Congés d'été obligatoires : quelles sont les règles ?

Ce que dit la loi sur les congés payés en été

Le principe de la période légale de prise des congés (1er mai - 31 octobre)

L’article L. 3141-13 du Code du travail fixe une période de référence pendant laquelle les salariés doivent prendre leur congé principal : elle s'étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année, période de congés payés dite « légale » qui couvre naturellement tout l'été.L'employeur a l'obligation de permettre à ses salariés de prendre au moins une partie de leurs congés et absences durant cette fenêtre, et non de les reporter systématiquement en dehors de cette période.

La 5e semaine » et son traitement spécifique

En France, un salarié à temps plein acquiert 5 semaines de congés payés par an (soit 30 jours ouvrables). Sauf que ces 5 semaines ne sont pas toutes soumises aux mêmes règles : le congé estival principal correspond aux 4 premières semaines (24 jours ouvrables maximum) tandis que la 5e semaine échappe à cette contrainte : elle peut être prise à n'importe quel moment de l'année, y compris en dehors de la période estivale. Elle ne peut d'ailleurs pas être accolée au congé principal si celui-ci dépasse déjà 24 jours ouvrables consécutifs (sauf dérogation prévue pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières).

Fractionnement du congé principal et jours de fractionnement

Le fractionnement désigne le fait de scinder le congé principal en plusieurs périodes plutôt que de le poser en une seule fois. Si cette pratique est courante (et souvent inévitable pour des raisons d'organisation), elle est strictement encadrée par la loi.

Ainsi, lorsque le congé principal (les 24 jours ouvrables) est fractionné et qu'une partie est prise en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, le salarié a droit à des jours de congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement :

• 2 jours ouvrables supplémentaires si le nombre de jours de congés pris en dehors de la période légale est égal ou supérieur à 6 jours ;
• 1 jour ouvrable supplémentaire si ce nombre est compris entre 3 et 5 jours.

Ces jours constituent une contrepartie légale au fait que le salarié n'a pas pu profiter de la totalité de son congé principal pendant l'été. À nouveau, le fractionnement ne concerne que le congé principal, jamais la 5e semaine.

L'employeur peut-il imposer des dates de congés à ses salariés ?

Le salarié ne choisit pas librement ses dates de congés : l'employeur peut tout à fait imposer à un salarié de poser ses congés à une période donnée (y compris en été) sans que ce dernier puisse s'y opposer sur le seul motif qu'il préférerait partir à une autre période. Bien entendu, cette liberté n'est pas totale : l'employeur doit tenir compte de certains critères légaux (situation familiale, ancienneté, activité chez un autre employeur...) et respecter les règles de la période légale évoquées plus haut.

En pratique, la plupart des entreprises fonctionnent par un système de demandes formulées par les salariés, que l'employeur valide ou arbitre en cas de conflit. Mais juridiquement, rien n'oblige l'employeur à suivre les souhaits exprimés : il reste décisionnaire final.

Fermeture annuelle de l'entreprise : ce qui est autorisé

Certaines entreprises choisissent de fermer totalement leurs portes pendant une période donnée de l'été (souvent 2 à 4 semaines) : les salariés doivent alors poser leurs congés sur cette même période.

Cette pratique, appelée fermeture annuelle ou congés collectifs, est parfaitement légale, à condition de respecter certaines règles :

• l'employeur doit consulter le CSE avant de fixer les dates de fermeture ;
• il doit informer l'ensemble du personnel suffisamment à l'avance (délai de prévenance) ;
• si la fermeture excède la durée de congés dont dispose un salarié (par exemple un nouvel embauché n'ayant pas encore acquis suffisamment de jours), l'employeur devra alors envisager d'autres solutions : congé sans solde, jours de RT, indemnisation par l'assurance chômage…

Il faut savoir que le Code du travail impose un délai de prévenance minimal de 1 mois avant la date de départ prévue. Ce délai s'applique aussi bien à la fixation initiale des dates qu'à toute modification ultérieure.

Un salarié peut-il refuser de prendre ses congés en été ?

Les motifs légitimes de refus

Si l'employeur dispose d'un pouvoir de décision sur les dates de congés, cela ne signifie pas pour autant que le salarié est totalement démuni. Dans certaines situations, un salarié peut légitimement contester ou demander un aménagement des dates imposées :

• Un arrêt maladie en cours au moment des congés prévus : les congés sont automatiquement reportés, le salarié ne perdant pas ses droits.
• Des contraintes familiales particulières : garde d'enfants, conjoint travaillant lui-même sur des dates imposées, enfant scolarisé dans une zone géographique différente...
• Une situation de handicap ou de santé : besoin d’une prise en charge à une période précise.
• Le non-respect du délai de prévenance par l'employeur : le salarié peut légitimement justifier une contestation des dates imposées trop tardivement.

Que risque un salarié qui refuse sans motif valable ?

En dehors de ces situations encadrées, le salarié ne peut pas invoquer une simple préférence personnelle (envie de partir à une autre période, projet de voyage...) pour refuser les dates fixées par l'employeur. S’il refuse sans motif légitime, il s'expose à des conséquences disciplinaires : le refus peut être qualifié de faute et donc mener jusqu'au licenciement dans les cas les plus graves (absence injustifiée, abandon de poste...).

La jurisprudence est constante sur ce point : dès lors que l'employeur a respecté les règles de fixation des dates (consultation du CSE, respect du délai de prévenance, prise en compte des critères légaux...), le salarié ne peut pas s'y opposer unilatéralement.

Cas particuliers et bonnes pratiques RH

Dans la pratique, les services RH sont fréquemment confrontés à des demandes concurrentes entre salariés souhaitant partir aux mêmes dates, notamment en juillet/août. Pour arbitrer ces situations, l'employeur ne peut pas trancher arbitrairement : le Code du travail impose de prendre en compte plusieurs critères, par exemple :

• la situation de famille (enfants scolarisés, conjoint travaillant dans la même entreprise) ;
• l'ancienneté du salarié ;
• une éventuelle activité chez un autre employeur.

Pour éviter les tensions récurrentes chaque été, la meilleure solution reste la prévention : ainsi, mettre en place une politique de congés claire et connue de tous (procédure de demande, dates limites, critères d'arbitrage…) permet d'objectiver les décisions et de limiter les frustrations. Vous éviterez ainsi de nombreux conflits de dernière minute !

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