La mise en œuvre d’un système de pointage horaire dans une organisation est soumise à un cadre réglementaire et légal complexe. Avant toute mise en place d'une pointeuse horaire, le chef d’entreprise doit s’informer de ses obligations. Tour d’horizon des différents éléments à connaître.
En résumé
Le suivi du temps de travail est une obligation pour les employeurs. Le choix des outils de pointage doit concilier conformité réglementaire, protection des données et simplicité de gestion.
- L’employeur doit enregistrer et conserver les données liées au temps de travail.
- Les dispositifs de pointage doivent respecter les exigences du RGPD.
- L’usage de la biométrie est strictement encadré par la réglementation.
- Les salariés et le CSE doivent être informés de la mise en place du dispositif.
- Une solution intégrée facilite la gestion des temps, des RH et de la paie.
Qui est concerné par le pointage horaire en entreprise ?
La loi en France oblige l’employeur à décompter la durée du travail pour les salariés ne suivant pas un horaire collectif (Article L3171-2 du Code du travail). Cela concerne donc les personnes à temps partiel, en horaires variables ou individualisés. Ce décompte permet notamment de faire un suivi des temps travaillés, des éventuels dépassements mais aussi des temps de repos quotidien, hebdomadaire et des repos compensateurs. Ces éléments doivent être fournis aux collaborateurs mais peuvent aussi être demandés par l’inspection du travail en cas de contrôle.
Pour les salariés au forfait jours, qui ne sont pas soumis aux durées maximales du travail, l’employeur est néanmoins tenu de décompter les journées et demi-journées travaillées. Les entreprises en France ont en effet l’obligation de s’assurer du respect des temps de repos de leurs cadres. L'entreprise Kelio propose un système de déclaration de présences sans enregistrement d’heure, afin de permettre le pointage des cadres au forfait, dans le respect des particularités de leur statut.
À noter : le dispositif de pointeuse ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat. Le système de pointage ne peut pas non plus être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation (voir CNIL).
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Les différents types de pointeuses
La pointeuse à badge ou carte RFID
La pointeuse à badge ou carte RFID est le système le plus répandu en entreprise. Le salarié pointe en approchant son badge d'un lecteur installé à l'entrée des locaux. Simple et rapide, ce dispositif convient à la majorité des entreprises industrielles, commerciales ou tertiaires.
Avantages : facile à utiliser, peu coûteux à maintenir, compatible avec les systèmes de contrôle d'accès aux bâtiments.
Limite : le badge peut être oublié, perdu ou prêté à un collègue (ce qu'on appelle le "buddy punching", c'est-à-dire pointer à la place d'un autre).
La pointeuse par code PIN
Avec la pointeuse par code PIN, le salarié saisit un code personnel sur un clavier pour enregistrer ses entrées et sorties. Pas de support physique à gérer avec cette pointeuse tactile : la logistique est beaucoup plus simple.
Avantages : aucun badge à distribuer, solution économique.
Limite : le risque de partage de code entre collègues existe.
La pointeuse biométrique
La pointeuse biométrique utilise une caractéristique physique unique du salarié pour l'identifier : empreinte digitale, contour de la main, reconnaissance veineuse…
Avantages : identification infaillible, zéro risque de fraude au pointage.
Limite majeure en France : la biométrie est strictement encadrée par la CNIL et le RGPD ! Le recours à la reconnaissance faciale ou aux empreintes digitales à des fins de contrôle du temps de travail est interdit, sauf autorisation expresse et justification d'un besoin de sécurité renforcé. C'est un point non négociable : avant toute installation d'une pointeuse biométrique, une analyse d'impact sur la protection des données (AIPD) est obligatoire.
L'application mobile de pointage
De plus en plus plébiscitée, notamment depuis l'essor du télétravail et des équipes nomades, l'application mobile (ou pointeuse virtuelle) permet au salarié de pointer depuis son smartphone, où qu'il soit.
