Le recrutement collaboratif : De quoi s’agit-il ? Comment le rendre efficace ?

Jusqu’alors géré principalement par le service RH et les dirigeants d’entreprises, le recrutement connaît, depuis quelques années, une profonde mutation pour évoluer vers un modèle plus collaboratif. Cette tendance s’observe dans les sociétés de toute taille, de la PME au grand groupe.

Le recrutement collaboratif : définition

Contrairement au recrutement tarditionnel géré uniquement que les fonctions RH, le recrutement collaboratif consiste à faire participer au processus de recrutement plusieurs acteurs de différents services de l’entreprise. Par exemple : les managers directs, des managers d'autres départements, ou tout autre acteur pertinent, concerné par l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Dans le recrutement collaboratif, les équipes des ressources humaines collaborent donc avec d’autres membres l’entreprise, tout au long du processus de recrutement.

Cette tendance prend de l’ampleur ces dernières années, avec des recrutements dits à 360°. On assiste désormais à des processus de recrutement impliquant les futurs co-équipiers ou collègues du candidat. Et même, des recrutements de profils managers pour lesquels les collaborateurs sont invités à exprimer leur avis. Il est donc intéressant de se pencher sur les bénéfices de ce mode de recrutement.

Optimiser le processus de recrutement

L'objectif du recrutement collaboratif est d'optimiser la productivité du processus de recrutement, à plusieurs niveaux : 

Gagnez en qualité sur vos recrutements.

L'un des premiers arguments pour vanter les mérites du processus de recrutement collaboratif est l’amélioration de la qualité des recrutements.

Les services RH réalisent un travail conséquent dans la diffusion des annonces, la sélection des CV, les entretiens de pré-qualifications ou encore la partie légale de l’intégration du candidat. Toutefois, ils ne sont pas forcément les mieux placés pour apporter les informations pratiques et opérationnelles relatives au poste à pourvoir.

C'est pourquoi, l’intervention des managers dans le processus permet, tout d’abord, de rédiger une offre d’emploi au plus proche de la réalité du terrain. Elle permet aussi, au cours des entretiens, d’apporter des réponses plus précises et de poser des questions plus techniques aux candidats reçus.

Aussi, les managers pourront évaluer plus rapidement si le candidat reçu s’intégrera facilement aux équipes déjà en place. Le recrutement collaboratif tend ainsi à réduire les erreurs de recrutement. 

Cette précision dans les attentes ainsi que la possibilité de sonder les candidats, dès le premier entretien, sur les questions techniques permet, très souvent, de gagner en qualité, mais aussi en temps de recrutement.

Accélérez votre processus de recrutement

Bien qu'impliquant plus de personnes, le recrutement collaboratif permet généralement de rendre le processus de recrutement plus rapide.

En effet, les différents acteurs ayant pu travailler ensemble à l’établissement du besoin, ils sont au clair sur leurs attentes pour le poste et ce notamment grâce au concours des managers et des responsables de terrain. Le profil « idéal » peut plus rapidement être défini.

De même, lorsqu'un candidat pertinent est rencontré en entretien, la prise de décision est normalement plus rapide. Un manager qui échange avec un candidat correspondant au profil attendu donnera son aval pour le recrutement plus rapidement qu’un dirigeant devant se rendre disponible et sonder ses équipes sur les profils avant de prendre une décision finale.

Préserver la confiance du candidat dans le processus de recrutement et promouvoir la marque employeur

Au cours d’un processus de recrutement collaboratif, le candidat sera amené à échanger avec différents acteurs de la société. La préqualification a en général lieu avec un / une représentant(e) du service RH. Puis vient un second entretien avec un ou plusieurs managers de la société.

En premier lieu, cela permet au candidat d’obtenir des réponses précises à ses questions, sur le poste ou les attentes des managers. Dans un second temps, cela permet au candidat de se projeter plus facilement au sein de la structure, et d'estimer si ses valeurs sont en accord avec celles de ses futurs responsables et si le « courant passe bien ».

Le candidat, ayant eu affaire à plusieurs collaborateurs aura une meilleure analyse du mode de fonctionnement interne. Ainsi, il pourra être rassuré en ce qui concerne l’ambiance de travail au sein de l’entreprise. Et l’intégration du nouveau talent en sera facilitée. Le recrutement collaboratif valorise donc l'image de l’entreprise, ce qui favorise l’embauche de talents.

Côté entreprise, le fait d'impliquer des collaborateurs dans les processus de recrutement favorise leur responsabilisation et les valorise. Les salariés impliqués agissent davantage comme des ambassadeurs de l'entreprise et contribuent à renforcer la marque employeur. 

