La rémunération des stagiaires

Le stage classique en entreprise

Qu’est-ce qu’un stage ?

Le stage est une période de formation en milieu professionnel. Il n’est pas instauré par un contrat de travail, mais par une convention tripartite signée par un étudiant (stagiaire), l'établissement d'enseignement et l'entreprise d'accueil. Le stagiaire n’est pas salarié. Son objectif est d’appliquer les enseignements théoriques suivis.

Selon le niveau d’études la durée peut varier, mais elle ne pourra pas dépasser 6 mois. Pour le calcul du temps de présence, nous prenons les modalités suivantes :

• 7 heures (en continu ou pas) équivalent à 1 jour.
• 22 jours (en continu ou pas) équivalent à un mois.

À partir de deux mois de stage, le stagiaire devra être rémunéré par une gratification. En dessous, il n’y a pas d’obligation.

La rémunération d’un stagiaire

Un stagiaire ne reçoit pas de salaire, mais une gratification. La gratification est obligatoire dès 2 mois consécutifs ou dès 309 heures de stage, qui correspond à 44 jours à 7 heures par jour. Ce qui importe pour cela, c’est le nombre d’heures de présence effectives effectuées par le stagiaire. C’est-à-dire que son absence pour arrêt de travail, congé maternité ou autre, ne sera pas comptée dans le temps de présence.

Le montant de la gratification minimale d’un stagiaire va dépendre du montant du plafond de la Sécurité sociale qui est de 26 euros par heure.

En 2022, le taux horaire est de 15% du plafond de la Sécurité sociale, soit 3.90 euros.

Comme indiqué précédemment, c’est un minimum. La gratification ne sera pas supérieure pour les stagiaires d’organismes publics (sous peine d’être requalifié de salarié), mais pourra l’être par souhait de l’employeur ou des conventions collectives.

Le site du service public a mis en place un simulateur pour calculer :

• La gratification mensuelle minimale due pour chaque mois du stage.
• La gratification totale due pour toute la durée du stage.
• La gratification mensuelle lissée sur la totalité de la durée du stage.

Il est accessible ici  : 

Simulateur de calcul de la gratification minimale d'un stagiaire - Calcul - service-public.fr

L'édition du bulletin de paie n’est pas obligatoire pour les stagiaires ; cependant, ce dernier est appréciable. Dans tous les cas, une attestation doit être remise au stagiaire à la fin du stage. Cette attestation doit récapituler toutes les gratifications perçues pendant la période.

Les effets sur la paie et les impôts

La gratification minimale est exonérée des cotisations sociales. Ce qui signifie que le brut versé est le même montant que le net reçu par le stagiaire.

Exemple d’un bulletin pour un stagiaire payé au minimum : 

Dans cet exemple, le stagiaire a travaillé 21 jours à 7 heures par jour soit 147 heures dans le mois. Le taux horaire est le taux minimum légal soit 3.90 euros en 2022. Le brut est dans ce cas égale au net, car il n’y a pas de cotisations sociales.

Cela n’est pas le cas au-delà de la gratification minimale. La partie supérieure sera soumise à cotisation. C’est uniquement le delta entre le minimum et le montant brut qui va être soumis et non la partie correspondant à la gratification minimum.

Exemple d’un bulletin pour un stagiaire payé au-dessus du minimum : 

Dans cet exemple, le stagiaire a travaillé 21 jours à 7 heures par jour, soit 147 heures dans le mois. Le taux horaire est de 12 euros soit au-dessus du minimum légal qui est de 3.90 euros.

3.90 euros × 147 heures = 573.30 euros non soumis, car c’est le minimum légal. Au-delà on soumet à cotisations sociales, c’est-à-dire : 1764 − 573.3 = 1190.70 euros

Au niveau des impôts, la gratification est exonérée à hauteur du SMIC annuel, c’est-à-dire à 19 237,82 euros sur 2022 (10,57 euros × 151.67 heures × 12 mois).

Au-delà du SMIC annuel, le prélèvement à la source s’appliquera également.

Une question peut encore persister sur les avantages. Le stagiaire peut-il bénéficier des avantages des salariés de l’entreprise ?