Avantages : idéale pour les salariés en déplacement, les commerciaux, les techniciens itinérants ou les télétravailleurs. Certaines applications intègrent la géolocalisation pour vérifier que le pointage est effectué au bon endroit.
Limite : la géolocalisation permanente des salariés est encadrée par la CNIL. Elle doit être proportionnée, justifiée et les salariés doivent en être informés. Par ailleurs, veillez à choisir une application dont l'heure est indépendante du paramétrage manuel du téléphone.
Un système de pointage est-il obligatoire dans une entreprise ?
Jusqu’à récemment, la loi en France n’imposait pas de moyen spécifique pour le contrôle des temps travaillés.
Mais dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’UEa estimé que seul un système de pointage des heures était à même de veiller au respect des droits des travailleurs, en matière de temps travaillés et de temps de repos. Une évolution de la réglementation sur les dispositifs de pointage dans les entreprises en Union Européenne est donc susceptible de se produire dans le futur.
Un système de pointage permet en effet un décompte objectif et fiable des temps travaillés. Le pointage est applicable à tous les collaborateurs de l’entreprise aussi bien les salariés que les intérimaires.
Tous les salariés en production badgent matin et soir. Nous avons également mis en place l’horaire variable pour le personnel administratif. Cette avancée sociale a été possible grâce à la solution de Kelio (tous les temps de travail sont comptés).
Responsable informatique de la société Mitsuba
Comment choisir le bon système pour son entreprise ?
Il n'existe pas de solution universelle ! Voici les 5 questions à se poser avant de trancher :
- Quelle est la taille de mon entreprise et combien de salariés sont concernés ? Une TPE de 5 salariés n'a pas les mêmes besoins qu'une PME de 200 collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Les solutions cloud et mobiles sont souvent plus adaptées aux petites structures, tandis que les grandes entreprises privilégieront des systèmes multi-sites avec terminaux dédiés.
- Quelle est l'organisation du travail ? Salariés sédentaires en open space, techniciens itinérants, télétravailleurs, équipes en horaires décalés ou en 3x8… Chaque configuration appelle une réponse différente. Une entreprise avec des équipes nomades aura tout intérêt à opter pour une application mobile, là où une usine privilégiera des terminaux physiques robustes installés aux entrées de ligne de production.
- Mon système de pointage doit-il s'interfacer avec mon logiciel de paie ? C'est un critère souvent sous-estimé lors du choix. Un système de pointage qui ne communique pas avec votre logiciel de paie vous condamnera à des ressaisies manuelles chronophages ! Privilégiez des solutions interopérables ou nativement intégrées à votre outil RH existant.
- Quelles sont mes contraintes réglementaires spécifiques ? Selon votre convention collective, certaines règles s'appliquent en matière de suivi des temps : gestion des astreintes, des modulations, des repos compensateurs… Votre système de pointage doit être capable de gérer ces particularités, sous peine de générer des anomalies difficiles à corriger.
- Quel est mon budget total de possession ? Au-delà du coût d'achat ou d'abonnement, pensez au coût d'installation, de maintenance, de formation des utilisateurs et de mise en conformité RGPD. Un système moins cher à l'achat peut s'avérer plus coûteux sur la durée si sa maintenance est complexe ou si des mises à jour régulières sont facturées en supplément.
Quelles réglementations s’appliquent aux systèmes de pointage et de gestion des temps en entreprise ?
La mise en place d’un système de pointage et de gestion des temps et activités est soumise :
- À la réglementation européenne, notamment au RGPD,
- Aux lois et règlementations propres à chaque pays,
- Aux conventions collectives spécifiques à chaque secteur d’activité,
- Aux accords d’entreprises,
- Aux pratiques de l’entreprise concernée.
Comment gérer le pointage horaire en entreprise dans le cadre du RGPD ?
L’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général pour la Protection des données personnelles) impose à toute organisation de veiller à la protection et sécurité des données traitées dans le cadre d’un système de pointage. Un logiciel de pointage permet d’identifier les personnes et trace leurs horaires de travail. Il entre donc dans le champ d’application du RGPD et doit tenir compte de la protection de la vie privée :
- Sécurisation des données personnelles liées à la gestion des temps,
- Gestion des droits d’accès,
- Exercice du droit à la consultation et à la modification.
