La fiche de paie : comment la decrypter du côté employeur ?

Quelles sont les mentions obligatoires sur un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est une pièce juridique encadrée par le Code du travail, qui impose à l'employeur d'y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires.

Les informations relatives à l'employeur

• La raison sociale de l'entreprise (ou le nom et prénom de l'employeur s'il s'agit d'un particulier)
• L'adresse de l'établissement
• Le numéro SIRET de l'établissement
• Le code APE (ou NAF), qui correspond à l'activité principale de l'entreprise
• La convention collective applicable : mention essentielle, car elle détermine une grande partie des règles applicables au contrat de travail et à la paie

Les informations relatives au salarié

• Son nom et prénom
• Son emploi et sa position dans la classification prévue par la convention collective (coefficient, niveau, échelon…)
• La nature de son contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…)
• Le cas échéant, la durée du travail à laquelle se rapporte le salaire, notamment lorsqu'elle diffère de la durée légale ou conventionnelle

Les éléments de rémunération

• Le salaire brut : rémunération totale avant déduction des cotisations sociales
• La nature et le montant de chaque élément de rémunération : salaire de base, heures supplémentaires, primes, avantages en nature…
• La nature et le montant des cotisations salariales retenues sur le brut
• La nature et le montant des cotisations patronales correspondantes
• Le montant de la CSG et de la CRDS, avec distinction entre la part déductible et la part non déductible
• Le net imposable : base servant au calcul du prélèvement à la source
• Le taux du prélèvement à la source (PAS) et le montant prélevé
• Le net à payer avant impôt sur le revenu
• Le net à payer effectivement versé au salarié

Les informations relatives au paiement

• La date de paiement du salaire
• La période à laquelle se rapporte le bulletin (mois concerné)
• En cas de paiement par virement, la référence du virement peut être indiquée, bien qu'elle ne soit pas strictement obligatoire

La mention relative à la conservation du bulletin

Depuis la réforme de 2017, une mention spécifique doit figurer sur chaque bulletin de paie : l'employeur doit informer le salarié qu'il doit conserver son bulletin de paie sans limitation de durée. Cette mention (souvent discrète) est pourtant obligatoire. Elle rappelle l'importance de ce document pour faire valoir ses droits, notamment en matière de retraite.

Ce qui est interdit de faire figurer sur un bulletin

Le Code du travail interdit expressément de mentionner sur le bulletin de paie l'exercice du droit de grève ou l'exercice de fonctions de représentant du personnel. Ces informations ne doivent en aucun cas apparaître, même sous forme de code ou d'abréviation : une telle mention exposerait l'employeur à des sanctions et pourrait constituer une discrimination.

Le haut du bulletin de paie : le brut

Le brut est composé de 3 parties distinctes. Il y a tout d’abord le salaire de base, le temps de travail et les éléments variables. Il y a également les avantages en nature qui peuvent être considérés comme une 4ème partie.

Le salaire de base

Le salaire de base est l’élément connu dès lors que l’on signe le contrat de travail ou que l’on accepte un emploi. C’est la rémunération de base, c’est le minimum qui est indiqué dans le contrat de travail.

Le bulletin de paie a une périodicité mensuelle pour le cas général et doit être l’exact reflet du contrat de travail (salaire et durée).

Le temps de travail

Durant le mois, il peut se produire plusieurs évènements qui vont influencer la rémunération à verser au salarié.

• Il peut accomplir des heures supplémentaires soit de manière habituelle, soit de manière ponctuelle.
• Il peut s’absenter soit pour une raison médicale, soit pour un congé payé ou non.

Chaque évènement qui influe en plus ou en moins doit faire l’objet d’une ligne distincte sur le bulletin afin de l’identifier précisément et surtout afin de préserver la ligne du salaire de base qui est le reflet du contrat de travail.

Les éléments variables

Ce sont les primes, commissions, variables ou bonus. Ce sont des sommes ajoutées au salaire de base, constituant un complément de rémunération non fixe et pas toujours prévu au contrat de travail.

