Qu’est-ce qu’un ATS ? L’outil de recrutement incontournable

Définition de l’ATS (Applicant Tracking System)

Concrètement, quelle est la définition d’un ATS ? En français, cela signifie “Système de suivi des candidats”. Mais cette définition très littérale est légèrement réductrice, car il s’agit d’un dispositif plus complet. En effet, il ne se limite pas seulement au suivi des candidats, mais bien à la gestion plus globale du recrutement, du sourcing à l’embauche. Il s’agit d’un outil capable d’automatiser des tâches simples mais chronophages pour les RH, tout en préservant  l'aspect humain du processus de recrutement, cher aux ressources humaines. 

Grâce à sa facilité de prise en main et de mise en place, l’ATS s’est ainsi largement démocratisé au cours des dernières années. Si bien qu’en 2024, 80% des recruteurs ont un ATS ou envisagent d’en avoir un, selon HelloWork.

Utilisation d’un ATS pour le recrutement

L'ATS est un allié indispensable pour un recrutement efficace, car il accompagne les RH de la recherche des candidats jusqu'au traitement des candidatures. Ce type de logiciel est indispensable pendant tout le processus d’embauche : de la réception des CV jusqu’à la sélection du profil final, en passant par votre campagne de recrutement.

Il offre différentes fonctionnalités, notamment :

•  la formalisation des demandes de recrutement des managers, 
• le sourcing; 
• la diffusion des offres d'emploi que ce soit sur les jobboards ou les réseaux sociaux;
•  la réception des candidatures;
• le traitement de celles-ci (refus, entretien, validation);
• l'évaluation des profils;
• la gestion du vivier de candidats… 

C’est également un moyen efficace d’améliorer l'expérience candidat. En plus d'aider les entreprises dans leurs embauches, l'ATS permet de gagner du temps et de l'argent. Il est généralement rentable pour les organisations qui recrutent au moins 20 personnes par an. 

Découvrez comment mesurer le retour sur investissement de votre ATS.

ATS vs CRM recrutement : quelles différences ?

Deux outils complémentaires pour deux objectifs distincts

L’ATS est avant tout conçu pour gérer le processus de recrutement en tant que tel : de la diffusion des offres d’emploi jusqu’à l’intégration des candidats sélectionnés. Il permet de centraliser, trier, suivre et évaluer les candidatures de manière structurée et conforme au RGPD. Son rôle est donc opérationnel : il optimise l’ensemble du tunnel de recrutement.

Le CRM (Candidate Relationship Management) recrutement, quant à lui, va plus loin dans la dimension relationnelle. Il s’adresse aux talents qui ne postulent pas encore : anciens candidats, contacts rencontrés sur un salon, profils repérés sur LinkedIn, etc. L’objectif ici est de nourrir une relation dans la durée grâce à des campagnes d’e-mailing, des newsletters, des événements ou des contenus RH. On parle alors de marketing de la candidature.

Si vous réalisez moins de 15 à 20 recrutements par an, un bon ATS suffit généralement à structurer efficacement vos embauches. En revanche, si vous avez une volumétrie importante, une forte marque employeur à développer ou des enjeux de sourcing récurrents, le CRM recrutement peut devenir indispensable. Il vous permet de capitaliser sur chaque interaction avec un talent, même si l’opportunité n’est pas immédiate.

Pourquoi utiliser un ATS en RH est-il pertinent ?

Les logiciels de gestion des candidatures offrent de nombreux avantages pour le recrutement, tels que le gain de temps, la centralisation des données, le suivi des performances et l'amélioration de la réputation de l’entreprise… Faisons le point sur ces caractéristiques : 

 Centraliser les demandes d’emplois

L'ATS rassemble toutes les candidatures reçues lors de votre campagne de recrutement sur une plateforme conforme au RGPD, réduisant ainsi les risques de passer à côté du talent idéal.

Gagner un temps précieux grâce à votre logiciel ATS de recrutement

En automatisant les tâches énergivores, l'ATS permet de consacrer plus de temps à l'étude des CV pertinents. Avec ce type de logiciel, vous pouvez notamment diffuser automatiquement vos annonces sur des dizaines de jobboards, valider ou refuser des postulants en masse, envoyer automatiquement des mails de refus pré-rédigés, etc. 

Analyser vos performances de recrutement

Grâce au tableau de bord fourni par l'ATS, vous pouvez en un coup d'œil obtenir les indicateurs clés de vos recrutements , permettant ainsi d'identifier les éléments à améliorer.

Valoriser votre marque employeur

En créant un processus de candidature ludique et un site carrière personnalisé,  l'ATS contribue à renforcer  l'image de votre marque. L'objectif est d'accroître la satisfaction des candidats afin qu'ils vous recommandent.

