Sessions de recrutement : les bonnes pratiques

Ces dernières sont de plus en plus à chercher à se démarquer en construisant des campagnes plus brèves, c'est-à-dire sur des périodes plus courtes et pour des actions précises. Le but de cette stratégie est de proposer une expérience inédite, qui attire les meilleurs candidats. C’est ainsi que les services RH cherchent plus que jamais à innover, la journée de recrutement étant l’une des dernières tendances. Alors, quelle est l’opportunité pour les entreprises de surfer sur cette nouvelle tendance RH ? Laissez-nous vous convaincre de l’importance des journées de recrutement pour vos futures campagnes. 

Qu’est-ce qu’une journée de recrutement ?

Les journées de recrutement, ou open days RH sont des événements dédiés au recrutement et organisés par le service RH d’une entreprise sur un ou plusieurs jours dans plusieurs villes de France (en fonction de la taille de la société). Ces dernières se différencient des traditionnels job dating. Pourquoi ? Parce que l’idée principale est de recevoir les candidats en groupe, dans votre entreprise, pour leur faire découvrir votre environnement de travail, et non pas seulement de les recevoir à la chaîne le temps d’un bref échange avant de repartir. Le but de cet événement est de recruter de manière originale, mais également d’offrir une toute nouvelle expérience aux candidats.

Il s’agit d’une stratégie RH de plus en plus prisée dans le secteur RH. Aujourd’hui le nombre d’offres et de sites carrière afflue, les entreprises cherchent donc un moyen efficace pour attirer les meilleurs talents. Nombreuses sont celles qui ont ce besoin d’innover pour se démarquer, mais surtout d’optimiser leurs recrutements. 

Journée de recrutement vs Job Dating : quelles différences concrètes ?

Le job dating, vous le connaissez. Le principe est simple : des candidats défilent les uns après les autres, chaque échange dure quelques minutes et les recruteurs doivent se forger une opinion sur un profil en un temps record. C'est rapide et pratique pour traiter un volume important de personnes à l'embauche, mais ce format laisse peu de place à la nuance. Il est difficile d'évaluer la personnalité d'un candidat, de percevoir ses soft skills ou d'apprécier sa capacité à s'intégrer dans une équipe en seulement cinq minutes de conversation.

La journée de recrutement, quant à elle, change complètement la donne. Ici, la durée est un atout en soi. En consacrant une journée entière à l'expérience candidat, l'entreprise se donne les moyens d'aller bien au-delà de la simple présentation de CV. Les candidats sont immergés dans l'environnement de travail, ils interagissent avec les équipes, participent à des exercices pratiques et découvrent concrètement les valeurs et la culture de l'entreprise. Le déroulement est pensé pour révéler des comportements authentiques, ceux qu'un entretien classique ne permet tout simplement pas d'observer.

Pour le recruteur, c'est aussi un processus d'entretien bien plus riche. Il peut évaluer plusieurs dimensions d'un même profil : les compétences techniques liées à l'emploi, bien sûr, mais aussi la personnalité, la posture professionnelle, la manière dont le candidat collabore avec les autres ou prend la parole en groupe.

Comment se déroule une journée de recrutement ?

Organiser une session de recrutement sur une journée complète a plusieurs avantages, que nous verrons plus bas, mais pour avoir un impact positif, cette dernière doit être correctement organisée. Quelles sont les étapes pour offrir une expérience marquante aux candidats ?

Proposer un temps d’accueil

L’accueil des candidats (préalablement inscrits à votre événement), sera la première étape pour faire bonne impression. Soigner ce moment, c’est soigner son image de marque employeur. Prenez cet accueil au sérieux en proposant un petit-déjeuner par exemple, cela permet aux participants d’évacuer leur éventuel stress. Profitez de ce temps informel pour échanger avec les participants.

