Règles conventionnelles, horaires atypiques, attentes des collaborateurs en matière de flexibilité : les logiciels de gestion des temps sont devenus des alliés incontournables des services RH. Mais entre les solutions spécialisées et les SIRH tout-en-un, difficile de s'y retrouver ! Découvrez donc un comparatif des 5 meilleurs logiciels de gestion des temps du marché et les critères essentiels pour faire le bon choix.
Résumé
Un logiciel de gestion des temps centralise badgeage, planning et conformité légale pour fiabiliser le suivi RH.
- Excel a ses limites : erreurs de saisie, aucune alerte automatique et des heures perdues chaque fin de mois.
- Nous avons comparé 5 solutions : Kelio, Combo, Eurécia, Factorial et Octime, chacune avec ses points forts.
- Fonctionnalités, paramétrage, interfaçage paie et conformité : 5 critères à regarder de près avant de choisir.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps ?
Un logiciel de gestion des temps (aussi appelé solution de GTA pour Gestion des Temps et des Activités) est un outil numérique qui sert à suivre, centraliser et piloter l'ensemble des données liées au temps de travail des collaborateurs.
Il répond à 4 grandes missions :
- Le suivi du temps de travail : heures effectuées, heures supplémentaires, temps partiel, forfaits jours...
- Le badgeage : chaque entrée et sortie est tracée en temps réel par une pointeuse physique, un badge, une application mobile ou une connexion web.
- Le : anticiper les besoins en personnel, organiser les équipes selon les contraintes légales et opérationnelles, ajuster rapidement en cas d'imprévu.
- La conformité légale : respect des durées maximales de travail, des temps de repos obligatoires, des règles conventionnelles propres à chaque secteur d'activité.
Comparatif : les 5 meilleurs logiciels de gestion des temps
1. Kelio
Kelio se distingue par la richesse de sa gestion des anomalies (avec des alertes automatiques en cas de dépassement des durées légales ou d'oubli de badgeage) et par la puissance de son moteur de calcul : il est capable de gérer les conventions collectives les plus complexes (modulation, astreintes, heures de nuit).
Fonctionnalités clés :
- multi-supports : physique, badge, mobile, web
- Planning prévisionnel et gestion des équipes en temps réel
- Calcul automatique des compteurs, heures supplémentaires et éléments variables de paie
- Paramétrage autonome et évolutif, sans dépendance systématique à un support externe
- Interfaçage natif avec les principaux logiciels de paie et SIRH du marché
Pour qui ? Kelio s'adresse aux PME comme aux grands groupes, dans tous les secteurs d'activité, en particulier ceux soumis à des règles conventionnelles complexes (industrie, santé, commerce, transport…).
Gestion des temps de travail
Simplifiez la gestion des heures, réduisez les erreurs et le stress ! Gérez l'ensemble des variables de paie avec une gestion fine du temps de travail.
2. Combo
Initialement conçu pour répondre aux besoins des équipes terrain, Combo est un logiciel RH qui accorde une place centrale à la gestion des plannings et du temps de travail. La solution s'adresse principalement aux entreprises dont l'activité repose sur des horaires variables (restauration, commerce, hôtellerie, loisirs…).
Fonctionnalités clés :
- Planning intelligent avec duplication des horaires
- Pointeuse digitale sur mobile, tablette et ordinateur
- Gestion des absences et des disponibilités
- Suivi automatique des heures travaillées
- Export simplifié des variables de paie
- Alertes de conformité selon les conventions collectives
Pour qui ? Combo est particulièrement adapté aux PME et aux entreprises multisites des secteurs de la restauration, du commerce, de l'hôtellerie ou des services, qui recherchent une solution simple pour gérer des équipes opérationnelles aux horaires fluctuants.
3. Eurécia
Eurécia est un SIRH français qui propose une suite complète de modules RH, dont une solution dédiée à la gestion des temps et des activités. Ils mettent l'accent sur l'automatisation des workflows RH, avec un circuit de validation personnalisable et des anomalies de pointage remontées automatiquement.
Fonctionnalités clés :
- Suivi des temps et des activités
- Gestion des congés, absences et télétravail
- Badgeage virtuel et suivi des heures
- Calcul automatique des heures supplémentaires
- Workflows de validation personnalisables
- Tableaux de bord RH et export vers la paie
Pour qui ? Eurécia convient aux PME et ETI qui souhaitent s'équiper d'un SIRH complet intégrant la gestion des temps, des absences et des processus RH dans une plateforme unique.
