Les meilleurs logiciels de gestion de la paie

Avant de comparer les logiciels : de quoi vos équipes paie ont-elles réellement besoin ?

Vos variables de paie arrivent-elles automatiquement ?

Imaginons une entreprise de 800 salariés répartis sur 4 sites. À la fin du mois, il faut récupérer les heures supplémentaires, absences maladie, congés sans solde, astreintes, primes et autres éléments variables. Si une partie se trouve dans la GTA, une autre dans Excel et une troisième dans des e-mails envoyés par les managers, la production de la paie devient dépendante de nombreuses ressaisies. Or chaque ressaisie est aussi une possibilité d’erreur !

Un logiciel intégré au SIRH ou connecté à votre solution de gestion des temps permet par exemple de faire remonter automatiquement :

• les absences ;
• les congés ;
• les heures supplémentaires ;
• certaines primes ;
• les informations contractuelles ;
• les soldes nécessaires à la paie.

Comment contrôlez-vous 500, 1 000 ou 5 000 bulletins ?

Vérifier chaque bulletin manuellement n’est tout simplement pas réaliste à grande échelle : le logiciel doit donc aider vos gestionnaires à travailler par exception. Plutôt que de contrôler 1 500 bulletins ligne par ligne, vous devez ainsi pouvoir identifier rapidement les anomalies :

• un salaire net qui varie fortement par rapport au mois précédent ;
• une prime exceptionnellement élevée ;
• une cotisation absente ;
• un salarié sans bulletin ;
• un montant inhabituel d’heures supplémentaires ;
• une anomalie dans la DSN.

Que se passe-t-il si votre gestionnaire de paie est absent ?

C’est une question rarement posée pendant les démonstrations… jusqu’au jour où elle devient urgente. Si votre gestionnaire principal tombe malade 3 jours avant la clôture, qui maîtrise suffisamment le dossier pour reprendre la production ? La continuité de la paie doit donc faire partie du cahier des charges au même titre que les fonctionnalités. Selon votre organisation, vous pouvez rechercher :

• un support capable de répondre rapidement ;
• une prestation de remplacement temporaire ;
• une coproduction avec l’éditeur ;
• ou une externalisation de la paie complète.

Pouvez-vous facilement expliquer un calcul ?

Un salarié demande pourquoi son net a baissé de 180 €, un manager conteste le montant d’une prime et la direction veut comprendre l'évolution de la masse salariale. Votre équipe doit pouvoir retrouver rapidement l’origine d’un calcul. Un logiciel de qualité ne doit donc pas transformer la paie en « boîte noire » : il doit permettre aux gestionnaires de comprendre et de justifier le résultat obtenu.

Comparatif des 6 meilleurs logiciels de gestion de la paie

1. Kelio 123Paie : intéressant lorsque la paie doit communiquer avec la GTA et les RH

Pour beaucoup de services RH, le principal irritant ne vient pas du calcul du bulletin lui-même. Il vient de tout ce qu’il faut faire avant pour récupérer les bonnes informations. C’est précisément l’un des points forts de Kelio : 123Paie peut être connecté nativement à la gestion des temps et aux données RH de la suite Kelio.

Prenons une entreprise de 600 salariés avec 3 établissements : les collaborateurs badgent dans Kelio, les managers valident les absences et les heures supplémentaires. Une fois les éléments variables contrôlés, les données nécessaires remontent dans 123Paie. Le gestionnaire n’a donc pas besoin de saisir une seconde fois les congés, absences ou heures supplémentaires dans son logiciel.

Kelio met notamment en avant l’intégration des EVP depuis la GTA, l'automatisation des bulletins et DSN, le suivi des DPAE et plus de 2 000 indicateurs RH disponibles pour le reporting. La solution prend en charge plus de 200 conventions collectives.

Un témoignage publié par Kelio donne un exemple parlant : une DAF-DRH explique avoir produit 45 bulletins répartis sur deux sociétés en une journée, en soulignant notamment l’absence de ressaisie des variables et des absences grâce à la passerelle RH-paie.

