Mutuelle d'entreprise : comment la traiter en paie ?

Depuis le 1^er janvier 2016, les employeurs ont l’obligation de faire bénéficier leurs salariés d’une couverture santé avec prise en charge de 50% minimum.

Mais comment fonctionne une mutuelle d’entreprise ? Quelles sont les conditions pour bénéficier d’un régime social et fiscal de faveur ? Comment la traiter en paie ?

Dans cet article, nous vous proposons de faire un tour d’horizon de la mutuelle d’entreprise et de son traitement en paie.

Qu’est-ce que la mutuelle d’entreprise ?

La prévoyance complémentaire intègre deux notions, la prévoyance lourde (incapacité, invalidité décès) et la prévoyance « frais de santé ». Nous traiterons dans cet article de la partie de la prévoyance complémentaire qui concerne le remboursement des frais de santé des salariés et leurs ayants droit, la mutuelle d’entreprise.

Mais qu’est-ce que signifie exactement une mutuelle d’entreprise ? Est-elle obligatoire ?

La mutuelle d’entreprise, c’est quoi ?

La mutuelle d’entreprise, également appelée prévoyance complémentaire « frais de santé », est une couverture santé, dont peuvent bénéficier les salariés et leurs ayants droit, qui leur permet d’avoir des remboursements complémentaires à ceux de la Sécurité Sociale en matière de frais de santé et notamment :

• Hospitalisation,
• Soins courants,
• Soins dentaires,
• Optique,
• Aides auditives,
• Médecines douces.

La mutuelle d’entreprise est-elle obligatoire ?

Depuis le 1^er janvier 2016, tous les salariés doivent être couverts par une mutuelle d’entreprise avec des garanties minimales définies par la législation. Le contrat doit être collectif et obligatoire.

Ainsi, il doit être proposé à tous les salariés de l’entreprise, y compris les salariés en contrat à durée déterminée et ne peut être refusé par le salarié que dans certains cas.

Prise en charge minimale de 50% par l’employeur

L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les cotisations de mutuelle à hauteur de 50% pour la couverture des salariés. Si l’adhésion des ayants droit, en particulier le conjoint du salarié, est obligatoire, la participation minimale de l’employeur doit être de 50%.

Dans le cas contraire, la participation de l’employeur n’est pas obligatoire.

Couvertures variables selon le contrat

Au-delà des dispositions légales, ce sont les accords collectifs et les conventions collectives, ou à défaut l’employeur, qui déterminent les règles en matière de garantie des complémentaires « frais de santé ».

Toutefois, la loi fixe un socle minimal des garanties et un cahier des charges du contrat « responsable ». Ainsi, certains frais doivent obligatoirement être remboursés tandis que d’autres ne doivent pas être remboursés ou sont plafonnées.

Mutuelle d’entreprise : comment ça marche ?

La mutuelle d’entreprise, également appelée complémentaire santé, permet la prise en charge des frais de santé des salariés de l’entreprise et de leurs ayants droit (enfant, conjoint).

Mais comment fonctionne le financement de la mutuelle d’entreprise ? Comment choisir la mutuelle d’entreprise ? Quels sont les cas de dispense ? Comment fonctionne la portabilité en cas départ du salarié ?

Qui paye la mutuelle ?

La mutuelle d’entreprise est co-financée entre le salarié et l’employeur. La participation de l’employeur doit être d’au moins 50% du montant total de la cotisation.

Le montant de la cotisation salariale et patronale est prélevé tous les mois sur le bulletin de salaire du salarié et versé à l’organisme de prévoyance complémentaire par l’intermédiaire de la DSN.

Quelle mutuelle d’entreprise choisir ?

La loi, ainsi que les conventions collectives, n’imposent pas à l’employeur un organisme de prévoyance pour la garantie « frais de santé », comme c’est le cas pour les organismes de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO.

Ainsi, il s’agit d’organismes privés et l’employeur est libre de choisir sa mutuelle d’entreprise en conformité avec les garanties minimales fixées par la branche, le cas échéant.

