Forfait jours et déclaration de présence : Faut-il faire « pointer les cadres » ?

Le forfait jours, qu’est-ce que c’est ?

Cadre, cadre au forfait jours, cadre dirigeant, salarié au forfait heures, … il est parfois difficile de s’y repérer et de savoir avec précision quel est son statut et ce qu’il entraîne en termes de temps de travail.

Tous les cadres sont-ils en forfait jours ? Être cadre dirigeant implique-t-il nécessairement d’être en forfait jours ? Les salariés peuvent-ils être au forfait ? Travaille-t-on plus en étant au forfait ? A-t-on plus de jours de congé ?

Les « légendes urbaines » sont nombreuses autour de ce temps de travail, mais qu’implique-t-il réellement ? Définition, bénéficiaires, règles, … On vous dit tout sur le forfait jours !

Définition du forfait jours

Le forfait jours a été instauré au cours de l’année 2000, par le biais de la Loi Aubry 2 qui, le 19 janvier 2000, a porté réforme sur la réduction du temps de travail et sur l’aménagement des régimes d'heures supplémentaires.
Plus connue pour l’instauration des 35 heures, c’est cette loi qui a permis le décompte du temps de travail non plus en heures, mais en jours. Et ce pour l’ensemble des cadres étant autonomes dans l’organisation de leur temps de travail.

Le 31 mars 2005, la loi Borloo a élargi les recours possibles au forfait jours en ouvrant ce mode de décompte du temps de travail à certains salariés non-cadres.

La loi du 20 août 2008, quant à elle, modifie le nombre de jours de travail qu’un collaborateur en forfait jours peut réaliser. Lors de sa mise en place, le nombre de jours de travail maximal autorisé était de 218.

Depuis 2008, un collaborateur en forfait jour peut accepter un rachat de ses jours de repos sans pour autant pouvoir travailler plus de 235 jours par an.

Quels sont les salariés qui peuvent en bénéficier ?

Réglementé par l’article L. 3121-58 du Code du travail, le forfait jours n’est pas ouvert qu’aux seuls cadres, qui, pour rappel, ne sont pas tous nécessairement concernés par le forfait jour.
Les collaborateurs dont le temps de travail peut être décompté en jours, après conclusion d’une convention individuelle de forfait sur l’année, sont :

• « Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés. »
• « Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées. »

Quelles sont les règles du forfait jour ?

Si le forfait jours présente de nombreux avantages, notamment dans le fait de compenser les heures réalisées en sus du temps de travail par des jours de repos et non par le paiement d’heures supplémentaires, il reste contraignant à mettre en œuvre et extrêmement encadré.

Les prérequis de sa mise en place

Pour qu’une convention de forfait jours soit valide, deux conditions cumulatives doivent être remplies :

La mise en place d’un accord collectif d’entreprise, d’établissement ou à défaut une convention ou un accord de branche qui doit au minimum prévoir (article L. 3121-64 du Code du travail) : 

• Les catégories de salariés autorisés à conclure une convention individuelle de forfait.
• La période de référence du forfait : période annuelle établie sur l’année civile ou sur une durée de 12 mois consécutifs.
• Le nombre de jours maximum de travail.
• Les conditions de prise en compte des rémunérations, des absences et des arrivées et départs en cours de période.
• Les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait.
• Les conditions selon lesquelles l’employeur assurera le contrôle et le suivi de la charge de travail des collaborateurs en forfait jours.
• Les conditions et modalités par lesquelles salariés et employeurs communiqueront et échangeront à propos de la charge de travail, sur l’équilibre vie privée / vie professionnelle, sur la rémunération ainsi que sur l'organisation du temps de travail.
• Les modalités de mise en application du droit à la déconnexion.

La signature d’une convention individuelle de forfait, qui peut être sous la forme (article L. 3121-55 du Code du travail) :

• D’une clause du contrat de travail.
• D’une convention supplémentaire et complémentaire du contrat de travail.

