Registre du personnel : obligations, contenu et conseils pratiques

Registre du personnel en entreprise : ce que la loi impose

Une obligation pour tout employeur, dès la première embauche

Tenir un registre du personnel est une obligation légale, qui s’impose à tout employeur dès l’instant où un premier salarié est recruté (quel que soit le type de contrat). En effet, ce document structurant retrace la vie sociale de l’entreprise : embauches, départs, types de contrats, périodes d’essai, etc. C’est donc un outil de transparence et de conformité en cas de contrôle.

Que dit le Code du travail sur le registre du personnel ?

Le registre du personnel obligatoire est encadré par les articles L1221-13 et suivants du Code du travail*. Pour chaque salarié, il doit mentionner certaines informations obligatoires :

• nom, prénom ;
• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• emploi occupé ;
• qualification ;
• date d’entrée et de sortie ;
• type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, etc.) ;
• temps plein ou partiel ;
• des mentions spécifiques pour les apprentis, stagiaires ou salariés étrangers.

Les sanctions en cas d’absence ou de non-conformité du registre

En cas d’absence de registre, d’omissions ou d’erreurs, l’employeur s’expose à des sanctions. Et elles peuvent être lourdes ! Une amende administrative pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné peut être appliquée (article R1227-7 du Code du travail**). En cas de contentieux prud’homal ou de contrôle URSSAF, l’absence de registre du personnel peut aussi jouer en défaveur de l’employeur, faute de traçabilité.

Bon à savoir : Le registre du personnel peut être contrôlé à tout moment par l’inspection du travail. Sa mise à jour doit donc être immédiate à chaque entrée ou sortie.

À quoi sert le registre du personnel et comment bien le tenir ?

Un outil central pour la gestion RH et le contrôle administratif

L’obligation de registre du personnel permet de savoir qui travaille dans l’entreprise, sous quel contrat, à quelle date et dans quel cadre. Vous embauchez un CDD ? Vous accueillez un alternant ? Vous suivez les dates de fin de contrat ou les périodes d’essai ? Tout passe par ce registre. Ainsi, en cas de contrôle de l’Inspection du travail ou d’un litige prud’homal, c’est ce document qu’on viendra consulter en premier.

Format papier ou numérique : que choisir ?

Le registre unique du personnel peut être tenu au format papier ou numérique, tant qu’il reste accessible à l’Inspection du travail et sécurisé contre toute modification. La version numérique présente des avantages de souplesse, de mise à jour et d’archivage, à condition d’utiliser une solution fiable, certifiée ou conforme aux exigences légales. En cas d’audit ou de contrôle, c’est la fiabilité du support qui primera, pas son format.

Combien de temps faut-il conserver le registre ?

La durée de conservation est fixée à 5 ans à compter de la date de départ du salarié (cela vaut aussi pour les stagiaires). Cette période permet aux services de contrôle d’effectuer des vérifications a posteriori. Toutefois, même passé ce délai, certains employeurs choisissent de conserver les données plus longtemps à titre probatoire ou pour répondre à des obligations connexes (retraite, maladie professionnelle, etc.).

Chiffres clés : En 2023, plus de 41 % des PME françaises ont été contrôlées à cause d’irrégularités dans leurs formalités RH.

Comment remplir un registre du personnel : les étapes à suivre

Identifier les salariés à inscrire

CDI, CDD, apprentis, alternants, intérimaires mis à disposition, stagiaires conventionnés : toute personne intégrée à l’équipe (même temporairement !) doit figurer dans le registre du personnel. L’inscription doit être faite au moment de l’arrivée dans l’entreprise, y compris pour une période d’essai. Oublier un salarié, même en mission courte, peut suffire à rendre le registre non conforme.

Organiser les mises à jour et les entrées/sorties

Un registre du personnel n’est jamais figé. À chaque arrivée, chaque départ, chaque changement de statut, vous devez actualiser les informations sans délai. L’idéal, c’est de nommer une personne référente côté RH ou paie pour éviter les oublis : le délégué pourra ainsi intégrer cette mise à jour dans votre processus d’onboarding et d’offboarding.

