Absences injustifiées répétées : comment les gérer ?

Comment qualifier une absence injustifiée ?

Une absence sans autorisation ni justification

Une absence est considérée comme injustifiée lorsque 3 conditions sont réunies :

1. le salarié ne se rend pas à son poste pour un motif d'ordre personnel ;
2. il n'a obtenu aucune autorisation préalable de son employeur ;
3. il ne fournit aucune justification à ce dernier.

Cette situation constitue un manquement aux obligations contractuelles du salarié. En effet, le contrat de travail repose sur un principe d'exécution de bonne foi, qui impose au salarié d'informer son employeur en cas d'absence et d'en apporter la preuve.

Quel délai pour justifier une absence ?

En cas d'absence, le salarié doit fournir un motif recevable à son employeur dans un délai précis, généralement fixé par la convention collective ou le règlement intérieur de l'entreprise. Ce délai est le plus souvent de 48 heures, mais le salarié a tout intérêt à agir sans attendre. Si le salarié ne transmet pas de justificatif dans les délais fixés, il est considéré en manquement vis-à-vis de ses obligations contractuelles, ce qui l'expose à une sanction disciplinaire.

Absences injustifiées : quelles sanctions pour le salarié ?

Une échelle de sanctions à respecter

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le règlement intérieur est obligatoire et fixe la nature et l'échelle des sanctions applicables. Avant de sanctionner, l'employeur doit tenir compte de l'ancienneté du salarié et de son passé disciplinaire : la sanction retenue doit rester proportionnée à la faute, en fonction notamment de la durée de l'absence.

En vertu de son pouvoir de direction, l'employeur choisit ainsi s'il y a lieu de sanctionner et selon quelles modalités :

• avertissement ou blâme ;
• rappel à l'ordre ;
• mise à pied conservatoire ou disciplinaire ;
• rétrogradation.

Les cas où l'employeur ne peut pas sanctionner

Une absence liée à un cas de force majeure ou à un motif légitime (grève empêchant un retour de vacances, panne de voiture, hospitalisation d'urgence...) ne peut en principe justifier une sanction, à condition que le salarié ait informé son employeur rapidement. Par exemple, un salarié rentré avec un jour de retard en raison d'une panne de voiture (panne signalée à son employeur) ne peut pas être licencié pour faute grave. 
 

Absence non-justifiée et abandon de poste

Peut-on parler d'abandon de poste en cas d'absence injustifiée ?

Oui, c'est possible : lorsque le salarié ne revient pas travailler et que son absence se prolonge dans le temps sans justification ni autorisation, on parle alors d'abandon de poste. La simple absence ponctuelle ne suffit donc pas : il faut qu'elle s'inscrive dans la durée pour être qualifiée ainsi. 

L'employeur peut-il en déduire que le salarié démissionne ?

Oui, sous certaines conditions : si l'absence prolongée laisse penser que le salarié a volontairement quitté son poste, l'employeur peut présumer qu'il s'agit d'une démission. Cette présomption ne peut toutefois s'appliquer que si l'employeur respecte scrupuleusement la procédure légale prévue à cet effet.

Il faut bien comprendre que cette présomption ne peut pas être actionnée du jour au lendemain :

• un premier délai (généralement 48h) doit être laissé au salarié pour qu'il justifie son absence ;
• si aucun justificatif n'est fourni, l'employeur doit ensuite adresser une mise en demeure demandant au salarié de justifier son absence et de reprendre son poste ;
• un délai d'au moins 15 jours doit alors être accordé au salarié pour répondre avant que l'employeur puisse le considérer comme démissionnaire.

Attention aux conséquences pour le salarié : un salarié présumé démissionnaire ne perçoit aucune indemnité de fin de contrat et perd ses droits au chômage !

Adapter la réponse à la gravité et au contexte

Chaque absence injustifiée ne mérite pas la même réponse. Il faut tenir compte de l'ancienneté du salarié, de son passé disciplinaire ou encore des circonstances de l'absence avant de choisir la sanction. Un salarié avec plusieurs années d'ancienneté et aucun antécédent peut être absent une journée pour la première fois et recevoir un simple rappel à l'ordre plutôt qu'un avertissement écrit.

Engager la procédure de mise en demeure en cas d'absence prolongée

Lorsque l'absence se prolonge sans justification, l'employeur peut enclencher la procédure de mise en demeure prévue pour la présomption de démission, en respectant les délais légaux (au moins 15 jours après mise en demeure). Un salarié qui aurait disparu depuis une semaine sans nouvelles recevrait alors une mise en demeure par lettre recommandée, l'invitant à justifier son absence et reprendre son poste sous 15 jours.

S'appuyer sur un logiciel de gestion des congés et absences

Pour éviter les erreurs de suivi et sécuriser la procédure, utilisez un outil comme Kelio pour centraliser les demandes de congés et absences, tracer les échanges avec le salarié et déclencher des alertes automatiques en cas d'absence non justifiée et absentéisme prolongé. Par exemple, notre logiciel d’administration du personnel envoie une notification au service RH dès qu'un salarié dépasse le délai fixé pour transmettre son justificatif : très utile pour faciliter le respect des procédures et des délais légaux !