Mutuelle d’entreprise : obligations, cas de dispense et traitement en paie

Qu’est-ce que la mutuelle d’entreprise ?

La prévoyance complémentaire intègre deux notions, la prévoyance lourde (incapacité, invalidité décès) et la prévoyance « frais de santé ». Nous traiterons dans cet article de la partie de la prévoyance complémentaire qui concerne le remboursement des frais de santé des salariés et leurs ayants droit, la mutuelle d’entreprise.

Mais qu’est-ce que signifie exactement une mutuelle d’entreprise ? Est-elle obligatoire ?

Une complémentaire santé pour tous les salariés : définition et rôle

La mutuelle d’entreprise obligatoire, également appelée prévoyance complémentaire « frais de santé », est une couverture santé, dont peuvent bénéficier les salariés et leurs ayants droit. Elle leur permet d’avoir des remboursements complémentaires à ceux de la Sécurité Sociale en matière de frais de santé.

Les obligations légales pour l’employeur

Depuis la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2016, toutes les entreprises du secteur privé ont l'obligation de proposer une mutuelle santé à leurs salariés, avec une prise en charge d'au moins 50 % du coût de la cotisation. Cette couverture doit respecter un panier de soins minimum défini par la loi.

Que couvre concrètement la mutuelle ?

Il faut savoir que la mutuelle d'entreprise obligatoire ne se limite pas à un simple complément des remboursements de la Sécurité sociale. Elle peut inclure un large éventail de garanties :

• Hospitalisation : prise en charge du forfait journalier et des frais de séjour.
• Soins courants : consultations chez les médecins généralistes et spécialistes, analyses médicales.
• Soins dentaires : couronnes, implants, orthodontie.
• Optique : lunettes, lentilles, chirurgie réfractive
• Aides auditives : prothèses et appareils.
• Médecines douces : ostéopathie, acupuncture, chiropractie (selon les contrats).

Cas particuliers : CDD, temps partiel, ayants droit…

Tous les salariés ne sont pas concernés de la même manière par la mutuelle d'entreprise obligatoire. Par exemple :

• Les salariés en CDD : ils peuvent, sous certaines conditions, refuser l'adhésion à la mutuelle.
• Ceux à temps partiel : les cotisations peuvent être réduites en fonction du temps de travail.
• Les ayants droit : les conjoints et enfants peuvent être couverts, mais cette option est souvent facultative et nécessite une cotisation supplémentaire.

La mutuelle d’entreprise est-elle obligatoire ?

Mutuelle d'entreprise obligatoire ou non  ? Depuis le 1^er janvier 2016, tous les salariés doivent être couverts par une mutuelle d’entreprise avec des garanties minimales définies par la législation. Le contrat doit être collectif et obligatoire.

Ainsi, il doit être proposé à tous les salariés de l’entreprise, y compris les salariés en contrat à durée déterminée et ne peut être refusé par le salarié que dans certains cas.

Prise en charge minimale de 50% par l’employeur

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les cotisations de mutuelle à hauteur de 50% pour la couverture des salariés. Si l’adhésion des ayants droit, en particulier le conjoint du salarié, est obligatoire, la participation minimale de l’employeur doit être de 50%.

Dans le cas contraire, la participation de l’employeur n’est pas obligatoire.

Couvertures variables selon le contrat

Au-delà des dispositions légales, ce sont les accords collectifs et les conventions collectives, ou à défaut l’employeur, qui déterminent les règles en matière de garantie des complémentaires « frais de santé ».

Toutefois, la loi fixe un socle minimal des garanties et un cahier des charges du contrat « responsable ». Ainsi, certains frais doivent obligatoirement être remboursés tandis que d’autres ne doivent pas être remboursés ou sont plafonnées.

Mutuelle obligatoire : peut-on y déroger ?

La mutuelle d'entreprise est obligatoire pour tous les salariés du secteur privé depuis la loi ANI de 2016. Pourtant, dans certains cas bien précis, il est possible de s'en libérer. Alors, peut-on sortir d'une mutuelle d'entreprise obligatoire ? La réponse est oui, mais sous certaines conditions définies par la loi.