Organiser des exercices en fonction de vos besoins

Quelles sont les compétences essentielles pour les postes à pourvoir dans vos équipes ? Quelles sont les aptitudes à évaluer chez les candidats ? Organiser des exercices est un bon moyen de mettre en évidence les compétences ou au contraire les lacunes de ces derniers, ce qui vous permet d’affiner votre sélection de profils pour l’après-midi. Vous pouvez par exemple prévoir : 

• Une épreuve de groupe, pour analyser la manière dont les candidats agissent en équipe.
• Un test écrit, si vous recherchez des compétences textuelles particulières.
• Des moments informels (visites, pauses, échanges…)

Couper la session avec un repas en groupe

Un repas à partager ensemble permet de clôturer la matinée, et de faire descendre la pression. Les exercices du matin vous permettront de faire une première sélection de profils que vous souhaiterez rencontrer l’après-midi en entretiens individuels. Le repas du midi sera alors l’occasion de remercier les personnes non sélectionnées pour l’après-midi, de s’être déplacées. 

Des entretiens individuels

Vous avez sélectionné plusieurs profils que vous souhaitez rencontrer individuellement pour en savoir plus sur leur parcours. Gardez en tête que ces candidats ont déjà donné de leur personne toute la matinée. Ce temps d’échange doit donc être moins formel qu’un job dating classique, tout en restant professionnel. Prenez le temps de questionner le talent sur son ressenti concernant la matinée, les feedbacks à chaud sont précieux.

Annoncer les résultats au terme de la journée de recrutement

Participer à une journée de recrutement est intense, alors annoncer les résultats de cette dernière avant le départ de vos candidats est une forme de politesse, qui sera appréciée. Après leur avoir fait un retour sur leurs compétences, vous pourrez proposer aux personnes sélectionnées de rencontrer leurs managers opérationnels par la suite. 

Poursuivre l’échange après la session 

Dans la logique de continuer à faire bonne impression, prenez le temps de recontacter tous les participants à votre journée de recrutement pour leur demander un feedback à froid. Cela vous permettra d’adapter votre démarche par la suite, mais également de garder un lien avec chaque personne. Gardez en tête que si ces dernières se sont inscrites pour passer une journée avec vous, c’est qu’elles sont intéressées par votre entreprise. 

En fonction de vos analyses, même si tous les profils ne correspondaient pas aux postes à pourvoir actuels, vous aurez tout intérêt à les intégrer dans votre vivier de candidats pour vos prochaines opportunités. 

3 conseils pour préparer efficacement une journée de recrutement en amont

1. Définir ses besoins et ses objectifs de recrutement

Avant même de penser à la logistique, il est indispensable de prendre le temps de se poser les bonnes questions :

• Pourquoi organisez-vous cet événement ?
• Quels postes cherchez-vous à pourvoir ?
• Quel profil de candidats souhaitez-vous attirer ?

Commencez par faire le point avec vos managers opérationnels : ce sont eux qui connaissent le mieux les besoins de leurs équipes, les compétences techniques attendues, mais aussi les soft skills qui feront la différence au quotidien. Cette étape collaborative est essentielle pour construire un événement cohérent et pertinent, aligné avec les réalités du terrain.

Ensuite, fixez-vous des objectifs clairs et mesurables. Combien de candidats souhaitez-vous recevoir lors de cette journée ? Combien de postes espérez-vous pourvoir à l'issue de l'événement ? Dans quel délai ? Ces indicateurs vous serviront non seulement à cadrer votre organisation, mais aussi à évaluer l'efficacité de votre campagne une fois celle-ci terminée.

Enfin, pensez à définir le budget alloué à cet événement. Une journée de recrutement représente un investissement, certes, mais un investissement rentable lorsqu'il est bien calibré. Location d'une salle, restauration, communication, outils digitaux… chaque poste de dépense doit être anticipé pour éviter les mauvaises surprises.

2. Choisir le bon format et le bon lieu pour votre Open Day

Une fois vos besoins clairement identifiés, vient la question du format. Et c'est là que la créativité entre en jeu ! Une journée de recrutement n'a pas de format figé : elle doit être pensée sur mesure, en fonction de votre secteur d'activité, de votre culture d'entreprise et du type de candidats que vous ciblez.

