Justificatif d’absence : quelles obligations ?

Que dit la loi en matière d’absences ?

En droit du travail, la présence du salarié sur son lieu de travail est une obligation contractuelle. En cas d'absence et quelle qu’en soit la raison (maladie, situation familiale, imprévu), le salarié doit impérativement prévenir son employeur et justifier son absence dans les délais requis.

Une absence est dite justifiée si :

• Elle a été autorisée à l’avance (congés payés, RTT, etc.) ;
• Si le salarié fournit un justificatif valable (arrêt de travail, certificat médical…).

À l’inverse, si aucun justificatif d’absence n’est transmis ou si le délai n’est pas respecté, l’absence est considérée comme injustifiée : elle peut alors mener à une sanction disciplinaire, proportionnée à la situation.

Quels sont les justificatifs d’absence acceptés ?

Absence pour problème de santé

Si un salarié est en arrêt maladie ou victime d’un accident du travail, il doit fournir un arrêt de travail délivré par un médecin dans un délai de 48 heures. Ce document mentionne la durée de l'arrêt, mais jamais la nature exacte du problème de santé (confidentialité oblige).

Lorsqu’un salarié s’absente pour s’occuper d’un proche malade, il devra fournir un certificat médical confirmant l’état de santé de ce dernier et justifiant son besoin d’assistance. Depuis le 1er juillet 2025, les arrêts de travail papier doivent obligatoirement être transmis via un nouveau modèle sécurisé. Ce formulaire Cerfa intègre plusieurs dispositifs anti-fraude (papier spécial, encre magnétique, hologramme).

Absence pour évènements familiaux

Certains événements personnels ouvrent droit à des jours d’absence autorisée. Pour en bénéficier, le salarié doit fournir un justificatif d’absence adapté : acte de naissance, de décès, de mariage, certificat médical, etc.

Voici les durées prévues par la loi, en sachant qu’elles peuvent être étendues par accord d’entreprise, mais jamais réduites :

• Mariage ou Pacs du salarié : 4 jours.
• Mariage d’un enfant : 1 jour.
• Naissance ou adoption : 3 jours.
• Décès d’un proche (parents, frère, sœur, conjoint, beaux-parents) : 3 jours.
• Décès d’un enfant : 12 à 14 jours + 8 jours de congé de deuil.
• Décès d’un jeune à charge (< 25 ans) : 14 jours + congé de deuil de 8 jours.
• Annonce d’un handicap, cancer ou maladie grave chez un enfant : 5 jours

Absence pour un congé maternité ou paternité

Lorsqu’une salariée prévoit un congé maternité, elle doit informer son employeur en lui transmettant un certificat médical précisant la grossesse et les dates exactes du congé. Ce congé dure en principe 16 semaines et passe à 26 semaines à partir du 3e enfant.

Du côté des jeunes pères, le congé paternité est conditionné à la remise d’un justificatif officiel, au choix :

• L’acte de naissance de l’enfant
• Le livret de famille mis à jour
• L’acte de reconnaissance anticipée
• En cas de naissance sans vie, un acte d’enfant sans vie accompagné d’un certificat médical

Absence pour formation professionnelle

Quand la formation est organisée par l’entreprise elle-même (plan de développement des compétences, CPF interne), aucun justificatif d’absence n’est nécessaire. En revanche, si le salarié suit une formation en dehors du cadre de l’entreprise (CPF autonome, CIF, etc.), il doit fournir une attestation de l’organisme de formation mentionnant les dates et horaires concernés.

Absence pour grève des transports

Si un salarié est empêché de se rendre au travail à cause d’une grève, l’entreprise peut exiger une attestation délivrée par l’opérateur de transport (SNCF, RATP, etc.).

Absence pour catastrophe naturelle

Quand une catastrophe naturelle empêche un salarié d’accéder à son lieu de travail, l’absence peut être reconnue comme un cas de force majeure. Il doit alors présenter des preuves concrètes : photos, article de presse local, attestation d’un service de secours ou d’un transporteur. Actuellement, un congé exceptionnel de 20 jours peut être demandé pour venir en aide à des proches sinistrés. 

Absence pour convocations officielles

Si un salarié est convoqué à une audience ou à une obligation civique (juré d’assises, témoin, jury d’examen), il doit fournir une copie de la convocation. 

Sous quel délai faut-il envoyer son justificatif d’absence ?

Dès qu’un salarié ne peut pas se présenter au travail, il doit informer son employeur le plus rapidement possible, idéalement dans un délai de 48 heures. Cette information peut être transmise par n’importe quel moyen (appel, message, mail).

Dans ce même délai, il est également tenu de fournir un justificatif d’absence : ce document officialise l’absence et permet à l’entreprise de la comptabiliser correctement. Sans retour dans les temps, l’absence peut être considérée comme injustifiée.

Un salarié n’a pas justifié son absence : que faire ?

Étape 1 : Vérifier avant de réagir

Avant toute démarche formelle, il est important de s’assurer que l’absence n’a pas déjà été signalée autrement. Faites un rapide point avec le manager ou un contact direct du salarié pour lever le doute : arrêt de travail oublié, mail non reçu, souci de communication, etc.

Étape 2 : Envoyer une mise en demeure

Si aucun justificatif d’absence n’a été fourni dans les 48 heures (ou dans le délai prévu par votre convention collective), l’employeur peut adresser une mise en demeure. Cette lettre, envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre signature, rappelle au salarié son obligation de justifier son absence et l’informe des risques encourus.

Elle doit contenir :

• Les coordonnées complètes des deux parties
• Les dates précises de l’absence
• Le délai accordé pour reprendre contact (minimum 15 jours)
• La date et le lieu de rédaction

Si le salarié ne répond pas, une deuxième relance est possible, toujours dans un délai de 2 mois après le début de l’absence.

Étape 3 : Envisager une sanction

Sans justificatif, l’absence est considérée comme injustifiée : elle n’est donc pas rémunérée et peut justifier une sanction disciplinaire, allant de l’avertissement au licenciement pour faute (en fonction de la fréquence et du contexte).

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