Les cas de dispense prévus par la loi

Tous les salariés ne sont pas obligés d'adhérer à la mutuelle collective de leur entreprise. Voici les situations dans lesquelles une dispense de mutuelle obligatoire entreprise peut être accordée :

• Contrat court : les salariés en CDD de moins de 3 mois peuvent refuser de souscrire à la mutuelle s'ils bénéficient déjà d'une autre couverture.
• Temps partiel ou apprentissage : si la cotisation dépasse 10 % du salaire brut.
• Couverture individuelle : si le salarié dispose déjà d'une mutuelle individuelle au moment de l'embauche (jusqu'à l'échéance du contrat).
• Couverture via un conjoint : les salariés couverts par la mutuelle obligatoire de leur conjoint peuvent également demander une dispense ;
• Bénéficiaires de la CMU-C ou de l'ACS (Complémentaire santé solidaire).

Exemples de lettres de refus ou de résiliation

Pour demander une dispense de mutuelle obligatoire d'entreprise, il est souvent nécessaire de fournir une lettre formelle à l'employeur. Voici quelques situations où une lettre de résiliation pour mutuelle obligatoire en entreprise peut être requise :

• Refus à l'embauche : pour les salariés qui souhaitent refuser la mutuelle dès leur arrivée.
• Changement de situation : en cas de modification du contrat de travail ou du temps de travail.
• Résiliation pour adhésion à une autre mutuelle obligatoire (par exemple, via le conjoint).

Portabilité de la mutuelle après la fin du contrat

Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, il peut bénéficier de la portabilité de sa mutuelle. Ce dispositif permet de conserver sa couverture santé pour une durée pouvant aller jusqu'à 12 mois, à condition :

• d'avoir droit à l'assurance chômage ;
• d'avoir été couvert par la mutuelle d'entreprise au moment de la rupture du contrat ;
• de ne pas avoir été licencié pour faute lourde.

Bon à savoir :  Cette portabilité est gratuite pour l'ancien salarié, car elle est financée par les cotisations mutualisées des salariés et de l'employeur.

Mutuelle d’entreprise : comment ça marche ?

La mutuelle d’entreprise obligatoire, également appelée complémentaire santé, permet la prise en charge des frais de santé des salariés de l’entreprise et de leurs ayants droit (enfant, conjoint).

Mais comment fonctionne le financement de la mutuelle d’entreprise ? Comment choisir la mutuelle d’entreprise ? Quels sont les cas de dispense ? Comment fonctionne la portabilité en cas départ du salarié ?

Qui paye la mutuelle ?

La mutuelle d’entreprise obligatoire est co-financée entre le salarié et l’employeur. La participation de l’employeur doit être d’au moins 50% du montant total de la cotisation.

Le montant de la cotisation salariale et patronale est prélevé tous les mois sur le bulletin de salaire du salarié et versé à l’organisme de prévoyance complémentaire par l’intermédiaire de la DSN.

Quelle mutuelle d’entreprise choisir ?

La loi, ainsi que les conventions collectives, n’imposent pas à l’employeur un organisme de prévoyance pour la garantie « frais de santé », comme c’est le cas pour les organismes de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO.

Ainsi, il s’agit d’organismes privés et l’employeur garde le choix de sa mutuelle d’entreprise en conformité avec les garanties minimales fixées par la branche, le cas échéant.

