Le contrôle de la paie constitue une étape cruciale dans le processus de gestion de la paie. Il ne s'agit pas uniquement d'une vérification finale avant envoi des virements et de la DSN, mais constitue un véritable levier stratégique et doit faire partie intégrante du processus de paie. Ainsi, un contrôle rigoureux permet d'éviter des erreurs coûteuses, de sécuriser les relations sociales et de fiabiliser les déclarations sociales.
Mais dans un univers aussi complexe que la paie, quels sont les éléments à contrôler ? Et comment procéder ?
Dans cet article, nous vous proposons de passer en revue les principaux éléments de la paie à contrôler avec des conseils pratiques pour sécuriser et optimiser vos contrôles de paie.
Pourquoi vérifier la paie est indispensable ?
Le contrôle de paie est incontournable dans le processus de gestion de la paie. Il assure la conformité des éléments versés aux salariés et des éléments déclarés aux organismes sociaux. Produire une paie erronée peut non seulement entraîner des conséquences financières lourdes, mais peut également impacter plus globalement l'organisation de l'entreprise.
Impact financier : Un risque de redressement URSSAF et de contentieux prud’homal
Une erreur sur un bulletin de paie, même minime, peut entraîner de lourdes conséquences financières pour l’entreprise. En cas de contrôle, l’URSSAF peut procéder à un redressement sur plusieurs années, avec des pénalités et des majorations.
De plus, en cas de litige sur des éléments de paie versés au salarié, l’employeur risque une condamnation prud'homale au titre de rappels sur salaires assortis éventuellement des dommages et intérêts en fonction du préjudice subi.
Ainsi, contrôler efficacement les paies permet d’anticiper et d’éviter ces risques juridiques et financiers.
Climat social : Prévenir l’insatisfaction et la perte de confiance
Des erreurs de paie récurrentes nuisent fortement au climat social. Elles provoquent chez les salariés un sentiment d’injustice et de frustration, qui peut rapidement se traduire par une baisse de motivation et une défiance envers la direction ou le service RH.
À plus grande échelle, ces erreurs peuvent également dégrader les relations avec les représentants du personnel : les réunions avec les IRP sont alors monopolisées par des réclamations liées à la paie, au détriment des autres sujets essentiels.
Fiabilité des données RH : Un impact sur la stratégie de l’entreprise
Une paie mal contrôlée engendre aussi des biais dans les tableaux de bord RH. Les données de masse salariale, d’absentéisme, de coûts salariaux ou encore de productivité sont alors altérées, ce qui fausse inévitablement les décisions stratégiques de l’entreprise.
Gestion de paie
Optez pour une solution précise, efficace et fiable. Nous vous accompagnons avant, pendant et après l’installation. Avec Kelio, la paie est dans le mille !
Quels sont les points clés à vérifier lors du contrôle de la paie ?
Pour mettre en place un processus structuré de contrôle de paie, il est nécessaire de définir au préalable les éléments qui doivent être contrôlés.
Les éléments variables de paie
Les éléments variables de paie (EVP) sont les données individuelles susceptibles de varier d’un mois à l’autre et qui ont un impact direct sur le montant du salaire. Cela inclut notamment les heures supplémentaires, les primes, les indemnités diverses ou encore les avantages en nature. Les EVP sont différents d'un mois sur l'autre et souvent transmis de différentes manières en fonction des services/sites et du type d'élément : papier, mail, formulaire, logiciel de gestion des temps, SIRH...
Le mode de traitement des éléments variables peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre et d'un type d'EVP à l'autre. Certains EVP sont saisis directement par le gestionnaire de paie, en particulier lorsqu’ils sont transmis sous forme de documents ou fichiers par les managers ou les salariés. Par exemple, des primes de production peuvent être envoyées tous les mois par mail par un chef d’atelier : elles nécessitent une saisie manuelle dans le logiciel de paie.
D’autres éléments peuvent être importés automatiquement dans le logiciel de paie via des interfaces avec des outils de gestion des temps ou des SIRH ; c’est le cas notamment des heures supplémentaires saisies dans un logiciel de gestion des temps et générées ensuite automatiquement dans la paie.
Enfin, certains EVP peuvent également être calculés automatiquement par le logiciel de paie, selon un paramétrage préétabli. C’est le cas par exemple d’une prime de 13ème mois calculée automatiquement sur la paie de décembre.
Voici quelques conseils pour optimiser le contrôle de vos EVP :
- Effectuer des vérifications en amont de la paie : Le contrôle de paie doit être effectué tout le long du processus de paie et pas seulement après le calcul de la paie. Par exemple, vous pouvez contrôler de manière hebdomadaire, les éléments saisis par les managers et/ou salariés dans le logiciel de gestion des temps ou SIRH.
- Digitaliser et automatiser au maximum le contrôle de vos EVP : Après calcul de la paie, les rubriques de paie peuvent être extraites du logiciel de paie et comparées avec les éléments attendus à l’aide d’un outil de tableur (Excel ou équivalent) ou encore mieux, une solution de vérification de paie intégrée dans votre logiciel de paie ou externe. Si les EVP vous sont envoyés sous un format papier ou numérisé, de nombreuses solutions IA accessibles gratuitement vous permettent de convertir ces éléments en une base de données exploitable.