Au delà des bénéfices du recrutement collaboratif, il paraît intéressant de s’interroger sur la manière de le mettre en place, et ce de façon efficace. Les préconisations suivantes sont une ligne directrice à, bien entendu, adapter selon votre structure et son mode de fonctionnement interne.

Le recrutement collaboratif : Comment le rendre efficace ?

En théorie, le recrutement collaboratif a tout pour séduire. Cependant, afin de le rendre efficace, certaines pratiques sont bonnes à identifier :

La répartition des tâches entre les différents acteurs

L’identification claire du rôle de chacun dans ce mode de recrutement est indispensable pour garantir son bon fonctionnement.

Ainsi, le service Ressources Humaines est généralement en charge de toute la première phase du processus. Elle rédige, en partenariat avec les managers, l’offre d’emploi. Cela permet de faire un point sur les missions et les attentes pour le poste, et ainsi de diffuser une offre étant au plus proche du besoin réel des équipes.

Le service RH va ensuite pouvoir diffuser les annonces sur les différents jobboards, récupérer les premiers CV et procéder aux préqualifications téléphoniques afin de s’assurer que la disponibilité du candidat, et si ses attentes correspondent à la réalité de vos recherches.

Enfin, vient le moment des entretiens physiques. Ils peuvent alors être menés par un ou plusieurs manager ou éventuellement le manager accompagné d’un membre de l’équipe RH.

La décision finale appartenant au manager ou au dirigeant, le service RH apporte simplement son expertise pour aider à la prise de décision. Son rôle sera ensuite de communiquer les informations relatives au nouveau collaborateur aux différents services concernés (paie/formation, ...) afin de préparer au mieux son arrivée dans vos équipes.

La communication : la clé de la réussite

Malgré une répartition claire des tâches de chacun, un défaut de communication entre les différents acteurs peut nuire aux performances du recrutement collaboratif.

Ainsi, il est important de mettre en place, dès le début, un process clair en ce qui concerne la communication. Il s'agira d'identifier le rôle de chacun et de formaliser les échanges pour conserver le gain de productivité offert par cette méthode.

La solution peut par exemple consister en la mise en place d’un point hebdomadaire, avec les personnes concernées par les recrutements en cours, afin d'échanger sur les candidatures reçues et l’avancée des entretiens. Cette solution efficace est cependant consommatrice de temps pour des managers souvent très sollicités.

Il peut aussi s’agir de mettre en place sur un réseau partagé un tableau de suivi des candidatures et des entretiens afin que le service RH et le / les manager(s) concernés ne soient pas dans l’obligation d’attendre la réunion pour échanger ou suivre l’avancée du recrutement. Mais ces outils simples ont souvent pour inconvénient de ne pas être tenus à jour en temps réel par chaque partie prenante, ce qui réduit l'éfficacité du dispositif. En outre, ils ne sont pas toujours facile à partager au sein d'un réseau informatique interne multisites, ou ne respectent pas un niveau de confidentialité très élevé. 

De fait, ce sont développés ces dernières années des outils logiciels de recrutement beaucoup plus intuitifs et rapides qui ont intégré des fonctionnalités liées au recrutement collaboratif.  Certains de ces logiciels de recrutement proposent de centraliser les différentes évaluations d'un candidat sur sa fiche sécurisée, au moment de l'entretien en préservant la confidentialité des échanges. Le suivi partagé entre les collaborateurs concernés est facilité avec des systèmes d'alerte e-mail auprès de chaque partie prenant au recrutement. 

Les logiciels de recrutement (ATS) pour un recrutement collaboratif intuitif et efficace

Afin de faciliter un peu plus le processus de recrutement à vos équipes, il peut être très rentable d'investir dans un ATS (Applicant Tracking System), autrement dit un logiciel de gestion des candidatures.

Ces solutions logicielles présentent divers avantages, mais ont pour atout d'être souvent conçues dans l'objectif de faciliter le recrutement collaboratif. Quelques exemples de fonctionnalités dédiées :

• Partage instantanné de l'historique des échanges pour chaque candidat : Quel manager l'a contacté , Quels sont les avis des autres managers  ? Quels étapes de recrutement le candidat a-t'il déjà passé ?
• centralisation de toutes les candidatures sur un même outil
• Partage de CV et candidats intéressants repérés pour d'autres postes dans l'entreprise
• définission d'un processus formalisé d’ouvertures de poste
• etc.

Le recrutement collaboratif présente de nombreux avantages, que ce soit pour l’entreprise ou le collaborateur recruté. Cependant, son bon fonctionnement repose sur une communication fluide et une répartition claire des tâches de chacun, qui peuvent être grandement facilitées par le recours à des outils de recrutements dédiés.