Pour une équipe RH, l’autre intérêt réside dans le niveau d’accompagnement. L’entreprise peut conserver sa paie en interne ou choisir une prise en charge plus importante par Kelio. Les fiches produit prévoient notamment un gestionnaire de paie dédié dans le cadre de l’offre externalisée et la possibilité de disposer d’un relais en cas d’absence.

2. Cegid Payroll Ultimate : pour les paies à forte volumétrie et les organisations complexes

Autre exemple : le cas d’une ETI de 3 000 salariés avec plusieurs établissements, différentes populations et des régularisations fréquentes. Ici, le problème n’est plus seulement de produire la paie : il faut être capable de traiter beaucoup de données, gérer la rétroactivité et contrôler rapidement les résultats.

Cegid Payroll Ultimate est positionné sur les ETI et grandes entreprises. La solution est pensée pour s’interfacer avec d’autres briques telles que le Core RH ou la GTA et prend en charge des problématiques de forte volumétrie. Cegid met également en avant la rétroactivité et les contrôles de paie et DSN.

Le logiciel doit être capable de recalculer les périodes précédentes et de générer les régularisations correspondantes, sans obliger les gestionnaires à reconstruire manuellement chaque bulletin : c’est typiquement le genre de cas à tester pendant une démonstration.

3. ADP DECIDIUM : pour structurer la paie d’une ETI ou d’un grand groupe

ADP DECIDIUM se situe davantage dans une logique globale de gestion du capital humain. ADP positionne notamment la solution sur les organisations allant de 50 à plus de 5 000 salariés. Elle combine la paie, l’administration RH et, selon les configurations retenues, différentes briques de gestion RH et des temps. L’outil propose notamment des contrôles automatisés via son Assistant Contrôle Expert, la gestion de la DSN, des simulations et de la rétroactivité, ainsi que plus de 200 rapports standards.

Si votre groupe compte 2 500 salariés, avec un contrôle mensuel qui montre 180 variations importantes de rémunération. Au lieu d’ouvrir chaque bulletin, l’équipe paie doit pouvoir cibler les populations présentant réellement une anomalie et comprendre l’origine des variations. C’est cette capacité d’analyse de masse qui devient essentielle dans une grande organisation. ADP propose également différents niveaux de service pouvant aller jusqu’à l’externalisation complète ou partielle.

4. Nibelis : pour les entreprises qui veulent ajuster leur niveau d’accompagnement

Nibelis cible notamment les organisations de 50 à 3 000 salariés avec une solution 100 % SaaS. L’une de ses particularités est de proposer plusieurs niveaux de service, ce qui peut être intéressant lorsqu’une entreprise souhaite conserver une partie de son expertise paie tout en se faisant davantage accompagner sur certaines étapes.

Imaginons qu'aujourd’hui, votre entreprise de 900 salariés dispose de 3 gestionnaires expérimentés et souhaite rester autonome. Deux ans plus tard, l’un d’eux part et le recrutement est difficile. Pouvoir faire évoluer le niveau d’accompagnement sans nécessairement remplacer toute la solution peut devenir un vrai avantage. Nibelis met également en avant le calcul en temps réel, la rétroactivité, le multi-établissement et des règles personnalisables.

5. Silae : lorsque la couverture conventionnelle est un critère déterminant

La paie française est particulièrement dépendante des conventions collectives. Si votre groupe grandit par acquisitions : une société dépend de Syntec, une autre de la métallurgie et une troisième d’une convention liée au commerce. Chaque nouvelle entité apporte ses propres règles sur les primes, classifications, maintiens de salaire ou cotisations.

Silae met particulièrement en avant cette dimension avec plus de 900 conventions collectives gérées et des mises à jour légales et conventionnelles automatisées. La solution couvre également les variables de paie, DSN, arrêts de travail, congés et absences ainsi que différents éléments RH.

6. Sage Business Cloud Paie : pour une approche cloud relativement accessible

Pour terminer, Sage Business Cloud Paie permet de produire les bulletins et déclarations depuis une solution en ligne, avec mises à jour légales et conventionnelles automatisées. Des options complémentaires permettent notamment de gérer les congés et absences et de transférer ces informations vers la paie.