Elles peuvent être également attribuées en vertu de la convention collective applicable dans l’entreprise.

Elles sont toutes soumises à cotisations, mais n’ont pas toutes les mêmes traitements sur les congés payés notamment.

Cela va dépendre de leur nature et/ou de leur périodicité.

Les avantages en nature

Lorsque l’entreprise octroie à un salarié un repas (tout ou partie), véhicule (comportant au moins 4 places assises), un téléphone portable, un ordinateur portable, ou met à disposition un logement ou encore met en place un contrat individuel, etc… cela constitue un élément de rémunération qui n’est pas seulement de l’argent.

L’Urssaf considère qu’elle favorise ce salarié qui peut faire tout ou partie d’usage de ce privilège sur un plan personnel et impose que cet avantage dit « en nature » soit soumis à cotisations sociales salariales et patronales.

Exemple de brut :

Dès lors que le brut est défini, il faut vérifier les charges sociales et fiscales.

Le corps du bulletin : les charges sociales et fiscales

Les cotisations sociales et fiscales ont pour but d’effectuer des reversements à différents organismes sociaux qui gèrent la vie quotidienne des travailleurs sur le territoire français.

Elles sont assises sur le salaire brut du bulletin de paie, c’est ce que l'on appelle l’assiette de cotisations, et sont constituées de cotisations salariales et de cotisations patronales.

En règle générale la formule est : Assiette de cotisation * taux

Cependant, il existe plusieurs assiettes de cotisations, établies en fonction du brut, du plafond de la Sécurité sociale (qui évolue tous les ans) ou d’autres règles de calculs, selon les cotisations et les organismes sociaux.

Il y a des cotisations pour les salariés et pour les employeurs.

Exemple d’assiettes de cotisations :

Légende :

• En jaune, il s’agit du salaire brut qui est l’assiette de cotisation ; c’est ce que l'on appelle également l’assiette déplafonnée, (l’intégralité du brut est soumise).
• En vert, il s’agit du montant « plafonné » en fonction du plafond de la sécurité sociale. En 2021, le plafond est de 3428€. Si le brut est de 2000 euros pour un temps plein alors l’assiette plafonnée sera de 2000 euros dans notre exemple.
• En rose, c’est le delta entre l’assiette plafonnée et le brut.

Le salarié ne paye pas toutes les charges, l’employeur en paye une bonne partie. L’employeur prendra par exemple intégralement à sa charge l’assurance chômage et l’accident de travail.

Les charges sociales

URSSAF

L’URSSAF, qui signifie Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale, a deux rôles :

1) L’URSSAF est l’organisme collecteur par excellence.

Il reverse les cotisations versées par les entreprises aux organismes de protection sociale :

• De la maladie (Sécurité Sociale).
• Des allocations familiales (CAF).
• Du fonds national pour le logement (FNAL).
• De l’assurance vieillesse obligatoire (CNAV).
• De l’accident de travail (AT – Notification du taux par la CARSAT).
• Du soutien aux personnes âgées et handicapées (Solidarité autonomie).
• De la récupération de la CSG CRDS.
• Du chômage (France Travail).
• Du financement des formations pour les organisations syndicales.

Avec la volonté du gouvernement français de simplifier les bulletins de paie, les différentes cotisations sont regroupées. Il devient difficile pour un employeur qui n’a pas accès aux bulletins non simplifiés de contrôler ce qui est ou non déclaré.

Exemple de bulletin pour la partie URSSAF (hors CSG-CRDS).

L’URSSAF reprend petit à petit différents domaines de recouvrement. Depuis 2017, il a repris le RSI pour les indépendants, la CCVRP pour les VRP multicartes, les droits d’auteur… En 2020, la Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés (DOETH), en 2021, la formation continue et la taxe d’apprentissage…

L’URSSAF va devenir à terme le seul interlocuteur social des entreprises.

2) L’URSSAF est aussi un organisme de contrôle.