4. Factorial
Factorial est un SIRH tout-en-un, avec une interface moderne et une forte automatisation des processus RH. Le module GTA permet aux collaborateurs de pointer depuis un ordinateur, un smartphone ou un QR Code. Les managers disposent d'une vision en temps réel des présences et peuvent approuver les feuilles de temps ou corriger les anomalies directement depuis leur tableau de bord.
Fonctionnalités clés :
- Pointage sur ordinateur, mobile et QR Code
- Gestion des plannings et des équipes
- Calcul automatique des heures travaillées et supplémentaires
- Validation des feuilles de temps
- Rapports RH et indicateurs personnalisés
- Intégration avec les outils de paie et les autres modules RH
Pour qui ? Factorial s'adresse principalement aux TPE, PME et entreprises en forte croissance qui recherchent une plateforme RH complète regroupant la gestion des temps, des absences et de nombreux processus RH dans une seule interface.
5. Octime
Octime est l'un des acteurs historiques de la gestion des temps en France. Sa solution est particulièrement reconnue pour sa capacité à gérer des organisations complexes où les contraintes réglementaires, les cycles de travail et les besoins de planification évoluent constamment. Elle est notamment très présente dans les secteurs de la santé, de l'industrie, des collectivités territoriales et des services.
Fonctionnalités clés :
- Gestion des temps et des activités
- Planification avancée des équipes
- Badgeuses connectées et pointage mobile
- Gestion des absences et remplacements
- Portail collaborateur et manager
- Interfaçage avec les principaux logiciels RH et de paie
- Paramétrage avancé des règles conventionnelles
Pour qui ? Octime cible principalement les ETI, les grands groupes et les organisations ayant des contraintes de planification importantes ou des règles conventionnelles particulièrement complexes.
| Logiciel | Points forts | Fonctionnalité phare | Pour qui ? |
|---|---|---|---|
| Kelio | Gestion avancée des anomalies, moteur de calcul puissant pour conventions complexes | Calcul automatique des compteurs et éléments variables de paie | PME et grands groupes, secteurs à règles conventionnelles complexes (industrie, santé, transport) |
| Combo | Simplicité pour équipes terrain, planning intelligent | Duplication des horaires et pointeuse digitale multi-supports | PME et multisites en restauration, commerce, hôtellerie |
| Eurécia | SIRH complet, workflows de validation personnalisables | Automatisation des circuits de validation et remontée d'anomalies | PME et ETI cherchant un SIRH tout-en-un |
| Factorial | Interface moderne, forte automatisation RH | Pointage via QR Code et validation des feuilles de temps | TPE, PME et entreprises en forte croissance |
| Octime | Expertise historique, gestion d'organisations complexes | Planification avancée et paramétrage des règles conventionnelles | ETI, grands groupes, contraintes de planification fortes |
Pour aller plus loin :
Pourquoi les entreprises abandonnent Excel pour un logiciel dédié ?
Le tableur Excel a longtemps été le compagnon fidèle (et parfois cauchemardesque !) des services RH. Mais à mesure que les effectifs grandissent et que la réglementation se complexifie, ses limites deviennent criantes.
Dans les problèmes récurrents avec un suivi sur Excel, nous pouvons citer :
- Saisies manuelles : risques d'erreurs de calcul, oublis, doublons…
- Absence de mise à jour en temps réel : impossible de savoir instantanément qui est présent, absent ou en dépassement d'horaires.
- Aucune alerte automatique en cas d'anomalie : oubli de badgeage, non-respect des temps de repos, heures supplémentaires non validées…
- Multiplication des fichiers entre les différents services, sites ou managers : risques de versions obsolètes.
- Temps perdu à consolider, vérifier et corriger les données avant l'envoi en paie.
Un logiciel de gestion des temps résout justement tous ces problèmes d'un coup : il centralise les informations sur une seule interface, calcule automatiquement les compteurs, envoie des alertes en cas de problème et prépare les éléments variables de paie sans ressaisie. Autrement dit, il transforme une tâche répétitive et source de stress en un processus fluide et fiable !
Comment choisir un logiciel de gestion des temps ? 5 critères
1. Les fonctionnalités indispensables
Avant de comparer les prix ou le design des interfaces, la première question à se poser est simple : le logiciel couvre-t-il vraiment tous vos besoins en matière de gestion des temps ? En effet, certaines fonctionnalités sont non négociables :
- Le badgeage : l'outil doit pouvoir s'adapter aux réalités de vos équipes (sur site, en télétravail, en itinérance…).