Mutuelle d’entreprise : les cas de dispense

La mutuelle d’entreprise obligatoire est donc imposée à tous les salariés de l’entreprise. Toutefois, il existe des cas de dispense :

• Salariés embauchés avant la mise en place des garanties : cette dispense n’est possible que si le régime mis en place par DUE est le premier régime de prévoyance complémentaire « Frais de santé » institué dans l’entreprise,
• Salariés bénéficiaires de la Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU),
• Salariés bénéficiaires de l’aide à l’Acquisition d’une Complémentaire Santé (ACS),
• Salariés bénéficiaires, en tant que salarié ou ayant droit, d’une couverture complémentaire santé collective et obligatoire d’une autre entreprise ou d’un régime spécifique (Alsace Moselle, CAMIEG, fonction publique, …),
• Salariés en CDD ou contrat d’intérim de moins de 3 mois et couvert par une complémentaire santé responsable,
• Salariés en CDD / contrat de mission / contrat d’apprentissage d’une durée inférieure à 12 mois,
• Salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au régime les conduit à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10% de leur rémunération,
• Salariés et apprentis en CDD/ contrat de mission /contrat d’apprentissage d'une durée au moins égale à 12 mois à la condition de justifier d'une couverture par ailleurs.

Mutuelle d’entreprise et fin de contrat : la portabilité

La portabilité consiste à donner le droit à un salarié, après avoir quitté son entreprise et en fonction de certaines conditions, de conserver pendant une durée déterminée les garanties collectives de prévoyance complémentaire, y compris la garantie « frais de santé ».

Pour bénéficier de la portabilité, le salarié doit être inscrit comme demandeur d’emploi et bénéficier d’allocations de chômage. Ainsi, si le salarié n’a pas cotisé suffisamment pour en bénéficier, il ne pourra pas profiter de la portabilité.

La portabilité des garanties de prévoyance complémentaire au-delà de l’exécution du contrat de travail est limitée dans le temps. Elle correspond à la durée du dernier contrat de travail, ou, le cas échéant, des derniers contrats de travail, s’ils sont consécutifs chez le même employeur. La durée de la portabilité est appréciée en mois complets arrondis à l’entier supérieur.

Exemple : un salarié est embauché en CDD pour 3 mois et 3 jours, la durée de la portabilité sera de 4 mois.

Par ailleurs, si le salarié ne remplit pas les conditions pour bénéficier de la portabilité, conformément à loi Evin, il est en droit de demander à l’organisme de protection complémentaire de lui proposer un contrat individuel « frais de santé » reprenant les garanties collectives de la couverture santé. Il n’y a plus de cotisation patronale. Ainsi, la mutuelle est alors plus onéreuse pour le salarié sortant.

Mutuelle d’entreprise : comment la traiter en paie ?

Le principal défi en matière de paie concerne l’application des régimes sociaux et fiscaux des cotisations de complémentaire santé. Alors, quelles sont les cotisations sur l’avantage en nature que représente la contribution patronale de mutuelle d’entreprise obligatoire ? Entre-t-elle dans la base de calcul du prélèvement à la source ?

Régime social des cotisations de mutuelle d’entreprise

La contribution patronale de mutuelle est exonérée de cotisations sociales. Toutefois, elle reste soumise à certaines contributions :

• CSG/CRDS sans abattement d’assiette,
• Forfait social pour les employeurs d’au moins 11 salariés,
• Taxe sur les salaires le cas échéant.

Contribution patronale de mutuelle et impôt sur le revenu

Bien que bénéficiant d’un régime de faveur en matière de cotisations sociales, la contribution patronale de complémentaire santé est considérée comme un avantage en nature au regard de l’administration fiscale. Ainsi, la contribution patronale de mutuelle entre dans la base de calcul du prélèvement à la source. Si le tout vous semble complexe, pas d’inquiétude : un logiciel RH automatisera ces calculs pour vous.

Mutuelle d’entreprise : les conditions pour bénéficier des exonérations

Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, le contrat doit impérativement être responsable, obligatoire et collectif.

Si ces 3 conditions ne sont pas réunies, les exonérations sociales ne peuvent pas être appliquées. Ainsi, un employeur dont le contrat de complémentaire santé n’est pas conforme peut être redressé en cas de contrôle Urssaf. Il devra alors régler les cotisations sociales (en plus des pénalités inhérentes au contrôle) sur la contribution patronale comme pour tout autre avantage en nature.