Les contrôles peuvent revêtir différentes formes et être déclenchés pour différents motifs :

• Contrôle d’assiette et de montant des cotisations versées (lutte contre la fraude).
• Contrôle dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.

Retraite et prévoyance/mutuelle

Nous avons pu voir que L’URSSAF va collecter la retraite de base : la CNAV, mais vous avez également pour tous les salariés de la retraite complémentaire (obligatoire), voire supplémentaire (facultative). Il y a un bloc dédié à la retraite complémentaire et supplémentaire.

Pour la prévoyance et la mutuelle, il y a 2 cotisations légales : la prévoyance décès pour les cadres (au taux minimum de 1.50% payée intégralement par l’employeur) et la mutuelle pour tous.

Au niveau du bulletin, la mutuelle va se retrouver dans les cotisations de protection sociale de l’URSSAF, bloc intitulé « santé ».

Tandis que la prévoyance sera dans le bloc intitulé « autres contributions dues par l’employeur »

Les charges fiscales

Toujours dans le bloc « autres contributions dues par l’employeur », on retrouve :

• La taxe sur les salaires (pour les associations ou entreprises non soumises à la TVA).
• La taxe d'apprentissage (dès le 1er euro).
• La participation à la Formation professionnelle continue (dès le premier euro).
• La participation de l'employeur à l'effort de construction (dès 50 salariés).

Ce sont des charges qui sont à payer par l’employeur à 100%.

Le bas du bulletin de salaire

En bas du bulletin, on va retrouver tous les éléments non soumis à cotisations. Ils peuvent être positifs ou négatifs selon leur nature, tel que les tickets-restaurant, les frais de déplacement ou de transport, les indemnités de la Sécurité sociale nettes, …

On y retrouve également :

• La réintégration fiscale : qui est la part patronale de la mutuelle qui est à réintégrer dans la base imposable.
• L’exonération de cotisations employeur (ex-Fillion) : c’est une aide au niveau des charges patronales : Plus le salarié a un salaire qui se rapproche du SMIC, plus l’employeur a des réductions de charges sociales. Concrètement, un salarié qui touche le SMIC, coûtera à peu de chose près à l’employeur : le brut du salarié. En revanche, pour le salarié touchant plus de 1.6 fois le SMIC, l’employeur n’aura aucune aide et pourra compter verser au moins 30% de charges en plus du brut.
• L’exonération sur HC/HS : montant fiscal , qui est la part défiscalisée des heures complémentaires et supplémentaires.
• Le net à payer avant impôt.
• Le net imposable et le PAS.

Le net à payer avant impôts

Le net à payer est la somme que l’on va réellement verser au salarié. Il est composé ainsi :

Brut total ➖ cotisations ➖ Éléments non soumis (part patronale TR, IJSS nettes, etc…) ➕ Éléments non soumis (Transport, remboursement frais, etc…) 

Exemple :

Le net à payer avant impôts est de 2364.14 euros et celui à verser au salarié, est de 2273.55 euros : net à payer avant impôts - les impôts.

Exemple :

Le net imposable et le PAS.

Le net imposable est différent du net à payer.

Il est important, car c’est le montant à déclarer sur la DSN pour payer l’impôt sur le revenu.

Le net imposable est composé ainsi :

Brut total ➖ Cotisations salariales ➕ Part CSG CRDS non déductible ➕ Part patronale de mutuelle (réintégration fiscale) ➕ Réintégration fiscale excédents retraite supplémentaire et prévoyance

Exemple :

Depuis le 1er janvier 2019, les salariés paient tous les mois un acompte de leur impôt.

Cet acompte est prélevé sur leur bulletin de paie par l’employeur qui reverse la somme aux impôts : c’est le prélèvement à la source (PAS).

Le PAS est calculé comme suit :

Net imposable ➖ Abattement si CDD moins de deux mois (637€ en 2021) ➕ IJSS nettes imposables en cas de subrogation = Base soumise au PAS ✖ Taux communiqué par les impôts

Et c’est ainsi que vous pouvez comprendre le net à payer qui n’est autre que le net à payer avant impôt moins l’impôt calculé précédemment.