- Les compteurs d'heures : suivi automatique et en temps réel des heures travaillées, des heures supplémentaires, des soldes de RTT et de congés.
- La gestion des absences : demandes, validations, workflows d'approbation... Tout doit pouvoir se faire en quelques clics.
- Le calcul des heures supplémentaires : un bon logiciel doit automatiquement identifier les dépassements et calculer les majorations correspondantes.
La détection des anomalies : oubli de badgeage, non-respect des temps de repos obligatoires, dépassement des durées maximales de travail... Le logiciel doit alerter automatiquement les managers et les RH avant que le problème ne s'aggrave.
2. La personnalisation et le paramétrage
Chaque entreprise a ses propres règles : horaires fixes, variables, annualisés, cycliques, forfaits jours... Un logiciel performant doit donc pouvoir s'adapter à cette diversité de situations (et non l'inverse !).
Deux points de vigilance ici :
- L'autonomie du paramétrage : pouvez-vous modifier vous-même les règles de calcul, les plannings types ou les workflows de validation ? Ou devez-vous systématiquement solliciter l'éditeur ou une hotline pour le moindre ajustement ?
- La compatibilité ascendante : si des développements spécifiques sont réalisés pour votre entreprise, seront-ils toujours compatibles lors des futures mises à jour du logiciel ?
Privilégiez un outil réellement flexible pour gagner en réactivité et en indépendance, mais sans dépendre en permanence d'un support technique externe.
3. L’interfaçage avec la paie et le SIRH
Un logiciel de gestion des temps ne doit pas fonctionner en silo. Pour être pleinement efficace, il doit pouvoir dialoguer avec :
- votre logiciel de paie pour transmettre automatiquement les éléments variables (heures supplémentaires, primes, absences) ;
- votre SIRH pour centraliser l'ensemble des données RH (contrats, congés, formations, temps de travail) au sein d'un même écosystème cohérent.
C’est cette interconnexion qui limite drastiquement les risques d'erreurs de saisie et qui accélère le traitement de la paie chaque mois. C'est aussi un gage de fiabilité pour vos équipes RH, qui n'ont plus à jongler entre plusieurs outils déconnectés les uns des autres !
4. Ergonomie et accessibilité
Un logiciel, aussi complet soit-il, ne sert à rien s'il n'est pas utilisé (ou mal utilisé) par manque d'ergonomie. Deux dimensions sont ici essentielles :
- L'accessibilité mobile : les collaborateurs doivent pouvoir badger, consulter leurs compteurs ou poser une absence depuis leur smartphone (où qu'ils soient).
- La logique multi-rôles : un dashboard centralisé et personnalisable doit offrir une vue adaptée à chaque profil utilisateur (collaborateur, manager, RH, direction) avec les informations et actions pertinentes pour chacun.
5. Conformité légale et conventionnelle
Enfin, et c'est sans doute le critère le plus stratégique : un logiciel de gestion des temps doit garantir le respect du cadre légal et conventionnel applicable à votre entreprise. Cela inclut notamment :
- le respect des durées maximales de travail (quotidiennes, hebdomadaires) ;
- le contrôle des temps de repos obligatoires (repos quotidien, repos hebdomadaire) ;
- la prise en compte des spécificités de votre convention collective (heures de nuit, astreintes, modulation du temps de travail...) ;
- la génération d'alertes automatiques en cas de risque de non-conformité.
Bon à savoir
En cas de contrôle de l'inspection du travail ou de contentieux prud'homal, disposer d'un historique fiable et automatisé peut faire toute la différence.
Vous avez reconnu votre situation dans cet article ? Kelio vous propose une solution complète pour automatiser votre gestion des temps, gérer les conventions collectives les plus complexes et fiabiliser vos données RH. Découvrez comment Kelio s'adapte à vos besoins spécifiques : explorez nos fonctionnalités de gestion des temps et des activités, consultez nos solutions de planning et nos pointeuses performantes !
Découvrez le logiciel kelio
De la biologie marine aux ressources humaines, en passant par plusieurs expériences à l’international, le parcours de Robinson Bordes sort des sentiers battus. Aujourd’hui chef de produit GTA chez Kelio, il conçoit des solutions dédiées à la gestion des temps et à la planification adaptées aux besoins concrets des entreprises et de leurs collaborateurs.