Quels types de contrats inscrire dans le registre du personnel ?

CDI, CDD, stages, intérim : qui est concerné ?

Tous les contrats de travail doivent être inscrits dans le registre du personnel, sans distinction de durée ni de statut. L’inscription doit être réalisée dès l’arrivée dans l’entreprise (et non à la fin de la période d’essai) pour :

• les CDI et CDD, y compris à temps partiel ou en contrat aidé ;
• les intérimaires, même s’ils sont mis à disposition par une autre entreprise (ils doivent apparaître dans une section dédiée) ;
• les stagiaires conventionnés qui ont une place obligatoire depuis la loi de 2014 ;
• les alternants et contrats en professionnalisation, comme tout autre salarié.

Cas particuliers : apprentis, bénévoles, freelances

Certains profils ne relèvent pas directement d’un contrat de travail, mais cela ne signifie pas qu’ils échappent toujours au registre du personnel !

• Les apprentis : ils ont un contrat en bonne et due forme et doivent donc être inscrits comme tout salarié.
• Les bénévoles : en principe, ils n’entrent pas dans le champ du registre, sauf s’ils perçoivent des avantages assimilés à une rémunération (logement, indemnité).
• Les freelances ou prestataires externes : ils ne sont pas considérés comme salariés et ne doivent donc pas y figurer (à condition qu’il n’y ait aucun lien de subordination, ce qui peut être sujet à interprétation en cas de litige).

Bon à savoir : Les travailleurs étrangers doivent également être inscrits avec mention de leur autorisation de travail.

Dématérialisation du registre du personnel : quelles solutions ?

Les avantages d’un registre numérique

Opter pour un registre du personnel dématérialisé, c’est gagner en réactivité et en fiabilité. C’est aussi un moyen de limiter les erreurs, d’assurer une meilleure traçabilité et d’alléger la gestion administrative du personnel, surtout dans les structures multi-sites. En effet, plus besoin de relier manuellement un classeur à chaque embauche ou de courir après les mises à jour :

• les données sont centralisées ;
• les entrées et sorties peuvent être automatisées ;
• l’accès est sécurisé et partagé avec les bons interlocuteurs (RH, direction, auditeurs).

Quelles sont les conditions à respecter selon l’administration ?

La loi autorise la tenue d’un registre du personnel au format électronique, mais sous certaines conditions strictes, posées par le Code du travail (article D1221-23***) :

• Inaltérabilité des données : aucune modification ne doit être possible sans traçabilité.
• Horodatage des entrées : chaque ajout ou mise à jour doit être daté automatiquement.
• Accessibilité : le registre doit pouvoir être consulté à tout moment par l’inspection du travail ou les organismes de contrôle.
• Sécurisation : les données doivent être hébergées dans des conditions garantissant leur intégrité.

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• Une conformité automatique aux dernières réglementations : Kelio applique automatiquement les obligations légales en vigueur (mentions obligatoires, horodatage, inaltérabilité des données, durée de conservation). Vous êtes toujours à jour, sans avoir à surveiller chaque évolution réglementaire.
• Un outil centralisé pour toutes vos données RH : le registre du personnel s’intègre directement dans votre environnement RH. Il centralise les informations essentielles (contrats, statuts, dates d’entrée/sortie, temps de travail), accessibles à tout moment depuis un espace unique. Vous pilotez votre base salariale en temps réel.
• Intégration native avec votre processus d’embauche et de sortie : dès l’embauche, les données du salarié sont automatiquement enregistrées dans le registre. En cas de départ, la mise à jour est également automatisée. Kelio s’inscrit à 100 % dans votre workflow RH, de l’onboarding à l’offboarding.
• Accès sécurisé, traçabilité complète et archivage automatisé : chaque action sur le registre est tracée, horodatée et conservée de manière sécurisée. L’accès est restreint aux profils autorisés, conforme aux exigences de l’Inspection du travail. Et côté archivage, tout est géré automatiquement selon les durées légales.

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