Recruter, former, faire évoluer : cela semble simple sur le papier. Mais sans une vision globale des compétences présentes dans l’entreprise (et de celles qui manquent), difficile de piloter efficacement les parcours et les équipes ! C’est là que le référentiel de compétences entre en scène : c’est un outil très concret pour faire le point sur les savoirs, les expertises métiers et les qualités humaines nécessaires à chaque fonction. Alors, à quoi sert-il vraiment et comment le construire ? Suivez le guide !
Définition du référentiel de compétences
Le référentiel de compétences regroupe, dans un seul document structuré, toutes les compétences indispensables pour exercer efficacement un métier.
Ce travail s’articule autour de 3 piliers :
- Les savoirs : les connaissances acquises grâce à la formation (initiale ou continue).
- Les savoir-faire : les compétences pratiques développées avec l’expérience.
- Les savoir-être : les qualités personnelles et relationnelles qui impactent la manière de travailler.
Le référentiel de compétences sert donc ensuite de cadre de référence pour avoir une vision précise du capital humain de l’entreprise. Vous pouvez identifier les compétences stratégiques, et donc repérer d’éventuels écarts entre les profils en place et vos besoins futurs. En tant que RH, vous êtes ensuite en mesure d’aligner les ressources avec les objectifs de développement de votre entreprise.
Référentiel de compétences et fiche de poste : quelle différence ?
Le référentiel de compétences et la fiche de poste sont deux outils RH complémentaires, mais ils ne désignent pas la même chose et ne répondent pas aux mêmes finalités. La fiche de poste est un document plus opérationnel, centré sur un poste en particulier. Elle précise des éléments très concrets comme :
- l’intitulé du poste, le statut, le volume horaire ;
- les liens hiérarchiques et fonctionnels (à qui le poste est rattaché, avec quels services il interagit) ;
- les missions principales, les tâches associées, les moyens mis à disposition ;
- et éventuellement les compétences attendues pour occuper le poste.
Autrement dit, la fiche de poste décrit une fonction dans son contexte, tandis que le référentiel de compétences identifie les savoirs et aptitudes nécessaires à la bonne exécution d’un ou plusieurs métiers.
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Pourquoi l’utiliser dans votre entreprise ?
Pour les RH : un véritable outil pour la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels
Mettre en place un référentiel de compétences, c’est avant tout se donner une vision claire de ce que chacun sait faire dans l’entreprise. Avec cette cartographie, vous pouvez enfin structurer une démarche GEPP concrète : voir où il manque des compétences et définir un plan d’actions réaliste pour combler ces lacunes.
Vous pouvez également regrouper les formations par compétences plutôt que par métier : c’est notamment très utile si vous souhaitez faire travailler les équipes ensemble ou encourager la polyvalence.
Pour finir, le référentiel devient ensuite un point d’appui solide pour vos entretiens annuels : il vous aide à évaluer un poste à partir de critères tangibles (savoirs, savoir-faire, savoir-être) et pas uniquement au ressenti. C’est un excellent guide pour identifier le bon profil lors d’un recrutement, accompagner une évolution professionnelle ou encore mettre en place une vraie mobilité interne.
Pour les salariés : un repère clair pour évoluer et se former
Les salariés peuvent aussi se servir du référentiel pour mieux comprendre ce qu’on attend vraiment de leur poste et quelles compétences seront utiles pour avancer. Grâce à ce support, chacun peut se situer facilement : repérer ses points forts, voir où il peut progresser et choisir des formations qui ont vraiment du sens pour son quotidien.
C’est aussi un vrai levier de mobilité interne : en visualisant les compétences communes entre différents métiers, les collaborateurs peuvent se projeter vers d’autres missions ou d’autres postes au sein de l’entreprise, le tout sans avoir l’impression de repartir de zéro ou de tout changer du jour au lendemain.
Comment construire un référentiel des compétences métiers ?
1. Clarifier l’objectif de votre référentiel
Avant de commencer, pourquoi vous souhaitez créer ce référentiel de compétences ? Cherchez-vous à mieux structurer vos parcours de formation ? À anticiper vos besoins en compétences ? À harmoniser les pratiques de vos managers ? Identifiez cet objectif dès le départ pour ne pas vous éparpiller.
Exemple : Une PME du BTP désire mieux identifier certaines compétences clés pour sécuriser ses recrutements et anticiper les départs à la retraite.
2. Définir le périmètre de votre projet
Il est inutile de vouloir couvrir toute votre entreprise d’un coup ! Choisissez d’abord une zone claire : un métier, une famille de postes ou un service. Votre démarche sera alors plus réaliste et plus opérationnelle.
Exemple : Commencez uniquement avec les postes de techniciens SAV avant d’élargir aux équipes commerciales.
3. Constituer une équipe projet solide
Réunissez des personnes qui connaissent réellement le terrain : RH, managers opérationnels, experts métier, etc. Ce sont eux qui vous donneront les informations les plus justes et les plus utiles.
Exemple : Pour le référentiel des chefs d’équipe, prenez un RH, 2 managers de terrain et un collaborateur senior reconnu pour son expertise.
4. Recenser toutes les compétences utiles
Vous devrez lister les connaissances, techniques, comportements et pratiques nécessaires à l’exercice de chaque métier. Pour cela, multipliez les sources : observation sur le terrain, ateliers, interviews, analyse des fiches de poste. Et surtout, formulez chaque compétence comme une action concrète, pas une notion floue.
Exemple : Pour un assistant administratif : "gérer des courriers entrants", "maîtriser un ERP", "accueillir un public varié avec diplomatie".
5. Définir les niveaux de maîtrise
Ensuite, déterminez différents degrés d’expertise pour évaluer objectivement où se situe un collaborateur. Créez une échelle simple qui distingue un profil débutant, autonome, confirmé ou expert. Voici un exemple de grille :
- Niveau 1 - Découverte : connaît les bases, mais a besoin d’un accompagnement.
- Niveau 2 - Autonomie : réalise la compétence sans supervision.
- Niveau 3 - Maîtrise : peut résoudre des situations complexes.
- Niveau 4 - Expertise : forme les autres et optimise les pratiques de manière proactive.
6. Structurer le référentiel final
Pour terminer, une fois la matière collectée, regroupez toutes les compétences par grands blocs (savoirs, savoir-faire, savoir-être). Rédigez ensuite une description claire pour chaque compétence et définissez les niveaux attendus selon le poste.
Exemple : Pour un poste de responsable logistique :
- Savoir : connaître les normes de sécurité et la réglementation transport (niveau 3 requis)
- Savoir-faire : piloter un inventaire complexe et analyser les écarts (niveau 3 requis)
- Savoir-être : gérer des situations tendues avec sang-froid (niveau 2 requis)
Kelio : votre logiciel de gestion des emplois et des compétences
Vous recherchez à structurer, suivre et valoriser les compétences de vos collaborateurs avec un outil RH complet ? Découvrez le module de gestion des emplois et des compétences de Kelio ! Il vous permet de créer un référentiel adapté à vos métiers et suivre la progression de chacun dans le temps.
Vous pouvez créer vos propres domaines de compétences (techniques, managériales, relationnelles) et les organiser selon la réalité de votre entreprise. Combiné au module Kelio Entretien, créez des échelles d’évaluation pertinentes (de débutant à expert par exemple), laissez vos collaborateurs s’auto-évaluer et comparez alors les résultats.
Kelio connecte également le référentiel à vos autres outils RH : entretiens, plan de formation, mobilité interne, etc. Vous êtes ainsi en mesure de piloter la montée en compétences de chacun et d’accompagner les évolutions professionnelles de vos équipes de manière proactive !
