Remplaçante de la DUE, la DPAE répond-elle aux mêmes obligations et exigences que son prédécesseur ? À quel moment la DPAE doit-elle être déclarée ? Dans quel délai et concerne-t-elle l’ensemble des salariés ? … Cette procédure de simplification administrative est-elle finalement aussi simple ?
En tant qu’employeur, vous avez nécessairement été confronté à la DPAE, mais connaissez-vous pour autant les enjeux de cette dernière et les risques que vous encourez en cas d’oubli ?
Qu’est-ce que la DPAE ?
La DPAE, ou Déclaration Préalable À l’Embauche, est une formalité incombant à l’employeur lors du recrutement de certaines catégories de salariés.
Il s’agit d'une procédure nominative, c’est-à-dire qu’elle doit être effectuée pour chaque salarié dont l’embauche est planifiée.
La DPAE est à adresser aux services de l’URSSAF. Elle permet de déclarer en un seul et unique document 6 formalités liées à l’embauche d’un salarié. Il s’agit de :
- L’immatriculation de votre compte employeur auprès du régime général ou agricole, en fonction de votre activité (uniquement lors de la première DPAE).
- L’immatriculation du salarié auprès de la CPAM ou de la MSA.
- L’affiliation auprès de l’assurance chômage, Pôle Emploi.
- L’adhésion auprès du service de santé au travail.
- La demande de visite médicale d’embauche, à présent connue sous le nom de visite d’information et de prévention.
- Réaliser le pré-établissement de la liste des salariés embauchés permettant d’établir la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).
Quelles sont les mentions à intégrer à la DPAE ?
Afin que les différents organismes destinataires de la DPAE puissent entreprendre les démarches liées à l’embauche d’un salarié, cette dernière doit comporter un certain nombre d’informations en lien avec l’employeur, le salarié et la nature du contrat de travail.
Les mentions relatives à l’employeur sont :
- La dénomination sociale de l’entreprise ou le nom et prénom de l’employeur.
- Le code APE et SIREN de l’entreprise.
- L’adresse du siège ou de l’établissement concerné par l’embauche.
- L’identification du service de santé dont dépend l’entreprise.
En ce qui concerne le salarié, les informations devant être renseignées dans la DPAE sont celles relatives à son identité. À savoir :
- nom,
- prénom,
- date de naissance,
- lieu de naissance,
- ainsi que son numéro de sécurité sociale si ce dernier est déjà immatriculé auprès de cet organisme.
Pour finir, la DPAE devra indiquer :
- la date et l’heure de l’embauche,
- ainsi que la nature du contrat de travail (CDI ou CDD)
- et, le cas échéant, la durée de la période d’essai.
La DPAE est-elle obligatoire ? Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?
La DPAE est obligatoire lors de l’embauche de tout salarié relevant du régime général ou agricole de la sécurité sociale, et ce quelle que soit la forme juridique de l’entreprise (association comprise). De même, le secteur d’activité et l’effectif de l’entreprise n’ont pas d’incidence sur l’obligation de déclaration de la DPAE ; tout comme les conditions d’exercice de l’emploi ainsi que sa durée.
Toutefois, sous certaines conditions, les employeurs peuvent être libérés de leur obligation de DPAE. Et notamment :
- Lors de l’embauche d’un stagiaire, qui n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise, d’un bénévole ou de volontaires issus du service civique.
- Pour les TPE et PME bénéficiant des formalités simplifiées, à savoir : les adhérents du Tese, TFE et CEA
- Pour le particulier employeur, qui embauche un particulier, à l'exception des activités suivantes qui seront soumises à DPAE :
- Travaux de construction.
- Réfection ou aménagement d’immeubles.
- Installation ou dépannage d’équipement domestique.
- Travaux de secrétariat particulier.
Quand et comment réaliser la DPAE ?
La DPAE doit impérativement être réalisée avant l’embauche du salarié et cette dernière sera accessible dans les huit jours précédant l’entrée en fonction du collaborateur.
L’employeur a à sa disposition différents moyens de déclaration en fonction de sa situation.
Pour une première déclaration préalable à l’embauche, l’employeur devra la réaliser directement auprès de l’URSSAF. Soit en remplissant le formulaire en ligne accessible via ce lien, soit sous format papier qu’il devra adresser par fax ou par LRAR.
Pour les déclarations suivantes, l’employeur aura la faculté de réaliser ses DPAE soit via le même process que pour sa première déclaration, c’est-à-dire directement auprès de l’URSSAF. Soit par le biais du site net-entreprise, après création de son compte employeur.
À noter que certains logiciels de paie, comme 123Paie, vous proposent de réaliser cette déclaration pour vous et de la transmettre, en votre nom, auprès de l’URSSAF.
Attention, pour les employeurs ayant réalisé au moins 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, l’envoi sous format papier des DPAE n’est plus autorisée.
La DPAE peut-elle être annulée ?
Une DPAE peut être annulée si et seulement s’il n’y a pas de prise de fonctions effective. C’est-à-dire si le salarié ne s’est pas présenté ou si en tant qu’employeur vous lui avez fait part de la non-concrétisation de l’embauche.
Ainsi, même si le salarié ou l’employeur mettent un terme à la période d’essai lors du premier jour, ou de la première heure du contrat, la DPAE ne pourra être annulée.
Afin d’annuler une DPAE, l’employeur devra informer au plus vite son URSSAF. Cependant, la DPAE valant seulement l’intention et non l’embauche en elle-même, l’annulation de cette dernière n’aura d’intérêt que lors d’une première déclaration.
Cela évitera ainsi la création d’un compte employeur auprès de l’URSSAF. Dans tous les autres cas, la déclaration d’une DPAE dont l’embauche n’a pas été effective n’aura aucun impact ni aucune incidence pour l’employeur.
DPAE non transmise, quel risque pour l’employeur ?
En revanche, omettre la DPAE lors de l’embauche d’un ou plusieurs salariés est soumis à sanctions.
Ces sanctions sont de trois natures différentes :
- Les sanctions d'ordre civil : régularisation par l’URSSAF des cotisations de sécurité sociales manquantes dues à l’omission de déclaration.
- Les sanctions d’ordre administratif : en raison de l’article L. 1221-11 du Code du travail, la mise en œuvre d’une pénalité financière pouvant atteindre jusqu’à 1 119€ par salarié sans DPAE.
- Les sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit assimilable au travail dissimulé. L’employeur reconnu coupable d’un tel délit encourt :
- 45 000€ d’amende et 3 ans d'emprisonnement, s’il s’agit d’une personne physique.
- 225 000€ d’amende et le placement sous surveillance judiciaire, s’il s’agit d’une personne morale.
La DPAE, obligatoire dans la plupart des embauches, peut souvent être oubliée par les employeurs. Le logiciel SIRH Kelio, grâce à son module de gestion RH et d'Onboarding, vous aide pour la mise en place de processus solides afin de ne pas omettre vos DPAE. De plus notre logiciel 123Paie automatise l'envoie des DPAE en un minimum de tâches ! Il est temps de simplifier vos DPAE !
