Badge à l’entrée, clic depuis son ordinateur et déclaration sur smartphone : le pointage des heures de travail peut aujourd’hui prendre de nombreuses formes ! Mais derrière ce geste apparemment simple se cachent plusieurs questions : la pointeuse est-elle obligatoire ? Quels salariés doivent déclarer leurs horaires ? Combien de temps conserver les données ? Et jusqu’où l’employeur peut-il contrôler ses équipes ? Faisons le point.
Résumé
Le Code du travail impose à l’employeur de pouvoir suivre et justifier le temps de travail de ses salariés.
- Le suivi dépend notamment du fait que les salariés travaillent ou non selon un même horaire collectif.
- En cas de décompte individuel, les heures doivent être suivies quotidiennement et récapitulées chaque semaine.
- Un système de pointage automatique doit être fiable, infalsifiable et protéger les données utilisateurs.
Le pointage des heures de travail est-il obligatoire ?
Commençons par lever une confusion fréquente : la loi n’oblige pas toutes les entreprises à installer une pointeuse. Ce qui compte, c’est que l’employeur soit en mesure de contrôler et justifier la durée du travail réellement accomplie, selon les modalités prévues par le Code du travail. Les obligations diffèrent notamment selon l’organisation des horaires.
Lorsque tous les salariés suivent le même horaire collectif
- les éventuelles heures supplémentaires ;
- certaines activités, missions ou changements de situation lorsque cela est pertinent.
Si le décompte repose sur un système d’enregistrement automatique, le Code du travail pose une exigence importante : celui-ci doit être fiable et infalsifiable, pour pouvoir être utilisé en cas de désaccord sur les heures réellement réalisées.
Combien de temps faut-il conserver les données de pointage ?
Les documents permettant de comptabiliser les heures accomplies par chaque salarié doivent être tenus à la disposition de l’inspection du travail pendant 1 an. Lorsque le temps de travail est aménagé sur une période de référence supérieure à un an, la durée de conservation doit couvrir une période équivalente. Pour les salariés en forfait jours, les documents permettant de comptabiliser les jours travaillés sont conservés pendant 3 ans.
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Tous les salariés doivent-ils pointer ?
Pas nécessairement de la même manière ! Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures et qui ne suivent pas un horaire collectif identique, l’entreprise doit disposer d’un suivi individuel répondant aux exigences évoquées précédemment.
Mais pour les salariés en forfait jours, la logique est différente : leur durée du travail n’est pas comptabilisée heure par heure. Le Code du travail prévoit une récapitulation annuelle du nombre de journées ou demi-journées travaillées. À noter que cela n’empêche pas une entreprise d’utiliser un outil pour enregistrer leur présence ou faciliter le suivi des jours travaillés (à condition de respecter le fonctionnement du forfait jours).
Bon à savoir
Le pointage doit également pouvoir s’adapter aux nouveaux modes d’organisation. Un collaborateur en déplacement ou en télétravail ne peut évidemment pas toujours utiliser la même badgeuse que ses collègues présents au siège. Une pointeuse virtuelle permet par exemple de déclarer ses temps depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Un employeur peut-il imposer une pointeuse à ses salariés ?
L’employeur dispose d’un pouvoir de contrôle sur l’activité et les horaires de ses salariés. Il peut donc mettre en place un dispositif de pointage lorsque celui-ci répond à un objectif légitime. Mais ce pouvoir n’est pas sans limites : le système retenu doit notamment être proportionné à l’objectif poursuivi.
Ainsi, les salariés doivent également être informés du traitement de leurs données personnelles. Et lorsqu’une consultation du CSE est requise avant la mise en place d’un dispositif de contrôle, celle-ci doit être réalisée. La CNIL rappelle notamment cette obligation pour les dispositifs de surveillance dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Autrement dit, installer une pointeuse horaire ne consiste pas uniquement à choisir un équipement : il faut aussi encadrer son utilisation.
Pointage et RGPD : quelles règles respecter ?
Qui dit pointage dit données personnelles : identité du salarié, heures d’arrivée et de départ, voire localisation dans certains dispositifs... Le RGPD s’applique donc pleinement. La première règle est donc celle de la proportionnalité : l’entreprise ne doit collecter que les informations réellement nécessaires au suivi du temps de travail.
À ce titre, la CNIL considère par exemple que la photographie systématique d’un salarié à chaque pointage est excessive pour un simple contrôle des horaires. Les dispositifs biométriques doivent quant à eux aussi rester exceptionnels et répondre à des besoins particuliers qui ne pourraient pas être satisfaits par des solutions moins intrusives.
Même prudence avec la géolocalisation : elle ne doit pas devenir un moyen de surveiller les déplacements d’un collaborateur en permanence. La CNIL indique notamment que son utilisation pour calculer le temps de travail n’est pas justifiée lorsqu’un autre dispositif, comme une badgeuse, permet déjà d’assurer ce suivi.
Bon à savoir
Un outil installé pour une finalité précise ne peut pas être détourné de son objectif initial. Par exemple, des données recueillies uniquement pour sécuriser l’accès à un bâtiment ne doivent pas ensuite servir à contrôler les horaires sans que cet usage ait été prévu et encadré.
Comment fiabiliser le pointage des heures de travail ?
Horaires fixes ou variables, équipes postées, télétravail, multi-sites, temps partiels, heures supplémentaires… Voici quelques bonnes pratiques pour éviter que le suivi des temps ne se transforme en casse-tête :
- Définir des règles de pointage compréhensibles : quand badger, comment déclarer une pause ou corriger un oubli ?
- Adapter le mode de saisie aux populations : badgeuse physique sur site, déclaration numérique ou smartphone pour les collaborateurs mobiles.
- Permettre aux salariés de consulter leurs données afin qu’ils puissent signaler rapidement une anomalie.
- Automatiser les alertes en cas d’oubli de badgeage, de dépassement ou d’incohérence.
- Relier les données de temps aux processus RH et paie pour limiter les ressaisies et les erreurs.
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De la biologie marine aux ressources humaines, en passant par plusieurs expériences à l’international, le parcours de Robinson Bordes sort des sentiers battus. Aujourd’hui chef de produit GTA chez Kelio, il conçoit des solutions dédiées à la gestion des temps et à la planification adaptées aux besoins concrets des entreprises et de leurs collaborateurs.