Choisir une pointeuse pour une entreprise de l’UE n’a donc rien d’anodin. La conformité des pratiques de pointage d’une entreprise au regard du RGPD doit être évaluée avant la mise en place du système. Les éditeurs de logiciels de pointage expérimentés, comme l'entreprise Kelio, sont à même de vous accompagner sur ces problématiques de mise en conformité.
Bon à savoir
Depuis l’entrée en application du RGPD le 25 mai 2018, il n’est plus obligatoire pour les entreprises françaises de déclarer leurs fichiers de gestion des temps auprès de la CNIL.
Quelles sont les obligations du chef d’entreprise lors de l’installation d’une pointeuse ?
Plusieurs obligations s’imposent au chef d’entreprise en France lors de la mise en place d’un dispositif de pointage horaire. Il doit :
- Informer et consulter le CSE, Comité Social et Économique - Article L2312-38 du Code du travail. Cette consultation est obligatoire préalablement à la décision de mise en œuvre d’une pointeuse dans une entreprise et porte sur les moyens ou les techniques permettant le contrôle de l’activité des salariés. L’employeur pourra être amené à expliquer ses motivations quant à la mise en place d’une pointeuse dans son entreprise.
- Informer les salariés en amont de la mise en place du dispositif de pointage et de collecte des temps de travail - Article L1222-4 du Code du travail. La CNIL précise les informations à transmettre aux salariés concernés par la mise en place du pointage horaire.
- S’assurer que les traitements de données personnelles résultant de la mise en place du pointage horaire soient intégrés au registre de traitements de l’entreprise (RGPD article 30), même pour les entreprises de moins de 250 salariés.
- Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour s’assurer que seules les personnes habilitées accèdent aux informations concernant les salariés et leurs temps de travail : politique d’habilitation, contrôle des accès au système d’information (gestion des profils d’utilisateurs, politique de gestion des mots de passe, double authentification), traçabilité des actions réalisées dans le logiciel, etc.
Pointage horaire et télétravail : comment gérer les salariés à distance ?
Distinguez contrôle du temps et surveillance des salariés
Le suivi du temps de travail en télétravail ne doit pas se transformer en surveillance permanente de l'activité du salarié. Prises de captures d'écran automatiques, suivi des frappes clavier, contrôle en temps réel des applications ouvertes… Ces pratiques sont contre-productives sur le plan managérial, mais elles sont également dans le viseur de la CNIL.
L'objectif du pointage reste le même qu'en présentiel : enregistrer les heures de début et de fin de travail, les pauses, et s'assurer du respect des durées maximales et des temps de repos. Rien de plus !
Optez pour une application de pointage mobile adaptée au télétravail
Le terminal physique installé à l'entrée des locaux ne peut évidemment pas fonctionner pour un salarié en télétravail. La solution la plus adaptée reste alors l'application mobile ou le pointage par navigateur web. Certaines solutions permettent également au salarié de déclarer ses temps depuis un portail collaborateur dédié, avec validation par le manager.
Bon à savoir
Veillez à choisir une application dont l'heure enregistrée est indépendante du paramétrage manuel du smartphone du salarié : c'est une garantie essentielle de fiabilité des données collectées.
Définissez des plages horaires claires dans l'accord de télétravail
Le flou organisationnel est l'ennemi du suivi du temps en télétravail. Si les horaires ne sont pas clairement définis, il devient impossible de distinguer le temps de travail effectif du temps de disponibilité informelle. L'accord de télétravail (obligatoire ou à défaut une charte) doit préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié est joignable et considéré comme en temps de travail : ces plages servent ensuite de référence pour le pointage et pour le respect du droit à la déconnexion.
