En moyenne, 54% des candidatures ne reçoivent pas de réponses, parmi les 46% qui en reçoivent une (invitation à un entretien ou email de refus), seulement 1% de ces retours sont personnalisés. Il est important de valoriser le candidat en tant qu’humain. La clé du succès est la considération et le respect de celui-ci, faites de votre e-mail de refus une marque de différenciation face à vos concurrents ! Voici nos conseils pour y parvenir :
Concevoir un persona
Un persona en recrutement, c’est une représentation de votre candidat idéal. Vous y définirez 3 types de critères :
- Ses critères socio-démographiques : âge, mobilité, parcours de formation, niveau d’étude, années d’expériences & détails…
- Ses critères professionnels : écoles, expériences, recommandations, motivations professionnelles…
- Ses critères personnels : motivations personnelles, objectifs de vie, capacités humaines spécifiques…
Réaliser un persona pour chaque campagne de recrutement vous permettra d’adapter votre mail de refus pour chaque postulant et surtout de donner des raisons pertinentes dans la mesure où celui-ci n’a pas été retenu.
Créer des templates d'emails de refus de candidature
Les templates de mails sont un gain de temps pour la gestion de vos candidatures. En faisant preuve d’analyse et de stratégie, vous mettrez en place des mails adaptés au profil de chaque candidat, pour cela :
Utilisez les tags
Utilisez les tags ci-dessous et ils seront remplacés par les vraies :
[EMAIL] [FIRST_NAME] [LAST_NAME] [CAMPAIGN] [COMPANY] [SENDER_FIRST_NAME] [SENDER_LAST_NAME] [ONLINE_AGENDA]
Personnalisez vos emails grâce à des tags. Les données du candidat seront remplacées : nom, prénom, campagne à laquelle il a postulé. Le mail sera donc personnalisé, le talent ne considérera pas que l’email de refus reçu est un message automatique.
Adaptez vos mails en fonction de l'étape où vous refusez le candidat
Un candidat que vous avez reçu en entretien ne recevra pas le même mail de refus que celui qui aura été refusé à l’étape de la présélection des CV.
Refus post candidature
Voici les 3 principales raisons pour lesquelles, après la réception du questionnaire, CV, vidéo, le profil du candidat n’est pas adapté au poste :
- Manque d’expérience
- Profil qui n’est pas adapté aux missions
- Ou bien qui est trop expérimenté
Pour les campagnes de stages ou d’alternances de votre entreprise, les raisons pour lesquelles le candidat ne correspond pas peuvent être les dates et le rythme d’alternance…
Exemple de mail de refus avec le template de mail : Refus post candidature – manque d’expérience
Bonjour [Candidat],
Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste [intitulé] auprès de [nom de votre entreprise]. Malheureusement, votre profil ne correspond pas à nos recherches. 1
En effet, comme indiqué dans notre annonce, nous recherchons une personne avec davantage d’expérience confirmée. 2
Votre candidature reste néanmoins intéressante. Si vous l’acceptez, nous conservons votre CV afin de vous contacter si un poste en adéquation avec votre profil se libère. 3
Merci pour l’intérêt que vous avez porté pour [nom de votre entreprise], nous vous souhaitons une bonne réussite dans vos projets. 4
Cordialement,
[Signature]
- Paragraphe 1 : Annoncer directement au postulant que son profil n’a pas été retenu
- Paragraphe 2 : Expliquer les raisons pour lesquelles il ne correspond pas au poste (par rapport à votre candidat idéal)
- Paragraphe 3 : Garder le CV du postulant, de nouveaux postes adaptés à son profil peuvent être créés. Pour cela, n’oubliez pas d’ajouter le candidat dans votre vivier de talents
- Paragraphe 4 : Le remercier et lui apporter une attention (cf dernier point de l’article : Démarquez-vous)
Refus post-entretien
Après avoir fait venir le talent dans votre entreprise pour un entretien en physique, vous avez eu l’analyse nécessaire pour lui expliquer les raisons de votre refus. À contrario du mail de refus post candidature, nous allons, dans ce template, mettre en avant le candidat de sorte que celui-ci se sente valorisé.
3 moyens de valoriser un candidat :
● Un trait de son caractère
● Une réussite professionnelle
● Un projet personnel
Exemple de mail de refus avec le template de mail : Refus post entretien : trait de caractère
Bonjour [Candidat],
Tout d’abord, merci pour le temps accordé lors de notre entretien. Malheureusement, nous ne poursuivrons pas le processus de recrutement ensemble car nous sommes à la recherche d’un profil avec davantage [d’expérience commerciale à l’international, dans la mesure où nous souhaitons développer notre activité sur les marchés étrangers dans un futur proche]. 1
Néanmoins, nous avons remarqué que vous êtes une personne [très sociable et souriante, avec une personnalité très intéressante et inspirante. Merci pour cet échange.]. 2
Notre conseil pour vos prochains entretiens est de [ne pas hésiter à poser des questions sur les missions du poste]. 3
Nous ne doutons pas de votre réussite professionnelle et des nombreuses opportunités qui s'offriront à vous. 4
Si vous l’acceptez, nous souhaitons conserver votre CV afin de pouvoir vous recontacter si un poste en adéquation avec votre profil se libère. 5
Nous vous remercions encore une fois de l’intérêt que vous avez porté pour [nom de votre entreprise]. 6
Cordialement,
[Signature]
- Paragraphe 1 : Annoncer directement au candidat que son profil n’a pas été retenu et lui expliquer les raisons de ce refus grâce à la persona que vous avez créé pour ce poste
- Paragraphe 2 : Valoriser le talent
- Paragraphe 3 : Lui apporter des conseils afin qu’il s’améliore lors des entretiens
- Paragraphe 4 : Une attention pour l’aider à ne pas perdre espoir (cf dernier point de l’article : Démarquez-vous)
- Paragraphe 5 : Garder le CV du candidat, de nouveaux postes adaptés à son profil peuvent être créés. Pour cela, n’oubliez pas de l’ajouter dans votre vivier de talents
- Paragraphe 6 : Remercier le talent
Démarquez-vous !
Humaniser vos emails de refus est un avantage concurrentiel face à vos concurrents. Faites preuve de bienveillance et d’innovation pour faire de votre email de refus une bonne expérience pour les candidats.
Idées pour vous démarquer :
- Ayez un mot réconfortant pour le candidat, de sorte que celui-ci ne se sente pas découragé après votre mail de refus (cf exemples précédent)
- Ajoutez une citation permettant au candidat de poursuivre ses efforts. Exemple : « Qu’est-ce qui conditionne la réussite ? La capacité à soutenir un effort continu » – Henry Ford
Les processus de recrutement sont construits par étapes, et aucune d’elles ne doit être négligée. Grâce à un logiciel ATS comme le propose Kelio, gagner du temps sur les tâches administratives et soignez votre parcours pour marquer les esprits.