Les absences
On distingue généralement trois grandes catégories :
Les congés payés
Ils doivent faire l'objet d'une double vérification. D'une part, le calcul de la retenue pour absence et de l'indemnité de congés payés selon la méthode choisie (maintien de salaire ou règle du 1/10e) et d'autre part, le suivi des droits acquis et consommés.
Les absences indemnisées par la Sécurité sociale
Ce sont les arrêts de travail pour maladie, maternité, paternité, accident du travail, etc. Elles donnent lieu, si le salarié remplit les conditions le cas échéant, à un versement d'indemnités journalières par la CPAM et à un maintien de salaire total ou partiel par l'employeur et/ou par un organisme de prévoyance complémentaire. Il est donc important de bien vérifier les dates d’arrêt, le montant des IJSS passés en paie et le calcul du maintien de salaire.
Les autres absences autorisées
Il peut s'agir d'absences prévues par la loi, la convention collective ou un accord d'entreprise, rémunérées ou non. Il est alors nécessaire de bien contrôler que ces absences soient correctement générées en paie, notamment lorsqu'elles ne donnent pas lieu à un maintien de salaire
Les cotisations sociales
Les cotisations sociales sont en grande majorité calculées automatiquement par le logiciel de paie. Toutefois, cela ne dispense pas d’un contrôle rigoureux, car une erreur dans les bases ou les taux peut entraîner un redressement lors d’un contrôle URSSAF.
Certains éléments doivent être systématiquement vérifiés chaque mois, comme la cohérence des assiettes de cotisations : base plafonnée, base déplafonnée, base CSG/CRDS, assiettes spécifiques selon les régimes (retraite complémentaire, prévoyance, etc.). Ces éléments peuvent être vérifiés à partir d'extraction du logiciel de paie et importée sur un tableur.
D’autres éléments, comme la réduction générale des cotisations (ex-réduction Fillon), peuvent faire l’objet d’une vérification ponctuelle par échantillonnage. Cela permet de s’assurer que le paramétrage du logiciel de paie est correct et que les règles de calcul sont bien respectées.
Le contrôle des entrées et sorties
Les mouvements de personnel – qu’il s’agisse d’une embauche ou d’un départ – nécessitent des contrôles spécifiques.
Vérification lors d'une embauche
Lors d’une embauche, il est essentiel de s'assurer que toutes les données personnelles du salarié ont bien été saisies dans le logiciel de paie : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de sécurité sociale, ... Ces données individuelles du salarié sont particulièrement importantes car elles permettent d’identifier le salarié dans la DSN.
À cela s’ajoutent les éléments contractuels à contrôler et notamment :
- La bonne application du profil de bulletin de salaire.
- La date d’entrée dans l’entreprise.
- La qualification dans l’entreprise (cadre, non cadre, …).
- L’intitulé de poste et la classification conventionnelle.
- Le salaire de base.
- La durée du travail.
- Les autres éléments de paie (primes de panier, indemnités conventionnelles, …).
- Les cotisations sociales.
Vérification lors du départ d’un salarié
Lors d’un départ, il est indispensable de vérifier avec soin la dernière paie : le solde de tout compte. Les éléments de paie du solde de tout compte doivent être contrôlés avec attention et notamment :
- Le salaire restant dû.
- L’indemnité compensatrice de congés payés.
- L’éventuelle indemnité de rupture (licenciement, rupture conventionnelle, retraite…).
- La proratisation de primes périodiques (prime de vacances, treizième mois, …).
Les contrôles des entrées et sorties sont généralement effectués de manière visuelle directement sur le bulletin de salaire (dans sa version détaillée). Toutefois, le gestionnaire peut également s’appuyer sur des outils automatisés tels que des matrices de calcul ou encore un module de contrôle interne ou externe au logiciel en paie.
Les dernières vérifications de cohérence
Une fois les éléments variables de paie contrôlés, il est essentiel d’effectuer les dernières vérifications avant clôture de la paie et envoi de la DSN.
Il peut s’agir, par exemple, de comparer le salaire de base du mois avec celui du mois précédent (M/M-1) pour détecter une éventuelle modification non justifiée. De même, un check des nets à payer peut alerter sur un écart anormal.
Il peut être également utile de croiser certaines situations spécifiques avec les rubriques correspondantes. Par exemple, s’assurer que tous les salariés à temps partiel ont bien une minoration horaire.
Ces contrôles d’ensemble, souvent rapides à effectuer, sont précieux pour détecter des erreurs invisibles lorsque l’on examine les paies bulletin par bulletin.
Les cotisations sociales et la DSN
Avant la clôture de la paie, une dernière vérification doit être effectuée sur les éléments transmis en DSN. Cela implique notamment de valider la cohérence des principales bases (plafonnée, déplafonnée, CSG, net imposable) mais aussi des montants déclarés aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite AGIRC-ARRCO, prévoyance, mutuelle, etc.).
Kelio peut vous accompagner dans la gestion de votre contrôle de paie grâce à sa solution 123Paie.