• Sur la durée : une journée complète reste le format le plus courant et le plus complet, comme nous l'avons vu précédemment. Mais certaines entreprises optent pour des formats plus courts, sur une demi-journée, ou au contraire plus longs, sur plusieurs jours, comme c'est le cas du Groupe M6 avec sa Semaine de l'Alternance. Tout dépend du volume de candidats attendus et de l'ambition de votre projet.
• Sur le contenu : les exercices proposés, les temps d'échange, les visites de locaux… tout doit être pensé pour refléter fidèlement votre environnement de travail. L'objectif est simple : permettre aux candidats de se projeter concrètement dans leur futur quotidien. Un candidat qui repart avec une image claire et positive de l'entreprise sera naturellement plus engagé dans la suite du processus.
• Sur le lieu : si vous en avez la possibilité, privilégiez vos propres locaux. Rien de mieux que d'accueillir vos futurs collaborateurs directement dans leur futur environnement de travail. Cela renforce l'authenticité de l'expérience et donne vie à votre marque employeur de manière bien plus impactante que n'importe quelle plaquette de présentation. Si vos locaux ne le permettent pas, optez pour un espace qui reflète vos valeurs : moderne, convivial, inspirant. Le lieu dit beaucoup de vous en tant qu'employeur.

3. Promouvoir votre événement sur les bons canaux de communication

Vous avez défini vos besoins, vous avez choisi votre format, votre lieu est réservé… Maintenant, il faut faire venir les candidats, et c'est là que beaucoup d'entreprises perdent le fil. Organiser un Open Day RH sans communication solide en amont, c'est un peu comme préparer un concert sans vendre de billets. L'événement peut être excellent, encore faut-il que les bonnes personnes soient au courant.

• Les jobboards et sites carrière restent des incontournables pour diffuser votre événement auprès d'un large public. Publiez une annonce dédiée qui explique clairement le déroulement de la journée, les postes concernés et les modalités d'inscription. Soyez précis, mais gardez un ton engageant qui donne envie de participer.
• Les réseaux sociaux professionnels, et en particulier LinkedIn, sont aujourd'hui des leviers extrêmement puissants pour toucher des profils qualifiés. Créez un événement dédié, partagez des contenus qui donnent un avant-goût de l'expérience collective qui attend les participants : témoignages de collaborateurs, coulisses de l'entreprise, présentation des équipes… L'idée est de susciter la curiosité et de créer de l'anticipation avant même le jour J.
• Les réseaux sociaux grand public comme Instagram ou TikTok, particulièrement efficaces si vous ciblez des profils juniors ou des étudiants. Une courte vidéo dynamique présentant votre entreprise et votre événement peut générer une visibilité bien supérieure à une simple annonce textuelle.
• La cooptation est également un canal à ne pas négliger. Vos collaborateurs actuels sont vos meilleurs ambassadeurs en collectif. Encouragez-les à partager l'événement dans leurs réseaux personnels et professionnels. Un candidat recommandé par un employé en poste arrive souvent avec un niveau de motivation et d'engagement plus élevé.

Enfin, pensez à la temporalité de votre communication. Il est conseillé de lancer votre campagne de promotion entre trois et six semaines avant l'événement, avec des relances régulières pour maintenir l'intérêt et booster les inscriptions. Plus vous anticipez, plus vous maximisez vos chances d'attirer le volume et la qualité de candidats souhaités.

Quels avantages pour les recruteurs ?

De nombreuses sociétés proposent désormais cette méthode de recrutement. Dans un secteur où les campagnes se multiplient, se démarquer est essentiel. Les open days RH sont donc de réelles opportunités sur le plan des ressources humaines pour les recruteurs, et cela, pour plusieurs raisons :

• Une visibilité améliorée : d’après une étude de RegionsJob, 83% des candidats font des recherches sur une entreprise en amont d’une candidature. L’identité de marque est essentielle pour qu’un talent ait envie de postuler chez vous. Avec l’organisation de journées de recrutement, vous paraissez investis dans la recherche de nouveaux talents. N’oubliez pas que ce type d’événement, avec sa durée plus courte, doit véhiculer une image plus forte que pour une campagne sur le long terme. Ils sont donc l’occasion de mettre en avant votre marque employeur, et cela, de manière plus prononcée qu’en temps normal ;
• Un recrutement collaboratif : recruter n’est pas seulement l’affaire des DRH ! Les managers s’impliquent dans le processus de recrutement de sorte à trouver le talent idéal pour travailler à leur côté. Dans cette optique de collaboration entre managers et RH, les Open Days permettent simplement de mobiliser les deux parties pour une journée. Les managers rencontrent les candidats, tandis que les RH, eux, veillent au bon déroulement de cet événement ;
• Un gain de temps et d’argent : organiser une campagne de recrutement demande du temps, mais également de l’argent. En concentrant votre campagne sur une seule journée, vous optimisez votre temps sur une période donnée. Vous économisez ainsi du temps, de l’argent, et vous vous assurez un bon retour sur investissement pour votre campagne.