La réponse est oui. Non seulement il le peut, mais surtout on le lui doit. C’est une obligation légale, selon le principe de la non-discrimination. Cela se traduit par le fait que le stagiaire voit ses frais de transport remboursés à hauteur de la moitié comme pour tous salariés. De même, ils accèdent, si cela existe dans l’entreprise, au restaurant d’entreprise et des tickets-restaurant.

Que doit contenir une convention de stage ?

La convention ne sert pas uniquement à officialiser l’arrivée du stagiaire dans l’entreprise : elle constitue le document de référence qui encadre toute la période de stage et précise les obligations de chaque partie.

Elle est signée par le stagiaire, l’organisme d’accueil, l’établissement d’enseignement ou de formation, l’enseignant référent et le tuteur désigné dans l’entreprise. Lorsque le stagiaire est mineur, son représentant légal intervient également.

Plusieurs mentions doivent y figurer :

• intitulé de la formation suivie ;
• volume horaire des cours ;
• compétences professionnelles à développer ;
• activités confiées ;
• dates de début et de fin ;
• durée hebdomadaire de présence ;
• conditions d’absence ;
• montant de la gratification ;
• modalités de son versement.

La convention précise aussi le régime de protection sociale, les règles applicables en cas d’accident du travail, les éventuels frais pris en charge, les conditions d'accès au restaurant d'entreprise ou encore les modalités de suspension et de fin du stage.

Cette précision est importante : le stage doit conserver une véritable finalité pédagogique ! Il ne peut pas servir à remplacer un salarié absent, à occuper durablement un poste de travail, à absorber un surcroît temporaire d'activité ou à pourvoir un emploi saisonnier. Les missions doivent rester directement liées au cursus et aux compétences que l'étudiant ou l'élève doit acquérir.

Combien de stagiaires une entreprise peut-elle accueillir ?

Le nombre de stagiaires présents simultanément est encadré afin d'éviter que le stage ne devienne un moyen de remplacer des emplois salariés.

Dans un établissement de moins de 20 salariés, il est possible d'accueillir 3 stagiaires maximum en même temps. À partir de 20 salariés, le plafond correspond à 15 % de l'effectif de l'organisme d'accueil au cours d'une même semaine civile. Chaque tuteur peut, de son côté, accompagner au maximum trois stagiaires sur une même période.

Une autre règle concerne la succession des stages. Deux stagiaires ne peuvent pas systématiquement être placés l'un après l'autre sur un même poste. Un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent doit être respecté. Après un stage de six mois, par exemple, l'entreprise doit normalement attendre deux mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cette obligation ne s'applique pas lorsque le précédent stagiaire a lui-même interrompu son stage.

Quelles règles de temps de travail s'appliquent au stagiaire ?

Même s'il n'est pas lié à l'entreprise par un contrat de travail, le stagiaire ne se trouve pas en dehors de toute réglementation sociale. Concernant son temps de présence, il bénéficie notamment des règles applicables aux salariés sur les durées maximales quotidienne et hebdomadaire, le repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés ou encore le travail de nuit.

L'entreprise doit donc suivre les horaires réellement effectués. Cette information est d'ailleurs particulièrement utile puisque le calcul de la gratification repose sur le nombre d'heures de présence effective.

La santé et la sécurité constituent également un point essentiel. Un stagiaire ne peut pas être affecté à des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Il bénéficie aussi de la même protection contre le harcèlement moral et sexuel que les salariés.

Autrement dit, accueillir un stagiaire ne revient pas simplement à lui attribuer un bureau et quelques missions : l'employeur doit lui offrir des conditions adaptées à son statut, assurer son accompagnement et veiller à ce que l'activité confiée corresponde bien à son parcours de formation.

Gratification : comment organiser le versement chaque mois ?

Lorsque le seuil légal est dépassé, la gratification n'est pas versée uniquement à la fin du stage. Elle est due dès le premier jour et doit être versée mensuellement.

Deux méthodes sont possibles. L'organisme peut calculer chaque mensualité en fonction du nombre réel d'heures effectuées durant le mois. Le montant varie alors selon les jours de présence. Il peut également effectuer un lissage : la gratification totale prévue pour la période est répartie de façon identique sur chacun des mois.

