Saviez-vous que 22 % des candidats ayant accepté un poste ne se présentent pas le premier jour1 ? Pour éviter les désistements de dernière minute et renforcer l’engagement des nouvelles recrues, le préboarding revêt une importance particulière. Soigner cette période entre la signature et l’arrivée peut faire toute la différence pour une intégration en entreprise réussie ! Nous vous dévoilons tout ce qu’il faut savoir dans cet article.
Définition du préboarding
Avant même que le nouveau collaborateur ne prenne son poste, une phase essentielle commence : celle du préboarding. Elle couvre toute la période entre l’acceptation de l’offre d’embauche et l’arrivée effective dans l’entreprise.
Ce laps de temps (parfois long de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois !) est souvent sous-estimé par les RH. Pourtant, il reste décisif : les talents fraîchement recrutés peuvent encore être sollicités ailleurs et certains finissent même par ne plus donner signe de vie. C’est un phénomène aussi appelé ghosting professionnel. L’objectif du préboarding, c’est justement d’éviter cela : vous préparez le terrain pour une intégration réussie, en douceur.
Pourquoi cette première étape de la phase d’onboarding est-elle importante ?
Une fois l’offre d’embauche acceptée, le préboarding sert à garder le lien avec le futur collaborateur : c’est obligatoire pour clarifier les attentes de chacun et donner un premier aperçu concret de votre culture d’entreprise.
Car contrairement aux idées reçues, les meilleurs talents ne choisissent pas une entreprise uniquement pour le salaire ! Ce qu’ils cherchent avant tout, ce sont des valeurs partagées et un vrai sens donné à leur travail. Le préboarding est justement l’occasion de leur montrer que votre entreprise répond à ces attentes.
En prenant soin de vos recrues avant même leur arrivée, vous renforcez leur engagement, vous réduisez le risque de désistement de dernière minute et vous améliorez votre image employeur. C’est aussi un bon moyen d’anticiper d’éventuelles hésitations ou contre-offres en restant présent et à l’écoute !
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Comment réussir son pre-boarding ? 10 bonnes pratiques
1. Préparer un kit de bienvenue personnalisé
Un petit geste symbolique marque les esprits. Un kit avec quelques objets utiles ou représentatifs (carte manuscrite, goodies, produit maison) permettra à votre recrue de se sentir attendue et valorisée. Rassurez-vous, pas besoin de dépenser beaucoup : c’est ici l’attention qui compte.
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2. Demander un retour sur l’expérience candidat
Profitez de cette période de préboarding pour recueillir à chaud les impressions du nouveau collaborateur sur son processus de recrutement. Vous instaurez ainsi un climat de confiance dès le départ et vous montrez que son avis compte. Un questionnaire simple, mixant questions ouvertes et fermées, suffit souvent à récolter des pistes d’amélioration utiles.
3. Provoquer une première rencontre avec l’équipe
Ne laissez pas le futur collaborateur arriver sans repère. Organisez un moment informel avant son premier jour : un déjeuner, un café, une visio détendue… Peu importe le format, l’essentiel est de créer du lien humain. Le jour J, il retrouvera alors des visages connus et c’est un vrai plus pour atténuer le stress.
4. Anticiper les questions les plus courantes
Il y a beaucoup d’angoisses qui viennent d’un simple manque d’infos pratiques. Avant leur premier jour, mettez donc à leur disposition une fiche ou une FAQ claire qui couvre les points essentiels :
- Heure d’arrivée attendue
- Tenue vestimentaire recommandée
- Informations d’accès (parking, entrée, badge)
- Équipement à prévoir
- Interlocuteurs à contacter en cas de doute
- Organisation du déjeuner (cantine, frigo, habitudes de l’équipe)
5. Anticiper les démarches administratives
Nous vous déconseillons d’attendre le jour de l’arrivée pour transmettre le contrat, les infos sur la mutuelle ou autres documents RH. Envoyez-les plutôt à l’avance pour lui laisser le temps de les consulter sereinement. Il y aura ainsi moins de paperasse à gérer à l’arrivée, et donc plus de place pour l’humain et l’intégration.
6. Envoyer un programme clair pour le premier jour (et la première semaine)
Un futur collaborateur a besoin de visibilité. Dans le cadre de son préboarding, prévenez-le de ce qui l’attend : accueil, rendez-vous, pause déjeuner, rencontres clés. Plus il connaît le déroulé, plus il se sentira attendu et moins il appréhendera cette première journée, souvent décisive. Vous pouvez même aller plus loin en partageant un planning de la première semaine.
7. Désigner un référent ou “buddy”
En plus du manager, attribuez un collègue référent qui accompagnera votre recrue pendant ses premières semaines : c’est ce qu’on appelle aussi un buddy. Il sera en charge de répondre aux questions du quotidien et de faciliter son intégration culturelle.
8. L’inclure progressivement dans la vie de l’entreprise
N’attendez pas son arrivée pour créer un sentiment d’appartenance ! Envoyez-lui en amont les actualités de l’entreprise, des contenus internes ou ajoutez-le à la newsletter. Ce sont de petits gestes, certes, mais qui lui montrent qu’il fait déjà un peu partie de l’aventure.
9. Donner accès à la plateforme de formation
Si vous avez des contenus de formation internes, autorisez-en l’accès en préboarding. La nouvelle recrue pourra alors découvrir vos outils, vos méthodes de travail et les valeurs de votre entreprise, à son rythme. C’est aussi un bon moyen de montrer que vous tenez vos promesses.
10. Inviter la recrue à se présenter
Enfin, encouragez le nouveau venu à créer une courte présentation (texte, diaporama, vidéo) pour partager son parcours et ses passions. C’est un excellent levier d’engagement, surtout dans les grandes structures ou en télétravail où les échanges informels sont moins spontanés.
Qui impliquer dans le processus ?
Vous l’aurez compris, pour qu’un préboarding fonctionne, il ne suffit pas d’envoyer un simple message de bienvenue ! L’enjeu est de créer très tôt des points de contact avec les personnes qui compteront dans le quotidien du futur collaborateur. Un bon préboarding est donc collectif : chacun a un rôle précis.
- Le manager : c’est la référence opérationnelle. Il prépare les premières missions et pose un cadre de travail. Une petite piqûre de rappel au manager la veille de l’arrivée d’une recrue viendra souvent améliorer l’efficacité de l’onboarding.
- Le mentor (ou buddy) : il accompagne le nouveau venu pour savoir à qui s’adresser, décoder la culture interne, etc. Il peut donc envoyer un message personnalisé avant le jour J pour rassurer et créer un premier lien.
- L’équipe directe : ce sont les collègues avec lesquels il travaillera au quotidien. Si vous les présentez en amont, ça facilitera la prise de repères et évitera que le premier jour ressemble à un marathon de découvertes.
- Les interlocuteurs d’autres services : il peut être intéressant de présenter quelques personnes clés pour donner une vision plus globale de l’entreprise, par exemple avec une courte vidéo de bienvenue ou un message dédié.
- Le support technique/IT : indispensable mais souvent oublié, il se charge de préparer le matériel, les accès, les outils. Une arrivée sans ordinateur ou sans mot de passe dès le premier jour peut ruiner l’expérience d’intégration !
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1 Les nouveaux employés qui ne se présentent pas (article en anglais)