Respectez le droit à la déconnexion
En télétravail, la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle s'efface facilement. Le salarié répond à un email à 22h, participe à une réunion pendant sa pause déjeuner… Ces débordements, invisibles dans un système de pointage classique, peuvent générer des dépassements horaires non déclarés et exposer l'employeur à des risques juridiques. Heureusement, un bon système de gestion des temps vous permettra de détecter automatiquement les anomalies : journées trop longues, absence de pause, amplitude horaire excessive.
Sensibilisez vos managers au suivi des temps à distance
Un manager habitué à évaluer la présence physique de ses équipes peut se retrouver désemparé face au télétravail. Mais le passage à une culture du résultat ne dispense pas pour autant du suivi réglementaire des temps. Formez donc vos encadrants aux outils de pointage à distance, aux règles légales applicables et aux bonnes pratiques de management à distance : un manager qui comprend les enjeux réglementaires sera votre meilleur allié pour garantir la conformité du dispositif au quotidien.
Centralisez toutes les données dans un seul outil
Salarié en présentiel le lundi, en télétravail le mardi et en déplacement le jeudi : la semaine type de nombreux collaborateurs mêle aujourd'hui plusieurs modes de travail. Si chaque mode génère des données dans des outils différents, la consolidation devient un cauchemar pour les équipes RH. Optez pour une solution de gestion des temps centralisée, capable d'agréger les pointages issus de terminaux physiques, d'applications mobiles et de portails web dans une interface unique : c'est la condition sine qua non pour avoir une vision fiable et exhaustive du temps travaillé par chaque salarié, quel que soit son lieu de travail !
Quelles précautions prendre pour assurer la conformité de son dispositif de pointage horaire ?
Précautions dans le choix d'une pointeuse
L’existence d’un matériel de pointage sur le marché ne garantit pas sa conformité aux réglementations locales. À titre d’exemples :
- En France il est strictement interdit d’utiliser la technologie biométrique pour suivre le pointage horaire des salariés (empreintes digitales, reconnaissance faciale)
- Le paramétrage inapproprié d’un système de pointage horaire peut entrainer des situations de non-conformité, comme l’affichage d’informations personnelles auprès de collaborateurs non-habilités à les consulter.
- Les durées de conservation et les purges des données à caractère personnel font l’objet de réglementations spécifiques, variant selon les pays ou les organisations. Par exemple en France, les données relatives au suivi des temps de travail et aux absences doivent être conservées pendant 5 ans.
Précautions liées à la sécurité du dispositif de gestion des temps
Rappelons qu’au-delà du matériel de pointage choisi, la sensibilisation et la formation spécifique des personnels administrant le système sont primordiales pour assurer le respect des droits des salariés et la protection de leurs données personnelles.
- Préférez un logiciel de pointage intégrant un historique des actions réalisées par les utilisateurs
- Veillez à la sécurisation des connexions entre les pointeuses et les logiciels de recueils des temps
- Vérifiez que les applications de suivi des temps sur smartphone sont indépendantes du paramétrage de l’heure sur le téléphone.
Formation du personnel habilité : une étape incontournable
Rappelons qu’au-delà du dispositif de pointage choisi, la sensibilisation et la formation spécifique des personnels administrant le système sont primordiales pour assurer le respect des droits des salariés et la protection de leurs données personnelles.
Comment intégrer le pointage horaire avec la paie et la gestion RH ?
Optez pour une synchronisation automatique des éléments variables
Heures supplémentaires, majorations, absences, astreintes… Ces données doivent remonter automatiquement dans votre logiciel de paie sans aucune intervention manuelle. Vérifiez donc que votre solution propose un connecteur compatible avec votre outil de paie existant et que sa maintenance est assurée par l'éditeur en cas de mise à jour.
Centralisez congés, absences et pointage dans un seul outil
Une intégration vraiment efficace va au-delà de la paie. Lorsque la gestion des congés et des absences est connectée au pointage, les compteurs se mettent à jour en temps réel et les informations sont transmises en paie sans étape supplémentaire. Vous n'avez plus d'écarts entre ce que déclare le salarié, ce que valide le manager et ce que reçoit le gestionnaire de paie.
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