L’épidémie de Covid-19 a profondément perturbé l’activité RH aux cours des trois dernières années. L’organisation des entretiens professionnels obligatoires n’a pas été épargnée ! Le point sur les mises à jour du dispositif en cette fin 2022.
En raison du contexte Covid, le législateur avait mis en place en 2021 une adaptation du dispositif autours des entretiens professionnels : la date limite des entretiens prévus en 2020 et début 2021 avait été repoussée au 30 juin 2021. Les abondements correctifs au Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié ont également été gelés jusqu’au 30 septembre 2021 et ont donc repris le 1er octobre 2021. Cela fait donc un peu plus d’un an que le « retour à la normale » est en vigueur. Il est donc temps de répondre aux nombreuses questions qui pourraient être soulevées. Comment distinguer les nouveaux des anciens critères ? Comment réaliser le bilan des 6 ans ?
Quels sont les critères du bilan des 6 ans ?
Depuis le passage de la loi Avenir en 2014, les critères du bilan des 6 ans ont évolué plusieurs fois, ce qui a généré une certaine confusion. Le Ministère du Travail propose un document de questions/réponses concernant les obligations de l’employeur en matière d'entretien professionel. Entre ces nouvelles informations et les questions couramment soulevées, on fait le point pour vous en cette fin d'exercice 2022.
A partir de combien de salarié doit-on faire le bilan des 6 ans ?
Le bilan des 6 ans est obligatoire pour toutes les organisations, quelle que soit sa taille.
Quelle est la date avant laquelle le bilan des 6 ans doit être effectué ?
Comme évoqué en introduction, depuis le 1er octobre 2021 qui correspond à la date de retour à la normale après les dispositions Covid-19, le bilan des 6 ans ou entretien d’état des lieux professionnel doit être réalisé avant que le collaborateur n’atteigne les sept ans d’ancienneté.
Les périodes de suspension du contrat de travail (notamment en cas de certaines absences) ne sont pas prises en compte dans le calcul des 6 ans d’ancienneté.
Est-ce que le bilan des 6 ans est obligatoires pour tous les salariés ? Qu’en est-il pour les salariés arrivés dans l’entreprise depuis moins de 6 ans ?
Le bilan des 6 ans est obligatoire pour tout salarié quel que soit le type de contrat (CDI/CDD ; Temps plein/partiel, etc.) et ayant au moins 6 ans d’ancienneté dans l’entreprise.
Quels sont les objectifs du bilan des 6 ans ?
Le bilan des 6 ans a pour objectif de vérifier :
- Que le collaborateur a bénéficié de tous les entretiens professionnels prévus sur la période considérée
- Que le collaborateur a validé ces 3 mesures :
- 1. avoir suivi au moins une action de formation
- 2. avoir acquis des éléments de certification
- 3. avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle
- Qu’il lui a bien été transmis une communication sur :
- 1. la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
- 2. l’activation par le salarié de son CPF
- 3. les abondements de ce compte
- 4. le conseil en évolution professionnelle (CEP)
Certaines informations liées à cet entretien devront être renseignées dans la BDESE.
Qu’est-ce qu’une action de formation non-obligatoire ?
Une formation obligatoire se définit selon l’article L. 6321-2 du code du travail comme « une formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales ou réglementaires. »
Par opposition, une formation non-obligatoire est donc une formation qui n’est pas indispensable à l’exercice du poste du collaborateur. La formation non-obligatoire vise à acquérir des compétences que le salarié n'a pas nécessairement à utiliser dans le cadre de sa mission actuelle, mais qui lui permettront d’enrichir son parcours professionnel en vue d'obtenir une évolution au sein ou en dehors de son entreprise. Ainsi sont éligibles toutes les actions de formation qui concourent au développement des compétences des salariés et, notamment, celles qui ont pour objet : « De favoriser l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée», (cf.Article L. 6313-3). Les formations non obligatoires peuvent être imposées par l'employeur à son initiative dans le cadre des actions du plan de développement des compétences.
Comment distinguer une formation obligatoire d’une formation non-obligatoire ?
Une formation est obligatoire quand elle est contrainte par un texte qui impose sa réalisation à l'employeur.
Une action de formation co-financée par le collaborateur (via son CPF) et l'employeur est-elle une formation non-obligatoire, entrant dans le cadre du bilan des 6 ans ?
Une formation co-financée par un salarié dans le cadre de son CPF peut satisfaire à l'obligation énoncée dans le bilan de 6 ans, si toutes les conditions suivantes sont respectées :
- Le recours au CPF s'est fait à l'initiative du salarié et avec son accrord express,
- Le coût de la formation est supérieur au montant indiqué sur le compte CPF du salarié, ce pourquoi le salarié sollicite un co-financement par l'entreprise,
- La formation est réalisée au cours de la période évaluée lors du bilan des 6 ans,
- L'employeur doit apporter la preuve de la réalisation de la formation et de sa participation au financement.
Les anciens critères du bilan (avoir bénéficié d'un entretien profesionnel tous les 2 ans et des 3 mesures suivantes : une action de formation, un élément de certification, une progression salariale ou professionnelle) sont-ils oubliés pour autant ?
