Documents RH obligatoires : liste, obligations et conservation

10 documents RH obligatoires à conserver

1. Le contrat de travail

Commençons par l'essentiel : le contrat de travail. Ce document doit rester dans vos archives pendant 5 ans après le départ du salarié. En cas de litige, c'est souvent la première pièce que l'on vous demandera de produire. Et attention, son absence n'est pas anodine : elle expose l'employeur à des poursuites pour travail dissimulé.

2. La mutuelle d'entreprise

Vous le savez peut-être déjà : proposer une mutuelle d'entreprise à l'ensemble de vos salariés (apprentis compris) est une obligation. Cela implique de conserver deux types de documents pendant 5 ans : 

• le justificatif d'affiliation remis à chaque salarié ; 
• le contrat d'adhésion à la mutuelle collective.

Et si un salarié choisit de ne pas adhérer ? Dans ce cas, gardez précieusement le justificatif annuel de dispense qu'il vous a transmis : c'est votre seule preuve en cas de contrôle.

3. Les visites médicales

Chaque avis délivré par la Médecine du travail (que ce soit lors de la visite d'embauche ou après un arrêt de travail) fait partie des documents à archiver soigneusement. N'oubliez pas d'ajouter à vos archives l'avis de la visite médicale de mi-carrière, qui fait désormais partie intégrante du dossier de suivi santé du salarié !

4. Les bulletins de paie

Les bulletins de salaire doivent être conservés pendant 5 ans, conformément à l'article L3243-4 du Code du travail. Peu importe le format, papier ou électronique, les deux sont acceptés. Et voici une subtilité à ne pas manquer : si vos bulletins sont dématérialisés, vous devez pouvoir les mettre à disposition du salarié pendant 50 ans (ou jusqu'à ses 76 ans !). Une durée qui peut surprendre, mais qui s'explique par la nécessité de garantir l'accès du salarié à ses droits, parfois très longtemps après la fin du contrat.

5. Les charges sociales

Contrairement aux documents précédents, les preuves de paiement des charges sociales n'ont besoin d'être conservées que 3 ans, comme le précise l'article L244-3 du Code de la Sécurité sociale.

6. Les entretiens professionnels

Chaque entretien professionnel donne lieu à un document appelé "état des lieux récapitulatif". Une copie est remise au salarié, l'autre doit rester dans vos archives pendant 6 ans. Ce document est essentiel : il permet de prouver que vous avez bien respecté votre obligation de suivi du parcours professionnel de vos collaborateurs.

7. Le DUERP

Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) mérite une attention particulière. Il recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité des salariés. Depuis le 31 mars 2022, son élaboration n'est plus uniquement de la responsabilité de l'employeur. Elle doit désormais associer les référents santé au travail, les services de prévention et de santé au travail, ainsi que les membres du CSE.
Autre changement majeur : la durée de conservation est passée à 40 ans minimum, toutes versions confondues. De plus, le DUERP et ses mises à jour devront être déposés de façon dématérialisée sur un portail numérique national, administré par les organisations professionnelles d'employeurs.

8. Les sanctions disciplinaires

Avertissement, lettre d'observation, blâme... toutes ces notifications doivent être conservées pendant 3 ans, conformément à l'article L1332-5 du Code du travail. Cette durée correspond au délai de prescription des faits fautifs : passé ce délai, un salarié ne pourra plus contester la sanction reçue.

9. Les horaires de travail

Les documents relatifs aux horaires des salariés doivent être conservés pendant 5 ans. Ainsi, en cas d'accident ou d'incident survenu pendant le temps de travail, ces informations peuvent constituer une preuve déterminante. La même règle s'applique aux données relatives aux motifs d'absence.

10. Les déplacements professionnels

Dernier document RH obligatoire, et non des moindres : le suivi des déplacements des collaborateurs. Pour des raisons fiscales, certains documents (comme les notes de déplacement) doivent être conservés : 

• 6 ans pour les justificatifs de notes de frais au format papier ; 
• 3 ans pour ceux au format numérique. 

Concernant les données de géolocalisation issues d'un véhicule de société, la CNIL recommande de ne pas les conserver plus de 2 mois. Au-delà, vous vous exposez à un risque de non-conformité au RGPD.

Qu'en est-il du dossier du personnel ?

Contrairement au registre du personnel, la tenue d'un dossier d’administration du personnel n'est pas une obligation légale. Pour autant, si vous décidez d'en constituer un, certaines précautions s'imposent, notamment en matière de confidentialité : seules les personnes habilitées du service RH doivent pouvoir y accéder.

Ainsi, le CV et les autres données individuelles liées au parcours professionnel du salarié peuvent être conservés pendant toute la durée de la collaboration. Une seule condition : respecter le RGPD (notamment permettre au salarié de modifier à tout moment ses informations personnelles au sein de l'entreprise).

Et pour les candidats non retenus ? La règle est différente : la CNIL recommande de ne pas conserver leurs données plus de 2 ans après la clôture du processus de recrutement.

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