Le Code du travail (article L1221-13) impose l'ouverture d'un registre unique du personnel dès l'embauche de votre premier salarié. Ce document obligatoire recense les identités, les dates d'entrée, le type de contrat et les mentions spécifiques liées à chaque statut. Pour centraliser ces données sans saisie redondante, notre solution SIRH automatise la tenue de ce registre et garantit votre conformité au Code du travail et au RGPD.
Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel recense, dans un document unique, l'identité et les modalités de contrat de chaque personne travaillant dans l'entreprise : salariés en CDI et CDD, intérimaires, stagiaires, apprentis, volontaires en service civique. Il sert de référence à l'inspection du travail lors d'un contrôle et permet à l'employeur de justifier la régularité des embauches.
Le Code du travail impose sa tenue dès le premier salarié embauché. Aucune entreprise n'en est dispensée, à l'exception du particulier employeur et du chèque-emploi associatif, qui bénéficient d'un dispositif spécifique. Vous devez tenir le registre à jour en continu : chaque embauche, chaque départ, chaque modification de contrat y est inscrit au moment où l'événement se produit.
La loi n'impose aucun format. Vous pouvez tenir un registre sur papier, sur un fichier Excel ou via un outil numérique. Quelle que soit la forme retenue, vous devez présenter le document à toute réquisition de l'inspection du travail ou de l'URSSAF.
Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?
Les mentions à inscrire dépendent du statut de la personne. Le Code du travail définit des informations communes à tous les collaborateurs et des informations spécifiques selon le type de contrat. Voici le tableau récapitulatif des mentions obligatoires :
| Type de collaborateur | Mentions obligatoires |
|---|---|
| Salarié en CDI | Nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, commune de résidence, date d'embauche, type de contrat |
| Salarié en CDD | Mentions du CDI + motif de recours, date de fin de contrat (ou durée minimale), mention « CDD » |
| Stagiaire | Nom, prénoms, date de naissance, adresse, établissement d'enseignement, dates de début et fin de stage |
| Volontaire en service civique | Nom, prénoms, date de naissance, adresse, dates de début et fin de mission, organisme d'accueil |
| Travailleur étranger | Mentions du salarié + titre autorisant l'exercice d'une activité professionnelle |
| Salarié détaché | Mentions du salarié + date du détachement, pays d'origine, identité de l'employeur d'origine |
Des annexes doivent accompagner le registre pour les salariés détachés et les travailleurs étrangers. Vous y joignez la copie de l'autorisation de travail ou de la déclaration de détachement. Ces pièces complètent les informations inscrites dans le registre lui-même.
Pour éviter les oublis et les erreurs de saisie, le Dossier salarié de notre solution Kelio centralise l'ensemble de ces données d'identification en un point unique. Chaque information est saisie une seule fois, à l'embauche, puis réutilisée pour alimenter le registre sans intervention supplémentaire.
Quelles sont les sanctions en cas d'absence du registre ?
L'absence de registre unique du personnel, comme sa tenue incomplète ou incorrecte, expose l'employeur à des sanctions. Le Code du travail prévoit une amende de 3 750 € par salarié concerné, portée à 7 500 € en cas de récidive. En plus de l'amende, le tribunal peut prononcer un affichage du jugement et une publication dans la presse.
Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, le registre figure parmi les premiers documents demandés. S'il est absent, incomplet ou non tenu à jour, l'inspecteur dresse un procès-verbal. Les conséquences dépassent l'amende elle-même : un registre défaillant signale un manque de rigueur administrative qui peut déclencher un contrôle approfondi de l'ensemble de vos pratiques RH, de la paie au respect des durées maximales de travail.
Comment un SIRH comme Kelio automatise la tenue du registre ?
Un SIRH (système d'information des ressources humaines) transforme la tenue du registre en un processus automatisé. Vous saisissez les informations d'un nouveau collaborateur une seule fois, lors de son embauche, dans le dossier salarié. Le SIRH se charge ensuite d'alimenter le registre unique du personnel, sans aucune double saisie.
Chez Kelio, nous avons conçu notre solution pour que la conformité réglementaire ne repose pas sur la vigilance manuelle d'un responsable RH. Les données sont structurées selon les exigences du Code du travail. Chaque embauche, chaque modification de contrat, chaque départ déclenche une mise à jour automatique du registre. Vous gagnez du temps sur l'administration du personnel et vous libérez des heures pour l'accompagnement humain et la stratégie RH.
Notre promesse tient en une formule : automatiser sans déshumaniser. La solution gère les obligations réglementaires, et nos experts restent à vos côtés pour paramétrer l'outil selon vos spécificités et répondre à vos questions au quotidien. Pour aller plus loin, notre solution intègre aussi la gestion des temps et la gestion des talents, afin de couvrir l'ensemble de votre écosystème RH dans un environnement unique.
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