Optimiser vos recrutements 

En impliquant vos équipes à chaque étape du recrutement, vous gagnez du temps et favorisez leur engagement. Cela permet également de limiter les mauvais recrutements.

Qui peut utiliser un logiciel ATS de recrutement ? 

Tous les secteurs d'activité peuvent se servir d'un ATS, en particulier les secteurs à fort turn-over et/ou pénuriques. Ces outils sont principalement utilisés par les professionnels RH et les managers impliqués dans les processus de recrutement. Selon les besoins de l'entreprise, le nombre de personnes impliquées et les autorisations d'accès peuvent varier.

Logiciel de gestion des recrutements : comment ça fonctionne ?

Pour bien comprendre le fonctionnement d'un ATS, il est important de savoir qu'il peut être sous la forme de “SaaS” ou "On premise".

L’ATS SaaS (Software as a Service)

Avec cette option, la plateforme peut être accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Les points positifs de cette solution résident dans sa flexibilité, sa sécurité et son prix tout compris. Il est possible de se connecter à l'ATS depuis n'importe quel outil disposant d'accès valides, sans se soucier du stockage des données, qui sont généralement stockées sur le cloud, ni des frais de maintenance ou d'installation.  

L’ATS « On premise » 

Il s'agit d'une installation directe sur votre ordinateur. Bien qu'il soit de moins en moins utilisé, il offre l'avantage de l'autonomie en permettant de gérer le stockage et la localisation des données, sans nécessiter de connexion Internet.

Mesurer l’efficacité de son Applicant Tracking System : les bons KPIs à suivre

Taux de transformation : du candidat au collaborateur

Le taux de transformation est l’un des KPIs les plus parlants : combien de candidats deviennent effectivement des recrues ? Ce taux de conversion, mesuré à chaque étape du tunnel (entretien, test, offre, signature), sert à identifier les points de friction dans votre parcours de recrutement. Ainsi, un taux de transformation faible peut signaler un décalage entre vos offres et les attentes du marché, ou encore une expérience candidat à optimiser.

Exemple : Sur une campagne de recrutement pour des techniciens de maintenance, vous avez reçu 120 candidatures. Parmi elles :

• 40 ont été sélectionnées pour un premier entretien
• 15 ont passé un test technique
• 8 ont reçu une proposition d’embauche
• 5 ont été recrutées.

Taux de transformation global : 5 recrutés / 120 candidatures = 4,2 %. C’est un taux relativement faible, qui peut vous alerter sur plusieurs points : l’offre d’emploi n’attire pas les bons profils ? Le processus est trop sélectif ou trop long ? L’image employeur ne donne pas envie de poursuivre ?

Délai moyen de recrutement

Le fameux "Time to Hire" (ou délai de recrutement) est un indicateur stratégique pour les RH. Vous pouvez ainsi mesurer le temps écoulé entre la publication de l’offre et l’arrivée effective du candidat dans l’entreprise. Et justement, un ATS performant vous aidera à réduire les délais en automatisant les tâches répétitives (sourcing, réponses, relances) et en accélérant la prise de décision grâce à des workflows fluides.

Exemple : Pour un poste de chargé(e) de communication, l’offre a été publiée le 10 septembre. Le contrat a été signé le 27 octobre. Le délai de recrutement est donc de 47 jours.

En suivant ce KPI sur plusieurs postes, vous remarquez que les délais explosent dès qu’un manager tarde à valider les candidatures, ou bien que certaines phases (entretien RH + entretien manager + test + entretien N+2) allongent inutilement le process.

Source des candidatures les plus efficaces

D’où viennent vos meilleurs talents ? Grâce à l’ATS, vous pouvez analyser les canaux les plus performants : jobboards, cooptation, site carrière, réseaux sociaux, cabinets, etc. Il devient alors possible d’affiner vos investissements en fonction de la qualité (et non uniquement du volume) des candidatures générées. Votre budget recrutement est mieux maîtrisé et votre stratégie de sourcing plus ciblée.

Exemple : Pour un recrutement de développeurs fullstack, vous avez diffusé l’annonce sur :

• LinkedIn → 50 candidatures reçues → 2 embauches
• Indeed → 80 candidatures → 0 embauche
• Cooptation → 10 candidatures → 3 embauches

Taux de transformation par canal :

• LinkedIn : 4 %
• Indeed : 0 %
• Cooptation : 30 %

La cooptation semble clairement la source la plus qualitative, même si elle génère peu de volume. Vous pourriez alors renforcer cette stratégie en lançant une campagne de cooptation interne avec prime.

Quelles sont les caractéristiques d’un bon ATS pour les RH ?