La méthode choisie doit être cohérente avec les informations prévues dans la convention. En cas d'interruption temporaire ou définitive, une régularisation peut être nécessaire en fonction de la présence effective du stagiaire.

Pour 2026, le minimum légal est fixé à 4,50 € par heure, correspondant à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale de 30 €. Une convention collective peut toutefois prévoir un taux plus favorable : il est donc utile de vérifier les règles de la branche professionnelle avant le début du stage.

Le stage de la formation professionnelle continue

Qu’est-ce que le stage de la formation professionnelle continue ?

Contrairement au stage classique, le stage de la formation professionnelle continue n’est pas lié à un établissement d’enseignement. Le stagiaire est un demandeur d’emploi, il est donc lié au Pôle emploi et agréé par l’État ou la région.

Les demandeurs d’emploi bénéficiant du statut de stagiaire de la formation professionnelle continue sont ceux qui suivent une action de formation préalable au recrutement (AFPR). L’objectif est de développer les compétences des demandeurs d'emploi et ainsi favoriser leur recrutement.

La rémunération d’un stagiaire de la formation professionnelle continue

Le stagiaire n’est pas rémunéré par le Pôle Emploi au titre de l’ARE, mais il pourra être rémunéré par l’État ou par la région. Du côté de l’entreprise d’accueil, il n’y a aucune gratification légale due.

Si l’entreprise d’accueil verse une gratification au stagiaire de la formation professionnelle, alors cette rémunération doit être soumise à l'ensemble des cotisations de droit commun et aux contributions (CSG et CRDS) et ce dès le premier euro, tout comme un salarié, à deux exceptions près :

• La rémunération n’est pas soumise aux contributions d’assurance chômage.
• La rémunération n’est pas soumise aux cotisations d’AGS.

Même si le stagiaire n’est pas rémunéré par l’entreprise d’accueil, il convient d’appliquer une base forfaitaire pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale. La CSG-CRDS ne sera pas à cotiser.

Montants au 1er janvier 2022

Base forfaitaire horaire : 1.74 €

Dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin et la Moselle une cotisation supplémentaire maladie s'applique au taux de 1.50 %, soit une cotisation supplémentaire d'un montant de 0.02 € par heure. 

Exemple pour un stage non rémunéré :

 La base forfaitaire horaire est de 1,74 euros. Pour 151,67 heures travaillées, la base forfaitaire pour le calcul des cotisations est donc : 1,74 × 151,67 = 263,91 euros.

Exemple pour un stage payé 12 euros de l’heure :

Les cotisations de Sécurité sociale se calculent intégralement sur la gratification, les contributions CSG/CRDS se déclenchent également, contrairement à la cotisation assurance chômage et AGS.

Quels autres droits faut-il prévoir pendant le stage ?

Certains avantages ne sont pas réservés aux personnes disposant du statut de salarié. Le stagiaire bénéficie notamment, dans les mêmes conditions, de l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, lorsqu'ils existent, ainsi que d'une prise en charge d'une partie de ses frais de transports publics.

Lorsque la durée du stage dépasse deux mois, la convention doit également prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence. Leur rémunération n'est toutefois pas obligatoirement maintenue. Des règles particulières existent en cas de maternité, de paternité ou d'adoption.

Le tuteur joue enfin un rôle important. Il ne s'agit pas uniquement d'un référent administratif : il accompagne le stagiaire, suit sa progression et veille à la cohérence entre les missions réellement effectuées et les objectifs définis avec l'établissement d'enseignement. À noter qu'une bonne gestion du stage nécessite donc de partager les bonnes informations entre les RH, le tuteur, l'établissement et le stagiaire (horaires, absences, gratification, frais, documents, éventuelles modifications de la convention...), ce qui peut être simplifié par un logiciel de recrutement.

La rémunération des stagiaires dans l'entreprise est encadrée et ne doit rien laisser au hasard. Nous vous accompagnons dans cette gestion spécifique grâce à notre logiciel de paie aux fonctionnalités complètes, Kelio 123 paie.