Comment savoir ce que coûte réellement un salarié avec tout ça ?

Dès lors que l’on a un bulletin de salaire entre les mains, en tant qu’employeur, il est intéressant de regarder en bas du bulletin. On y retrouve le brut (en rose, dont les cotisations salariales sont incluses), le montant des charges patronales (en vert) et le coût total pour l’employeur (en jaune). On limite ainsi la surprise lorsque l’on reçoit les charges à payer.

Bulletin de paie simplifié vs bulletin de paie détaillé : quelles différences ?

Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie a connu une transformation majeure : la généralisation du bulletin de paie simplifié (ou "clarifié"), imposée par le décret du 25 février 2016.

Le bulletin simplifié : plus lisible pour le salarié, mais moins pour l'employeur

Dans le bulletin simplifié, les cotisations sont regroupées en grands blocs thématiques :

• santé (maladie, mutuelle) ;
• accidents du travail / maladies professionnelles ;
• retraite (de base et complémentaire) ;
• famille ;
• chômage ;
• autres contributions.

Chaque bloc affiche une cotisation salariale et une cotisation patronale globales, sans détailler les différentes lignes qui les composent. Pour un salarié qui cherche simplement à comprendre combien il cotise pour sa retraite ou sa mutuelle, c'est effectivement plus clair.

Le bulletin détaillé : indispensable pour contrôler et comprendre

Le bulletin détaillé, quant à lui, fait apparaître chaque cotisation ligne par ligne : son assiette, son taux salarié et son taux patronal... C'est ce format qui permet de vérifier réellement que les calculs sont justes et que chaque cotisation est bien appliquée au bon taux et sur la bonne assiette.

Prenons un exemple concret : dans le bloc "Retraite" du bulletin simplifié, vous verrez une seule ligne regroupant la retraite de base (CNAV), la retraite complémentaire AGIRC-ARRCO et éventuellement la retraite supplémentaire. Impossible donc, en un coup d'œil du moins, de vérifier si le taux appliqué à la tranche 1 est correct ou si la cotisation sur la tranche 2 a bien été calculée sur la bonne assiette. Dans le bulletin détaillé, chaque ligne est visible et contrôlable individuellement : c'est un meilleur outil de pilotage pour l'employeur. 
 

Quelles sont les erreurs de paie les plus fréquentes et comment les corriger ?

Oubli ou mauvais calcul des heures supplémentaires

C'est l'une des erreurs les plus fréquentes. Heures mal comptabilisées, majoration incorrecte ou oubli pur et simple : le salarié est lésé. La correction s'effectue alors sur le bulletin du mois suivant, avec un rappel de salaire clairement identifié sur une ligne dédiée.

Mauvaise application des taux de cotisations

Un taux mal paramétré dans le logiciel pourrait appliquer des cotisations sous-évaluées ou surévaluées. Vous risquez alors un redressement URSSAF potentiel. Dès la détection de l'erreur, une régularisation doit être effectuée et déclarée par la DSN !

Erreur sur la classification conventionnelle

Appliquer le mauvais coefficient ou le mauvais niveau selon la convention collective peut impacter directement le salaire minimum conventionnel dû. Il faut alors régulariser rétroactivement et vérifier que le salarié n'a pas été sous-payé par rapport au minimum prévu.

Oubli de la revalorisation du SMIC ou des minima conventionnels

Chaque revalorisation du SMIC ou des grilles de salaires conventionnelles doit être répercutée immédiatement : un oubli expose l'employeur à un rappel de salaire, voire à des pénalités !

Taux de prélèvement à la source non mis à jour

Enfin, le taux communiqué par l'administration fiscale doit être appliqué dès sa réception. Sinon, le prélèvement serait incorrect et le salarié devra régulariser lors de sa déclaration de revenus.

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