Vous avez besoin de diminuer le délai de vos recrutements ? Vous voulez développer votre image de marque employeur pour attirer le meilleur profil ? Vous avez besoin de gagner du temps dans vos missions quotidiennes ? Un bon ATS est un système qui saura répondre à tous vos besoins en recrutement.

Les fonctionnalités d’un ATS efficace et performant

• La multi diffusion simultanée de vos offres d’emploi sur plusieurs jobboard ;
• Le traitement de masse de vos candidatures : changement de statut, tri, vivier de candidats, etc. ;
• L’automatisation des réponses à ces dernières avec la possibilité de les programmer ;
• Les publications d’offres d’emploi et un site carrière personnalisable ;
• Une candidature ludique et simple ;
• Une évaluation simple et facile ;
• Une gestion collaborative des campagnes permettant d’impliquer les équipes dans l’embauche.

Quelles sont les caractéristiques indispensables à un usage quotidien  ?

En plus des fonctionnalités essentielles présentées ci-dessus, votre logiciel doit aussi disposer de quelques caractéristiques indispensables à un usage quotidien :

• La simplicité : pour être utilisable par tous et permettre à chacun de travailler de façon collaborative, un ATS doit être facile à prendre en main. Assurez-vous aussi d’être accompagné dans l’installation et l’utilisation de l’outil.
• La fiabilité : les postulants comptent sur vous, et vous devez pouvoir compter sur votre ATS et pouvoir l’utiliser en toute sérénité.
• La flexibilité : un bon outil doit être adaptable et évolutif. Choisissez un ATF sur lequel vous pourrez ajouter des fonctionnalités en fonction de vos besoins et de votre savoir de recruteur.
• La conformité avec le RGPD.

Pour aller plus loin, apprenez à comprendre comment bien choisir son logiciel ATS .

L’intelligence artificielle au service du recrutement ?

Aujourd’hui, l’intelligence artificielle s’intègre de plus en plus aux outils ATS pour booster l’efficacité des recruteurs, sans pour autant remplacer leur jugement. Parmi les usages les plus répandus, le matching CV est l’un des plus puissants : l’IA analyse le contenu d’un CV et le compare automatiquement aux critères d’une offre d’emploi (compétences, expérience, champ lexical utilisé). Les candidatures les plus pertinentes remontent alors en priorité, ce qui fait gagner un temps précieux lors de la présélection.

Mais attention, l’IA ne fait pas tout ! Elle peut manquer de nuance ou écarter des profils atypiques qui auraient pourtant mérité d’être reçus en entretien. Un mot mal formulé ou une compétence mal libellée peut suffire à biaiser l’analyse. C’est là que l’intervention humaine reste indispensable : pour détecter les potentiels cachés, juger de la motivation ou apprécier un parcours non linéaire.

L’ATS enrichi par l’IA devient alors un allié augmentant les capacités du recruteur, mais jamais un substitut. Le bon équilibre entre intelligence artificielle et intelligence humaine, c’est ce qui permet ensuite de sécuriser les embauches sans compromettre la richesse de l’humain au cœur du processus.

Le logiciel ATS de recrutement de Kelio, quels avantages ? 

L’ATS proposé par Kelio est un outil à la fois simple d’utilisation, mais aussi capable de récolter et de traiter un gros volume de candidatures. C’est pourquoi il convient aux entreprises de toutes tailles.

L'objectif de Kelio est de faciliter la vie des recruteurs. Son ATS permet de diffuser rapidement des annonces sur plus de 30 plateformes d’emploi, de centraliser les candidatures grâce à la notion candidat, d’intégrer un outil de matching CV pour maximiser le tri des candidats de manière efficiente. L’accès à un tableau de bord ultra complet vous permet d’évaluer vos campagnes de recrutement mais aussi d’évaluer les talents reçus dans le but d'améliorer l'expérience candidat grâce à des fonctionnalités telles que la vidéo de présentation.

💡Chez Kelio, votre réussite est notre priorité. Grâce à notre équipe, nous vous guidons dans la mise en place du système et dans son usage. Vous disposez d’un interlocuteur dédié pour répondre à vos questions et vous aider à utiliser l’outil de façon optimale.

En résumé, un ATS est un outil essentiel pour mener à bien des campagnes de recrutement. Il permet de gagner un temps précieux, d'impliquer plus facilement les équipes dans le processus pour un maximum de transparence, d'analyser les performances de chaque campagne grâce aux données fournies par le logiciel et d'améliorer l'expérience candidat, tout en valorisant la marque employeur auprès des profils cibles.

Vous aussi, vous souhaitez gagner du temps grâce aux fonctionnalités poussées d’un logiciel ATS ? N’attendez plus, demandez votre démo gratuite !

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