Comment DEKRA a harmonisé la gestion des temps de ses 5 000 collaborateurs ?
13 entités, 3 domaines d’activité, 4 conventions collectives : un véritable défi d’harmonisation pour DEKRA
Spécialiste du contrôle réglementaire dans des secteurs comme l’automobile ou l’industrie, DEKRA est présent dans plus de 60 pays. En France, ses 5 000 collaborateurs sont répartis sur plus de 300 sites et 13 entités. Derrière ces chiffres se cache un véritable défi côté RH : faire cohabiter des entités de tailles très différentes, 3 domaines d’activité, 4 conventions collectives et de nombreuses règles de gestion. Pour harmoniser les pratiques sans gommer ces spécificités, DEKRA s’est tourné vers Kelio pour sa gestion des temps.
Client depuis
2024
Particularités
300 sites, 13 entités, 4 conventions collectives
Effectif
5000 collaborateurs
Types de projet
GTA
Rencontre avec Grégory Lavaud
Chargé du SIRH
Le besoin initial
Avant Kelio, la gestion des temps variait fortement d’une entité à l’autre. Plusieurs outils pouvaient coexister pour gérer les congés, le temps de travail ou les titres-restaurant, tandis que certaines entités s’appuyaient encore sur des fichiers Excel.
Ces pratiques hétérogènes et majoritairement déclaratives entraînaient des disparités de traitement, une charge administrative importante et un manque de visibilité pour les managers et les équipes RH. L’enjeu pour DEKRA était donc d’harmoniser la gestion des temps et de garantir davantage d’équité entre les collaborateurs.
Le manque de cohérence et d’alignement était un frein majeur. Les informations étaient réparties dans des outils non connectés, ce qui complexifiait le suivi et augmentait le risque d'erreur et de perte de données.
Edwige France, Responsable Ressources Humaines
La problématique résolue
Avec Kelio, DEKRA dispose désormais d’une solution commune pour harmoniser ses pratiques, simplifier la gestion des temps et mieux maîtriser ses données, tout en tenant compte des spécificités de ses différentes populations.
La gestion est désormais simplifiée pour nos managers, qui ont un accès centralisé à l’ensemble des informations. Ça nous aide dans le suivi de nos règles internes et limite les écarts de traitement entre nos collaborateurs.
Edwige France, Responsable Ressources Humaines
Comment harmoniser la gestion des temps dans une organisation multi-entités ?
Chez DEKRA, harmoniser ne signifie pas faire entrer près de 5 000 collaborateurs dans un même moule. Au contraire. Avec 13 entités, 3 domaines d’activité, 4 conventions collectives, des statuts et des organisations du travail différents, la solution devait pouvoir absorber une grande variété de règles.
C’est notamment la flexibilité et les possibilités de paramétrage de Kelio qui ont convaincu DEKRA. Le logiciel de gestion des temps permet aujourd’hui de centraliser les pratiques tout en tenant compte des particularités de chaque population. Un changement structurant dans un groupe où, auparavant, chaque entité disposait de ses propres règles et outils. Grégory Lavaud souligne d’ailleurs que c’est cette capacité à s’adapter à la complexité de leur organisation qui a pesé au moment de choisir Kelio. La possibilité de déployer, à terme, le module de planification a également joué dans leur décision.
Nous avons choisi Kelio pour sa flexibilité et ses possibilités de paramétrage, particulièrement adaptées à la complexité de notre organisation. […] Ce logiciel permet de tout centraliser dans un outil unique.
Grégory Lavaud, chargé du SIRH
Comment automatiser la gestion des temps pour simplifier le quotidien des managers ?
Au quotidien, Kelio couvre des usages très variés chez DEKRA. Selon les populations, la solution est utilisée pour la déclaration de présence ou le badgeage en ligne, mais aussi pour la gestion des absences, la déclaration de primes et certaines opérations liées au CET et au PERCOL.