Dans une entreprise où les managers approuvent encore les demandes de congés par e-mail, la paie doit attendre que les informations soient consolidées manuellement. Avec un workflow numérique, le collaborateur déclare son absence, le manager la valide et l’information peut ensuite alimenter la préparation du bulletin. Ce type de fluidité peut faire gagner beaucoup de temps, même si le besoin de l’entreprise reste relativement standard.

Internaliser ou externaliser sa paie : la vraie question est souvent le niveau de maîtrise souhaité

« Faut-il externaliser notre paie ? » La réponse n’est pas forcément oui ou non. Prenons 3 situations :

• Entreprise A : 4 gestionnaires expérimentés produisent 2 000 bulletins. L’entreprise souhaite garder toute la compétence en interne. Un logiciel puissant, bien intégré et disposant d’un bon support peut suffire.
• Entreprise B : un seul gestionnaire produit 350 bulletins. Son absence met immédiatement toute la paie en risque. Une solution permettant une prise de relais temporaire peut être beaucoup plus sécurisante.
• Entreprise C : la DRH souhaite consacrer davantage de temps au recrutement, à la formation et au développement RH. Elle peut préférer une plus complète.

Kelio, ADP ou Nibelis proposent notamment différents niveaux d’accompagnement, ce qui permet de sortir de l’opposition simpliste entre « tout interne » et « tout externalisé » !

Les 8 questions à poser pendant une démonstration de logiciel de paie

Une démonstration commerciale parfaitement préparée peut donner l’impression que tous les outils fonctionnent très bien. Pour vraiment les départager, arrivez avec vos propres cas : les réponses aux questions ci-dessous vous apprendront souvent beaucoup plus qu’une liste de 80 fonctionnalités.

Demandez par exemple :

• « Un salarié est absent trois jours et l’arrêt arrive après la clôture : que se passe-t-il ? »
• « Montrez-moi comment une heure supplémentaire validée dans la GTA arrive sur le bulletin. »
• « Comment repérez-vous un salaire qui varie de 20 % par rapport au mois précédent ? »
• « Une DSN est rejetée : où vois-je l’erreur et comment la corriger ? »
• « Un gestionnaire est absent cinq jours avant la paie : quelle aide pouvez-vous réellement fournir ? »
• « Nous rachetons une société de 300 salariés avec une nouvelle convention : comment l’intégrez-vous ? »
• « Comment récupérerons-nous nos historiques si nous changeons un jour de prestataire ? »
• « Quelles données doivent encore être saisies manuellement chaque mois ? »

Alors, quel est le meilleur logiciel de gestion de la paie ?

Vous l'aurez compris, il n’existe pas de classement universel. Le meilleur logiciel pour une entreprise de 200 salariés avec une seule convention collective n’est pas nécessairement celui d’un groupe de 5 000 salariés répartis entre 15 établissements. Pour faire votre choix, partez donc de vos difficultés actuelles :

• Si votre équipe passe plusieurs jours chaque mois à ressaisir les variables, l’intégration GTA-paie doit devenir prioritaire.
• Si vos gestionnaires perdent du temps à contrôler les bulletins, regardez surtout les outils de détection des anomalies.
• Si vous avez plusieurs conventions ou sociétés, testez la capacité multi-entités et la gestion conventionnelle.
• Et si toute la connaissance de votre paie repose sur une seule personne, la qualité du support et les possibilités d’externalisation doivent peser beaucoup plus lourd dans votre décision.

Pour Kelio, l’intérêt réside notamment dans la continuité entre gestion des temps, données RH et logiciel de paie : congés, absences et éléments variables peuvent circuler jusqu’à la paie sans ressaisie, tandis que l’entreprise peut choisir différents niveaux d’accompagnement. Et une fois le bulletin produit, sa mise à disposition peut également être automatisée dans un coffre-fort numérique sécurisé !

Vous voulez savoir si 123Paie correspond à votre organisation ? Testez Kelio avec vos propres cas de paie et échangez avec un expert sur vos contraintes réelles.