Quels avantages pour les candidats ?

Pour les candidats, l’étape de la rencontre physique avec le recruteur est essentielle. Mais il peut également s’agir d’un facteur de stress. Quoi de mieux, que de les réunir le temps d’une même journée afin de leur faire vivre une expérience plus concrète et rassurante ?

• Faire vivre une expérience candidat innovante :  avec une session de recrutement de type open day RH, vous leur permettez de découvrir en direct vos locaux, et de rencontrer leur potentiel recruteur. L’idée est de permettre à ces candidats de mettre en avant leur profil, et cela, devant leur recruteur. Il peut s’agir d’un moyen plus efficace pour les talents de se rendre compte de l’image de l’entreprise et du poste pour lequel ils postulent;
• Un recrutement plus agréable : en invitant plusieurs candidats en même temps, vous favorisez une ambiance de rencontre et diminuez ainsi le facteur stress, qui peut être important lors d’un entretien d’embauche. C’est également l’occasion d’être proche de vos candidats. L’occasion de leur donner envie de venir jusqu’à vous et de poursuivre le processus de recrutement. Il est donc important de leur montrer toute votre attention.

S’organiser grâce à un logiciel ATS : la clé de la réussite
 

Nous l’avons vu, les journées de recrutement possèdent bien des avantages tant sur le plan recruteur que candidat. Mais lorsque l’on mise sur un processus plus court et intense, s’aider d’un logiciel ATS peut être un réel avantage. 

Les ATS (Applicant Tracking System) sont par exemple d’excellents assistants RH. Ils ont pour rôle d’aider les DRH dans les différentes phases de recrutement auxquelles ils peuvent être confrontés : suivi de campagnes, sourcing, processus de candidature, automatisation des tâches... 

Pour un événement comme un Open Day RH, l’utilisation d’un ATS vous fera gagner un temps précieux grâce à l’automatisation des tâches et les différentes données qu’il vous apportera. Le logiciel ATS proposé par Kelio offre une fonctionnalité dédiée à ce type d’événement, et de la flexibilité en fonction de la durée de celui-ci. 

Quelques exemples : 

L’utilisation de logiciel a déjà fait ses preuves. Prenons l’exemple de VINCI Energies et de son événement Young Talent Days. Cet événement annuel permet à l’entreprise de rencontrer et recruter leurs futurs stagiaires le temps d’une journée à Paris. Selon Delphine Demay, Chargée de développement de projet RH chez VINCI Energies, l’utilisation d’un ATS permet notamment “de s'accorder aux nouvelles attentes et démarches des étudiants” en termes de recrutement. L’idée ici, c’est donc d’atteindre de nouvelles générations de talents en s’adaptant à leurs pratiques. 

C’est notamment le cas du Groupe M6 qui chaque année dédie une semaine au recrutement de leurs alternants. Avec La Semaine de l’Alternance, le Groupe M6 dédie chaque journée à une thématique professionnelle et permet ainsi aux candidats de s’imprégner directement de l’identité et des valeurs de l’entreprise. La marque employeur se voit alors renforcée. Ainsi, recruteurs et managers s’impliquent en amont, pendant et après l’événement.

Pour les recruteurs, c’est également un outil qui permet de faciliter le suivi des campagnes. En moyenne, ces derniers passent 40% de temps en moins sur la sélection des candidats et peuvent suivre plus facilement les candidatures avant et après l’événement.

Aujourd’hui, la pertinence des journées de recrutement pour une entreprise n’est plus à prouver. Elles sont de plus en plus nombreuses à venir surfer sur cette nouvelle tendance, et cela, puisqu’elles ont su comprendre la pertinence de ce projet pour leur stratégie RH. Son efficacité, son gain de temps et d’argent, un parcours candidat dynamique : tout semble de votre côté pour recruter le candidat idéal. 

Alors, nous avons su vous convaincre de saisir cette opportunité ?