Les notes de frais sont des documents justificatifs utilisés par les salariés pour obtenir le remboursement de dépenses engagées dans le cadre de leur activité professionnelle. Déplacement, repas avec un client ou achat lié à une mission : ces dépenses doivent être validées par l’employeur et accompagnées de preuves (factures, tickets, etc.).
À quoi servent les notes de frais ?
Les notes de frais permettent de rembourser les salariés de manière équitable lorsqu’ils avancent des frais pour l’entreprise. C’est un outil administratif indispensable pour une gestion rigoureuse des dépenses professionnelles, mais aussi le respect des obligations comptables et fiscales de l’entreprise.
Elles concernent généralement :
- les déplacements professionnels (billets de train, essence, péages) ;
- les frais de restauration ou d’hébergement ;
- les achats de fournitures ou services nécessaires à une tâche professionnelle.
Note de frais
Moins de paperasse, plus de productivité pour vos équipes RH. Avec Kelio, les notes de frais, c'est fait ! Une solution clé en main pour une gestion sans stress.
Quelles sont les règles à respecter ?
Pour être remboursée, une note de frais doit être claire, complète et documentée. Elle doit indiquer :
- la date ;
- la nature de la dépense ;
- le montant TTC ;
- le motif professionnel.
Elle doit aussi être accompagnée du justificatif original. Les frais doivent être raisonnables et engagés dans l’intérêt direct de l’entreprise. L’employeur peut fixer des plafonds, appliquer des barèmes (notamment pour les indemnités kilométriques), voire refuser un remboursement en cas d’abus ou de non-respect des règles.
Comment simplifier la gestion des notes de frais ?
Les notes de frais offrent une traçabilité des dépenses engagées, facilitent la comptabilité analytique et servent de justificatif en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale. Ainsi, de plus en plus d’entreprises adoptent des solutions numériques de gestion et de paie en ligne. Les salariés peuvent alors saisir leurs dépenses en temps réel, scanner les justificatifs et suivre le statut du remboursement. Pour les RH ou la comptabilité, c’est un gain de temps, une réduction des erreurs et un meilleur suivi des coûts professionnels.
