Absence injustifiée du salarié : comment procéder ?

Rappel : qu’est-ce qu’une absence injustifiée ?

Un salarié est en absence injustifiée dès lors qu'il ne se présente pas à son poste, sans avoir obtenu d'autorisation préalable et sans fournir de justificatif valable dans les délais. En d'autres termes : ni accord de votre part, ni document à l'appui.

Attention cependant : certaines situations vous interdisent de qualifier une absence d'injustifiée, même si votre salarié ne vous a rien demandé. C'est le cas lorsqu'il :

• exerce son droit de retrait face à un danger grave et imminent ;
• participe à un mouvement de grève légal ;
• est victime d'un accident du travail ou de trajet ;
• fait face à un événement familial urgent (décès d'un proche, par exemple).

Dans ces situations, l'absence de votre salarié est protégée par la loi : toute sanction fondée sur ces motifs serait juridiquement contestable.

Que faire en cas d'absence injustifiée d'un salarié ?

Vérifiez que l'absence est réellement injustifiée

Un salarié absent sans signe de vie ne signifie pas nécessairement qu'il est en faute. Avant d'envisager la moindre sanction, accordez-lui le bénéfice du doute et cherchez à comprendre la situation.

Un congé validé par un manager mais mal transmis, un arrêt maladie en cours d'acheminement, un accident survenu la veille… autant de situations qui peuvent expliquer une absence sans que le salarié ait commis de manquement ! Les délais légaux de transmission sont d'ailleurs explicites sur ce point :

• 48 heures pour transmettre un arrêt maladie ;
• 24 heures pour déclarer un accident du travail ou de trajet.

Ce n'est qu'à l'expiration de ces délais, sans justificatif reçu, que vous pouvez envisager de qualifier l'absence d'injustifiée.

Même à ce stade, gardez en tête que derrière une absence se cachent parfois des difficultés personnelles, un problème de santé non déclaré, ou des conditions de travail dégradées.

Adressez une mise en demeure

Une fois l'absence confirmée comme injustifiée, vous devez donner au salarié l'occasion formelle de s'expliquer. Cela passe par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception, dans laquelle vous :

• exposez les manquements constatés ;
• demandez au salarié de justifier son absence ;
• l'informez qu'une sanction est envisageable à défaut de réponse.

En pratique, cet envoi intervient généralement entre le 3ᵉ et le 5ᵉ jour d'absence, pour laisser au salarié le temps de réagir. Sans réponse, une seconde mise en demeure peut être adressée, ce qui consolide votre dossier en cas de procédure ultérieure.

Analysez la réponse et décidez de la suite

Trois scénarios sont possibles après l'envoi de votre courrier :

• Le salarié fournit un justificatif valable : l'absence est régularisée, aucune sanction n'est possible.
• Le justificatif est incomplet ou ne couvre pas toute la période : la situation reste partiellement injustifiée et devra être traitée en conséquence.
• Le salarié ne répond pas : ce silence vient renforcer le dossier disciplinaire que vous constituez.

Dans tous les cas, votre réponse doit rester proportionnée aux faits et conforme au cadre légal.

Quand une sanction est-elle possible ?

Avant d'envisager la moindre sanction, vous devez laisser au salarié le temps de se manifester. Un salarié silencieux n'est pas nécessairement un salarié fautif : il peut être dans l'incapacité de vous contacter ou simplement en retard dans la transmission de son justificatif.

La règle de base est la suivante : attendez au minimum 48 heures avant d'agir. Ensuite, selon la façon dont la situation évolue, voici ce que vous pouvez faire :

• Le justificatif arrive tardivement, mais avant votre mise en demeure : le salarié a transmis son document après les 48 heures, mais vous n'avez pas encore agi. Vous pouvez envisager une sanction légère (avertissement ou blâme) pour le retard de transmission.
• Le justificatif arrive après votre mise en demeure : le salarié a attendu votre courrier pour réagir. La sanction peut être plus significative (avertissement ou mise à pied disciplinaire).
• Le salarié ne répond pas à votre première mise en demeure : envoyez une seconde mise en demeure. Ce double envoi renforce votre dossier et démontre votre bonne foi dans la démarche.
• Le salarié reste silencieux après la seconde mise en demeure : l'absence est désormais pleinement injustifiée. Vous pouvez alors envisager un licenciement pour faute grave en CDI ou une rupture anticipée du CDD pour faute grave.

Attention : si le salarié ne justifie pas son absence et ne reprend pas le travail, vous n'êtes pas pour autant en présence d'une démission automatique. Cette situation relève de l'abandon de poste, qui obéit à des règles spécifiques et à une procédure distincte.

Calculer une retenue sur salaire pour absence injustifiée

La méthode à appliquer : l'horaire réel

Lorsqu'un salarié est absent sans justificatifs d'absence, vous êtes en droit de ne pas rémunérer les heures non travaillées. Et la Cour de cassation est claire sur ce point : la retenue doit être strictement proportionnelle à la durée réelle de l'absence.

La formule à retenir est la suivante :

• Salaire mensuel ÷ nombre d'heures contractuelles du mois = taux horaire
• Taux horaire × nombre d'heures d'absence = montant de la retenue

La méthode du 1/30ᵉ est à proscrire : elle consiste à diviser le salaire par 30, quelle que soit la durée réelle du mois travaillé. En cas de contentieux, elle expose l'employeur à une requalification, car elle ne reflète pas fidèlement le temps d'absence effectif.

Sur quels éléments de salaire la retenue s'applique-t-elle ?

La retenue porte sur le salaire de base et les éléments de rémunération directement liés au temps de présence. En revanche, elle ne s'applique pas aux éléments calculés sur une base annuelle, comme le 13ᵉ mois ou certaines primes d'ancienneté.

À noter que la retenue sur salaire n'est pas une sanction disciplinaire : c'est simplement la conséquence logique d'un travail non fourni. Cela signifie que vous pouvez, en parallèle, engager une procédure disciplinaire pour les mêmes faits : les deux démarches sont indépendantes. Dans tous les cas, vous devez être en mesure de justifier précisément votre calcul, heure par heure, en cas de contestation.

Cas particulier de l'apprenti : la retenue reste possible au prorata des heures d'absence, mais elle ne doit en aucun cas faire descendre la rémunération en dessous du minimum légal applicable à l'apprenti, selon son âge et son année de formation.

Comment mieux gérer les absences injustifiées ?

La meilleure façon de gérer les absences injustifiées, c'est encore de les anticiper ! Dans la grande majorité des cas, ces situations résultent d'un manque de clarté sur les procédures, d'une communication insuffisante ou simplement d'un salarié qui ne sait pas vers qui se tourner.

Voici quelques bonnes pratiques pour limiter considérablement ces frictions :

• définir un processus de signalement simple et accessible, que chaque salarié connaît et peut actionner facilement ;
• communiquer les règles dès l'intégration, sans attendre qu'un problème survienne ;
• identifier clairement les interlocuteurs RH pour que le salarié sache à qui s'adresser en cas de difficulté.

Au-delà des bonnes pratiques, la digitalisation de la gestion des absences change véritablement la donne. Avec un outil comme Kelio, vous pouvez centraliser toutes les demandes et justificatifs en un seul endroit, tracer chaque absence (de la demande à la validation) et recevoir un suivi automatique des anomalies de votre équipe notamment en cas d'absence d'un justificatif pour une absence injustifiée ou un évènement familial. Vous pouvez même accéder à nos solutions complémentaires, par exemple l'utilisation de la pointeuse, pour mieux suivre les heures de présence et d'absence de vos salariés !