Processus trop souvent chronophage et coûteux, la gestion de la paie au sein d’une entité n’en est pas moins au cœur d’enjeux majeurs : elle se doit d’être traitée dans les temps, en conformité, en toute confidentialité et si possible dans la sérénité pour ne pas épuiser les équipes – gestionnaires RH, voire dirigeants – sur qui elle repose.
David Verhaegen, chef de produit 123Paie livre ses 5 astuces pour aider à gagner en productivité :
1. Optimiser la qualité des données entrantes
Une bonne gestion de paie commence par le recueil des éléments variables de paie : absences, congés, maladies, primes sur la période, notes de frais… Afin d’optimiser la paie, ces éléments doivent être fiables, calculés sans erreur, et cohérents avec la convention collective de l’entreprise.
Une solution logicielle de paie interfacée avec les systèmes logiciels de Gestion des Temps est une excellente option pour éviter les ressaisies, sources d’erreurs et de pertes de temps.
David Verhaegen
Chef de produit 123Paie
Il ajoute : « Il faut veiller à ce que cette interface s’applique aux éléments variables de paie, aux absences devant donner lieu à une DSN arrêt de travail ainsi qu’aux données signalétiques des salariés. »
2. Mettre en place des calculs automatisés
En gestion de paie, l’automatisation des calculs récurrents est gage de fiabilité et d’efficacité. « Par exemple, la solution 123Paie permet d’appliquer à chaque catégorie de collaborateurs, et même à chaque salarié, des particularités de traitement qui seront répétées d’une paie à l’autre, comme le calcul du maintien de salaire en cas d’arrêt de travail par exemple. Cela permet d’éviter les oublis et de gagner un temps précieux sur des calculs complexes et fréquents. »
3. Sécuriser sa veille légale et conventionnelle
Que l’on choisisse d’internaliser ou d’externaliser sa gestion de paie, il est prudent de ne pas rester seul face aux nombreuses évolutions légales et conventionnelles appliquées à la gestion de paie.
« En tant qu’éditeur de notre solution de paie et grâce à son format Cloud, nous intégrons en temps réel les changements légaux et les dispositions des conventions collectives. Nos utilisateurs sont sûrs de réaliser leur paie sur des bases à jour, tous les mois. » explique David Verhaegen.
4. Faciliter les étapes de contrôle
La plus importante valeur ajoutée du travail d’un gestionnaire de paie est le contrôle de la paie et des déclarations sociales à réaliser. Il convient donc de mettre à sa disposition des outils pratiques qui vont l’assister dans cette tâche.
« Les rapports extraits d’une solution de paie doivent être étudiés attentivement car ils deviendront l’outil de travail du gestionnaire de paie. Pour 123Paie, nous avons conçu les rapports de manière à faciliter les contrôles collectifs ou individuels sur l’ensemble des points à vérifier.
Une attention particulière a été apportée à la configuration des documents exportés sous Excel© afin d’exploiter les filtres et les formules de calcul sans avoir besoin de retraiter la présentation des données. Ces gains de temps quotidiens cumulés peuvent être très importants. »
5. Savoir s’appuyer sur des experts paie à l’écoute
Un logiciel de paie ne fait pas tout ! L’accompagnement humain est primordial. Mieux vaut privilégier une solution dont les consultants sont d’abord des gestionnaires de paie experts, et qui, de surcroît, maîtrisent le paramétrage logiciel.
Certaines solutions proposent même de « switcher » d’un mode internalisé à externalisé en cas d’absence temporaire du gestionnaire de paie dédié en interne (maladie, départ…). « Cela est un énorme atout pour assurer la continuité de la gestion de paie. C’est un filet de sécurité particulièrement apprécié par les chefs d’entreprise ! » conclut David Verhaegen.
Et vous, optimisez-vous la récupération des éléments variables de paie ? Aviez-vous rêvé d’automatiser certaines étapes de réalisation et de contrôle de votre paie ?
Si vous souhaitez vous sentir moins seul face à votre paie ou découvrir la solution de paie tout compris 123Paie, n’hésitez pas à nous contacter !
