L'accord de l'employeur peut donc être implicite. Par exemple, l'employeur donne son accord implicite lorsqu'il valide la réalisation d'heures supplémentaires enregistrées par le salarié dans le logiciel de pointage.

Voici un exemple : l’employeur est informé par le salarié qu'il doit faire face à un surcroît d'activité. En ne s'y opposant pas, il valide implicitement l'exécution d'heures supplémentaires.

Avant d'évaluer les majorations applicables, contrôlez précisément la durée totale de travail réalisée sur la période. Utilisez le calculateur interactif ci-après pour déterminer votre volume horaire en quelques clics.

Le salarié peut-il refuser de faire des heures supplémentaires ?

En principe, le salarié ne peut pas refuser de rester travailler plus longtemps lorsque l'employeur lui demande d'effectuer des heures supplémentaires. Cependant, il existe des situations où le salarié est en droit de refuser d'effectuer des heures supplémentaires, notamment en cas d'abus de droit de la part de l'employeur.

Ces situations incluent :

• l'absence de préavis suffisant donné par l'employeur. Bien que la loi n'impose pas de délai minimal, celui-ci ne doit pas être excessivement court ;
• une imposition systématique des heures supplémentaires le samedi par l'employeur ;
• les heures supplémentaires ne répondent pas aux besoins organisationnels ou aux impératifs de l'entreprise ;
• la non-attribution par l'employeur d'un repos compensateur pour les heures supplémentaires précédemment effectuées (10).

Attention ! Recourir systématiquement aux heures supplémentaires peut être considéré comme une modification unilatérale du contrat de travail du salarié.

Temps de travail supplémentaire : quelle compensation ?

Le contingent d’heures supplémentaires

Un contingent annuel d'heures supplémentaires est défini par convention ou accord collectif d’entreprise ou d’établissement. En l'absence d'un tel accord, la loi fixe ce contingent à 220 heures par an et par salarié, ouvrant droit à un repos compensateur.

Si l’employeur dépasse ce contingent, il doit respecter les obligations suivantes :

• consulter les représentants du personnel avant de dépasser le contingent d'heures supplémentaires ;
• accorder une contrepartie obligatoire en repos (COR) pour chaque heure supplémentaire effectuée.

La majoration des heures supplémentaires

Les taux de majoration des heures supplémentaires sont déterminés par accord d’entreprise en vertu de la loi Travail, ce qui prévaut sur les accords de branche. À défaut d'accord d'entreprise, les taux légaux sont fixés comme suit :

• 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires (de la 36e à la 43e heure) ;
• 50 % pour les heures suivantes (de la 44e à la 48e heure).

Les heures supplémentaires doivent être rémunérées avec le salaire du mois correspondant.

Le repos compensateur

Une convention collective ou un accord peut prévoir que la rémunération des heures supplémentaires soit partiellement ou totalement remplacée par un repos compensateur équivalent. En l'absence de délégué syndical dans l'entreprise, l'employeur peut mettre en place ce repos compensateur, sauf opposition des Instances Représentatives du Personnel (IRP). 

Ce "repos de remplacement" est calculé comme suit :

• pour les heures majorées à 25 %, la contrepartie est de 1 heure 15 de repos ;
• pour les heures majorées à 50 %, la contrepartie est de 1 heure 30 de repos.

Le repos compensateur représente une alternative à la majoration financière des heures supplémentaires, permettant aux entreprises de réaliser des économies significatives.

Et concernant le forfait jours et le forfait heures ?

Le forfait jours : pas d’heures supplémentaires classiques

Les salariés qui travaillent sous un forfait en jours ou en heures bénéficient d’un cadre spécifique qui peut exclure (ou modifier) les règles habituelles liées à la durée légale du travail. 

Ainsi, les salariés en forfait jours ne sont pas soumis à la durée hebdomadaire légale de 35 heures. Leur temps de travail est défini en nombre de jours travaillés par an (généralement 218 jours maximum). Les heures supplémentaires ne s’appliquent donc pas au sens classique puisqu’on ne mesure pas leur temps de travail en heures.

Attention, cela ne signifie pas pour autant qu’aucun contrôle n’existe ! L’employeur doit veiller à ce que la charge de travail soit raisonnable et que les temps de repos soient respectés. En cas d’abus ou de dépassements non contrôlés, la convention de forfait peut être remise en cause.

Les forfaits heures sur la semaine ou le mois

Le forfait peut aussi être établi en heures, sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Dans ce cas, les heures réalisées au-delà du forfait sont bien considérées comme des heures supplémentaires, avec les majorations habituelles (25 % puis 50 % en l’absence d’accord).

Par exemple : un salarié au forfait de 39 heures par semaine verra ses 4 heures au-delà de 35 considérées comme intégrées dans son forfait. Toute heure au-delà de 39 sera supplémentaire et majorée.

Quels droits en cas de dépassement des temps de travail prévus ?

Si la charge de travail est trop importante ou si le salarié travaille régulièrement au-delà des bornes du forfait, il peut alerter son employeur, demander un réajustement ou une régulation du temps de travail. Quant à l’employeur, il doit organiser un entretien annuel sur la charge de travail. En cas de litige, un juge peut invalider le forfait si les conditions de suivi et de contrôle ne sont pas respectées.

Quelle incidence s’il y a un jour férié ou des jours de congés ?

En l'absence de dispositions conventionnelles ou usages contraires, les heures non effectuées du fait d'un jour férié ou d'un jour de congé ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires.

Cela signifie que si un salarié est absent une partie de la semaine en raison d'un jour férié ou de congés, et qu'il a travaillé plus de 35 heures dans cette semaine (la durée légale hebdomadaire du travail), ces heures au-delà de 35 heures ne seront pas considérées comme des heures supplémentaires. Elles seront payées au taux normal.

Le suivi des heures supplémentaires : petit point sur vos obligations

En pratique, chaque heure effectuée au-delà du temps contractuel doit pouvoir être justifiée, validée et tracée. Pour cela, plusieurs outils sont possibles : badgeuse, logiciel de gestion des temps, planning signé, tableau Excel validé par le manager, etc. L’essentiel, c’est que l’information soit consultable et partagée.

Pourquoi est-ce si important ? Parce qu’en cas de contrôle URSSAF ou de contestation par un salarié, c’est l’employeur qui doit prouver que les heures ont bien été réalisées et rémunérées ! Sans preuve, il s’expose à des redressements ou à des rappels de salaire.