Temps de travail dans la fonction publique territoriale : règles applicables et suivi RH

Temps de travail dans la fonction publique territoriale : quelles sont les règles ?

Le temps de travail hebdomadaire

Pour un agent territorial à temps complet, la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine. Le décompte s’effectue sur une base annuelle de 1 607 heures de travail effectif maximum, hors heures supplémentaires. Ces principes applicables à la fonction publique territoriale découlent du décret du 12 juillet 2001, qui renvoie aux règles prévues par le décret du 25 août 2000. Le temps de travail effectif correspond au temps pendant lequel l’agent est à la disposition de son employeur, doit suivre ses directives et ne peut pas vaquer librement à ses oupations personnelles.

Les 1 607 heures s’appliquent-elles dans tous les cas ?

Les 1 607 heures constituent la durée annuelle de référence, mais certaines situations permettent une réduction de cette durée. L’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement peut, après avis du comité social territorial, tenir compte de sujétions particulières liées aux missions : travail de nuit, le dimanche, horaires décalés, travail en équipes, forte modulation du cycle ou encore travaux pénibles ou dangereux. Autrement dit : il ne suffit pas d’appliquer mécaniquement le même compteur à chaque agent : les contraintes réelles du métier et l’organisation retenue doivent être prises en compte.

Quelles limites de temps de travail faut-il respecter ?

Annualiser le temps de travail ne signifie pas pouvoir concentrer librement les heures sur certaines périodes. Même lorsque l’activité impose des cycles particuliers, plusieurs garanties minimales doivent être respectées :

• 10 heures maximum de travail effectif par jour ;
• une amplitude maximale de 12 heures par journée ;
• 48 heures maximum sur une même semaine, heures supplémentaires comprises ;
• 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives ;
• au moins 11 heures de repos quotidien ;
• au moins 35 heures de repos hebdomadaire ;
• une pause minimale de 20 minutes dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures.

À savoir que toutes ces règles expliquent pourquoi le suivi des temps ne peut pas se limiter à comptabiliser un total annuel : les RH doivent également pouvoir détecter un dépassement journalier, un repos insuffisant ou une succession de semaines trop chargées.

Cycles de travail : pourquoi la gestion devient-elle vite complexe ?

Dans une collectivité, la semaine classique du lundi au vendredi n’est qu’une organisation parmi d’autres. Une médiathèque peut ouvrir le samedi, un service de collecte peut démarrer très tôt, une structure culturelle peut connaître des pics d’activité, des agents techniques peuvent être soumis à des astreintes tandis que d’autres bénéficient d’horaires variables...

L’organe délibérant détermine, après avis du comité social territorial compétent, les conditions de mise en place des cycles de travail. Il peut également encadrer les astreintes ou instaurer des horaires variables selon les règles applicables.

Les erreurs RH fréquentes à éviter dans une collectivité

Face à cette diversité, certaines pratiques RH peuvent rapidement compliquer la gestion au lieu de vous simplifier la vie :

• Multiplier les fichiers Excel par service : les règles finissent par être appliquées différemment et les consolidations deviennent chronophages.
• Suivre uniquement le compteur annuel : une situation peut respecter les 1 607 heures tout en présentant des anomalies de repos ou d’amplitude.
• Gérer les absences séparément des plannings : une absence enregistrée trop tard peut laisser apparaître un effectif disponible qui ne l’est plus réellement.
• Ressaisir les variables en paie : heures supplémentaires, absences ou autres éléments saisis plusieurs fois augmentent le risque d’erreur.
• Appliquer le même fonctionnement à tous les agents : les collectivités regroupent souvent plusieurs cycles, métiers, sites et contraintes réglementaires.

CAPSO : harmoniser le suivi du temps de 560 agents

La Communauté d’Agglomération du Pays de Saint-Omer (CAPSO) illustre bien cette problématique. La collectivité regroupe 53 communes, 105 000 habitants et 560 agents. À la suite de la fusion de plusieurs communautés de communes, elle devait harmoniser les pratiques et mettre en œuvre un nouveau protocole de temps de travail permettant notamment de gérer les 1 607 heures annuelles.

La CAPSO utilise notamment Kelio pour gérer les temps, dématérialiser les demandes de congés et d’absences, ainsi qu’exporter les heures supplémentaires. Le déploiement a été réalisé progressivement par sites et directions. Le résultat est visible : selon le témoignage de la collectivité, la charge de travail du service RH a été divisée par deux. L’interface avec son autre logiciel RH évite également des doubles saisies. Les agents, de leur côté, peuvent consulter en temps réel leur cumul d’heures et recevoir une alerte lorsqu’une anomalie apparaît.

Cet exemple démontre bien l’intérêt d’une GTA dans le secteur public : il ne s’agit pas seulement de « compter les heures », mais de faire appliquer une même politique de gestion du temps à des populations très différentes.

Comment Kelio facilite-t-il le suivi du temps dans les collectivités ?

Pour les collectivités et administrations, l’enjeu est de disposer d’une information fiable sans demander aux RH de contrôler manuellement chaque situation. Avec le module de gestion des temps et activités, Kelio permet notamment de centraliser les horaires, absences, compteurs et soldes, mais aussi d’automatiser certains contrôles liés aux durées de travail et aux repos. Les informations sont disponibles en temps réel pour faciliter le suivi des anomalies et des situations individuelles.

Les règles peuvent être paramétrées en fonction des différentes populations : horaires fixes, variables, annualisés ou cycliques... La planification et la GTA étant reliées, une modification d’horaire, une absence ou un autre événement peut être répercuté sans multiplier les ressaisies.

À noter aussi que tous les agents ne travaillent pas derrière un ordinateur. Selon les métiers, le recueil des temps peut donc passer par différents moyens comme une déclaration depuis un poste informatique, smartphone ou pointeuse. L’objectif reste le même : disposer d’une donnée suffisamment fiable pour comparer ce qui était prévu avec ce qui a réellement été effectué.

Un SIRH interconnecté pour éviter les doubles saisies

Dans les grands établissements publics, la gestion du temps ne fonctionne jamais totalement seule. Les données peuvent alimenter les congés, les éléments variables de paie ou d’autres applications RH. L’interconnexion permet alors d’éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations. C’est d’ailleurs l’un des bénéfices constatés par la CAPSO, dont l’interface entre Kelio et son logiciel RH permet d’échanger différentes données et de réduire les opérations manuelles. Pour les services RH, l’enjeu est double : gagner du temps tout en sécurisant la donnée pour offrir aux RH comme aux managers une vision plus fiable de la durée du travail dans la fonction publique.