Pour Faustine Escure, chef de secteur Limousin Poitou-Charentes, Kelio a surtout simplifié le suivi quotidien de son équipe. Auparavant, elle devait jongler entre plusieurs outils pour suivre ses collaborateurs. Une grande partie des informations dont elle a besoin est désormais réunie dans Kelio. Depuis son espace manager, elle peut par exemple visualiser les plannings d’absence, identifier d’éventuels chevauchements ou consulter les compteurs de congés payés et de RTT de ses collaborateurs grâce au logiciel de gestion des congés et absences. Mais l’un des principaux gains tient surtout à l’automatisation.
Maintenant, les techniciens font leur déclaration de présence uniquement quand il y a une spécificité. Sinon, la déclaration de présence et la validation se font automatiquement.
Faustine Escure, chef de secteur Limousin Poitou-Charentes
Une intervention n’est nécessaire qu’en cas de particularité : horaires décalés, travail de nuit ou autre modification liée à l’activité. La manager peut ainsi se concentrer sur les situations qui nécessitent réellement son attention.
Comment réussir le déploiement d’un logiciel de gestion des temps à grande échelle ?
Déployer un nouvel outil auprès de 5 000 collaborateurs, répartis dans 13 entités, ne se résume pas à une question de paramétrage. Chez DEKRA, le projet, lancé à l’été 2023, a commencé par une phase de préanalyse menée en interne pour poser les besoins. Ce travail a ensuite été approfondi avec le consultant Kelio avant de passer au paramétrage de la solution.
Les équipes Kelio ont fait preuve de professionnalisme, de réactivité et d’une bonne maîtrise de leur sujet. Elles ont su être à l’écoute de nos besoins et s’adapter aux spécificités de notre organisation.
Grégory Lavaud, chargé du SIRH
Grâce aux formations et aux ateliers menés par Kelio, ainsi qu’aux échanges avec le consultant, l’équipe SIRH de DEKRA est progressivement montée en compétence et s’est approprié l’outil. Le logiciel a été mis en production après environ un an de projet, en 2024.
La conduite du changement s’est alors poursuivie en interne. Pour faciliter la prise en main du logiciel par les collaborateurs, DEKRA a déployé différents supports : e-learnings, fiches pratiques, webinaires à destination des managers et, lorsque nécessaire, accompagnement individuel. L’équipe SIRH est ainsi devenue le relais de l’accompagnement réalisé avec Kelio pendant le projet.
Comment fiabiliser les données de gestion des temps pour sécuriser les processus RH ?
Centraliser la gestion des temps ne permet pas seulement de simplifier le quotidien des utilisateurs. Chez DEKRA, le projet a également permis de fiabiliser les données. C’est un enjeu important dans une organisation de cette taille. Avec Kelio, les informations de gestion des temps sont désormais centralisées et mieux maîtrisées.
Pour un groupe de la taille de DEKRA, utiliser Kelio représente un véritable gain de temps et permet d’optimiser et de fiabiliser les processus RH.
Grégory Lavaud, chargé du SIRH
Cette fiabilisation bénéficie alors aux processus qui s’appuient sur ces données, de la paie à la DSN en passant par la comptabilité. C’est aussi un levier de pilotage : côté RH, les extractions permettent de disposer d’une vision consolidée et d’échanger plus facilement avec les managers sur les temps et les absences.
En tant que RRH, j'utilise Kelio dans une optique de suivi et d’analyse. J'ai un accès de type gestion qui me permet d'accéder aux données des collaborateurs sur mon périmètre sans intervenir directement sur les saisies. En parallèle, je peux effectuer des extractions, ce qui permet ensuite d'échanger avec les managers sur la gestion des temps et des absences.
Edwige France, Responsable Ressources Humaines
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Une gestion des temps harmonisée entre les différentes entités
- Un paramétrage flexible pour s’adapter à des populations et règles de gestion variées
- Des tâches automatisées pour simplifier le quotidien des collaborateurs et des managers
- Une information centralisée pour faciliter le suivi et le pilotage RH
- Des données plus fiables au service de la paie, de la DSN et de la comptabilité
- Un accompagnement personnalisé tout au long du déploiement
D'autres témoignages