Mutuelle d’entreprise : les cas de dispense

La mutuelle d’entreprise doit impérativement avoir un caractère obligatoire, elle est donc imposée à tous les salariés de l’entreprise. Toutefois, il existe des cas de dispense :

• Salariés embauchés avant la mise en place des garanties : cette dispense n’est possible que si le régime mis en place par DUE est le premier régime de prévoyance complémentaire « Frais de santé » institué dans l’entreprise,
• Salariés bénéficiaires de la Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU),
• Salariés bénéficiaires de l’aide à l’Acquisition d’une Complémentaire Santé (ACS),
• Salariés bénéficiaires, en tant que salarié ou ayant droit, d’une couverture complémentaire santé collective et obligatoire d’une autre entreprise ou d’un régime spécifique (Alsace Moselle, CAMIEG, fonction publique, …),
• Salariés en CDD ou contrat d’intérim de moins de 3 mois et couvert par une complémentaire santé responsable,
• Salariés en CDD / contrat de mission / contrat d’apprentissage d’une durée inférieure à 12 mois,
• Salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au régime les conduit à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10% de leur rémunération,
• Salariés et apprentis en CDD/ contrat de mission /contrat d’apprentissage d'une durée au moins égale à 12 mois à la condition de justifier d'une couverture par ailleurs.

Mutuelle d’entreprise et fin de contrat : la portabilité

La portabilité consiste à donner le droit à un salarié, après avoir quitté son entreprise et en fonction de certaines conditions, de conserver pendant une durée déterminée les garanties collectives de prévoyance complémentaire, y compris la garantie « frais de santé ».

Pour bénéficier de la portabilité, le salarié doit être inscrit comme demandeur d’emploi et bénéficier d’allocations de chômage. Ainsi, si le salarié n’a pas cotisé suffisamment pour en bénéficier, il ne pourra pas profiter de la portabilité.

La portabilité des garanties de prévoyance complémentaire au-delà de l’exécution du contrat de travail est limitée dans le temps. Elle correspond à la durée du dernier contrat de travail, ou, le cas échéant, des derniers contrats de travail, s’ils sont consécutifs chez le même employeur. La durée de la portabilité est appréciée en mois complets arrondis à l’entier supérieur.

Exemple : un salarié est embauché en CDD pour 3 mois et 3 jours, la durée de la portabilité sera de 4 mois.

Par ailleurs, si le salarié ne remplit pas les conditions pour bénéficier de la portabilité, conformément à loi Evin, il est en droit de demander à l’organisme de protection complémentaire de lui proposer un contrat individuel « frais de santé » reprenant les garanties collectives de la couverture santé. Il n’y a plus de cotisation patronale. Ainsi, la mutuelle est alors plus onéreuse pour le salarié sortant.

Mutuelle d’entreprise : comment la traiter en paie ?

Le principal défi en matière de paie concerne l’application des régimes sociaux et fiscaux des cotisations de complémentaire santé. Alors, quelles sont les cotisations sur l’avantage en nature que représente la contribution patronale de mutuelle d’entreprise ? Entre-t-elle dans la base de calcul du prélèvement à la source ?

Régime social des cotisations de mutuelle d’entreprise

La contribution patronale de mutuelle est exonérée de cotisations sociales. Toutefois, elle reste soumise à certaines contributions :

• CSG/CRDS sans abattement d’assiette,
• Forfait social pour les employeurs d’au moins 11 salariés,
• Taxe sur les salaires le cas échéant.

Contribution patronale de mutuelle et impôt sur le revenu

Bien que bénéficiant d’un régime de faveur en matière de cotisations sociales, la contribution patronale de complémentaire santé est considérée comme un avantage en nature au regard de l’administration fiscale. Ainsi, la contribution patronale de mutuelle entre dans la base de calcul du prélèvement à la source.

Mutuelle d’entreprise : les conditions pour bénéficier des exonérations

Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, le contrat doit impérativement être responsable, obligatoire et collectif.

Si ces 3 conditions ne sont pas réunies, les exonérations sociales ne peuvent pas être appliquées. Ainsi, un employeur dont le contrat de complémentaire santé n’est pas conforme peut être redressé en cas de contrôle Urssaf. Il devra alors régler les cotisations sociales (en plus des pénalités inhérentes au contrôle) sur la contribution patronale comme pour tout autre avantage en nature.