Non, ces "anciens" critères étaient valables pour le premier bilan des 6 ans et sont désormais remplacés par les nouveaux critères. Toutefois, il est à noter que ces mesures sont toujours à aborder au sens large dans l’entretien professionnel et que ceux-ci peuvent faire l’objet de sanction devant le contentieux en cas de manquement. Le salarié pourrait donc se voir verser des dommages-intérêts pour non-respect, par l’entreprise, de maintenir l’employabilité de ses collaborateurs.
Quels risques encourt l’employeur qui ne satisfait pas à la tenue des entretiens professionnels et du bilan des 6 ans prévus par la Loi ?
Quels sont les obligations et sanctions liées au bilan des 6 ans selon la taille de l'entreprise ?
Le collaborateur doit avoir réalisé au moins 3 entretiens professionnels au cours des 6 dernières années et une action de formation non-obligatoire. Ces deux critères doivent être remplis.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, en cas de contentieux, elles pourraient être sanctionnées en cas de non-respect avéré des obligations en matière de formation (adaptation du salarié à son poste et maintien de leur employabilité). La sanction peut se traduire par le versement de dommages et intérêts au collaborateur.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, en cas de non-respect des critères cités ci-dessus (une formation non-obligatoire ; 3 entretiens professionnels au cours des 6 dernières années), l’employeur doit abonder le CPF du collaborateur à hauteur de 3000€. Les entreprises de plus de 50 salariés concernées doivent sponténement abonder le compte CPF de chaque salarié pour lequel ces critères n'auront pas été remplis. Le calcul de l’effectif se fait sur la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année N-1, quel que soit le contrat (CDI/CDD/intérim/temps partiels au prorata de la présence).
Ces versements sont effectués dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle et pourront être contrôlés par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des DREETS.
Comment mener le bilan obligatoire des 6 ans ?
Au-delà des aspects théoriques, comment réaliser concrètement le bilan des 6 ans ? Là encore, quelques réponses pour faire le point sur les interrogations les plus communes.
Est-ce que les entretiens annuels peuvent compter s’il n’y a jamais eu d’entretien professionnel réalisé ?
Non, les sujets abordés lors de l’entretien annuel ne sont pas les mêmes que pour l’entretien professionnel. Le salarié doit avoir bénéficié d’au moins 3 entretiens professionnels au cours des 6 dernières années.
L’entretien professionnel peut-il s’organiser en télétravail ?
Oui, rien ne s’oppose à ce que l’entretien professionnel, tout comme l’état des lieux des 6 ans, s’effectue en visio-conférence. Il doit toutefois respecter les conditions énoncées à l'article L. 6315-1 du code du travail et notamment il doit donner lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.
Est-ce qu’il y a une trame à respecter pour réaliser le bilan des 6 ans ?
Le bilan des 6 ans doit avoir lieu à l’issue du 3ème entretien professionnel.
Il n’y a pas de trame « légale » mais un volet « bilan » doit être réalisé afin de vérifier si les éléments indispensables et individuels ont été effectués lors des précédents entretiens. Une copie de ce document doit être fournie au salarié.
Doit-on joindre les éléments de preuve au bilan ?
Il n’y a pas d’obligation de preuve, même si c’est un plus. En cas de contrôle, une copie du compte-rendu du bilan des 6 ans devra être présentée.
Quels éléments doivent figurer dans ce bilan ?
Les éléments suivants doivent figurer sur le document du bilan des 6 ans :
- Bilan de l’évolution du salarié au cours des 6 dernières années (carrière, rémunération, emploi, statut, etc.)
- Identification des besoins en formation
- Echanges autour des perspectives d’évolution individuelles du collaborateur
Comment recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation du bilan des 6 ans ?
La récupération de toutes les informations nécessaires à l’établissement du bilan des 6 ans peut se révéler complexe. Pour n’en lister que les principales, il s’agit pour chaque collaborateur de :
- lister les actions de formation réalisées sur une période de 6 ans,
- distinguer les formations obligatoires et non-obligatoires pour chaque poste,
- vérifier la réalisation des entretiens professionnels tous les 2 ans selon la date d’arrivée du collaborateur ou malgré des absences prolongées (maladie, maternité…),
- faire le suivi de son évolution professionnelle: changement de poste, évolution de rémunération, certifications …
La synthèse de toutes ces informations peut s’avérer chronophage. Une solution logicielle SIRH globale peut vous aider à centraliser et historiser toutes ces informations au travers de la fiche salarié.
Les modules de gestion des entretiens, tels que celui de Kelio, permettent de planifier, réaliser et archiver tous les entretiens annuels et professionnels au niveau d’une organisation, afin d’extraire les informations indispensables au bilan de chaque collaborateur. Ce module dispose également de systèmes de rappels permettant de gérer le suivi opérationnel du bilan des 6 ans. Si vous avez besoin d’être accompagné pour structurer cette démarche dans votre organisation, nos experts Kelio se tiennent à votre disposition.