Le décompte des jours

Il revient à l’employeur de réaliser un décompte précis et suivi des journées travaillées par le salarié en forfait jours.
Il est libre de mettre en place l’outil de décompte de son choix. Il devra cependant en informer le collaborateur concerné et inscrire les modalités de ce décompte dans la convention individuelle.

En principe, un forfait jours compte 218 jours travaillés, mais employeur et collaborateur peuvent s’accorder sur un rachat de ces jours de repos (article L. 3121-55 du Code du travail). Le rachat de ces jours de repos doit :

• Faire l’objet d’une contrepartie financière au moins équivalente à une majoration de 10% du salaire de base.
• Ne pas porter le forfait jours au-delà de 235 jours travaillés.

Le respect des temps de repos

Les collaborateurs en forfait jours ne sont pas tenus de respecter les durées maximales du temps de travail, c’est-à-dire qu’ils peuvent dépasser les 10 heures de temps de travail effectif par jour ainsi que les 35 heures par semaine, et sans que cela soit générateur d’heures supplémentaires.

Toutefois, les salariés en forfait jours ont le droit :

• À un minimum de 11 heures de repos consécutif journalier.
• Au repos hebdomadaire de 35 heures consécutif (11 heures de repos quotidien + 24 heures de repos hebdomadaire).

La durée maximale de travail annuelle

Même si le forfait jours permet de s’affranchir des durées maximales hebdomadaires et journalières de travail, il reste encadré par une limite annuelle. Concrètement, un salarié en forfait jours ne peut pas travailler plus de 218 jours par an, sauf accord spécifique prévoyant un nombre supérieur (dans la limite de 235 jours maximum, jours rachetés inclus).

Cette limite vise à préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Elle permet aussi de garantir le respect des temps de repos obligatoires, qui restent pleinement applicables (même sous forfait).

L’employeur doit donc suivre précisément le nombre de jours travaillés et le nombre de jours non travaillés par chaque collaborateur concerné : c’est ce qui permettra de rester conforme à la réglementation.

Le suivi du collaborateur au forfait jours

L’employeur doit prévoir pour l’ensemble des collaborateurs soumis au forfait jours, un entretien annuel à l'occasion duquel il devra s’assurer que la charge de travail du collaborateur n’est pas déséquilibrée.

Toutefois, cet entretien ne peut garantir à lui seul un suivi régulier et efficace de la charge de travail, de l’équilibre vie privée / vie professionnelle, de la rémunération et du droit à la déconnexion.

Pour ce faire, l’employeur à plusieurs possibilités et notamment :

• Instaurer un décompte déclaratif ou non des heures de travail,. Cela peut par exemple se faire au moyen d'une badgeuse physique ou virtuelle, bien que ce moyen ne soit pas obligatoire.
• Des entretiens hebdomadaires, mensuels, etc. entre le collaborateur et son manager direct. Le suivi et l'archivage de ces entretiens pouvant être organisés au niveau de l'organisation via des logiciels adaptés.
• Une charte de droit à la déconnexion.
• Un système d’alerte auprès de la hiérarchie en cas de surcharge et/ou de mal-être au travail.
• ...

Quels sont les avantages liés au suivi de la présence des cadres au forfait jours ?

Sécuriser le suivi des temps de repos des collaborateurs au forfait jours

Si le collaborateur au forfait jours n'est pas tenu de respecter un temps de travail maximal par jour ou par semaine, l'employeur reste contraint de veiller :

• Au respect de ses temps de repos journalier et hebdomadaire,
• Au respect du nombre de jours travaillés maximal par an défini par sa convention, sans dépasser 235 jours par an.

Certaines badgeuses modernes permettent le signalement de présence, c'est à dire le pointage par un cadre afin d'indiquer sa présence sur une journée, sans enregistrement de l'heure du badgeage. C'est le cas des terminaux Kelio Visio disponibles avec le logiciel SIRH Kelio. Avec un pointage par jour ou par demi-journée, vous allez pouvoir comptabiliser et suivre les journées et demi-journées travaillées par vos cadres au forfait. Vous pouvez aussi, suite au pointage, prévoir le suivi du temps de repos en permettant au collaborateur d’indiquer s’il a pu ou non respecter ce temps de repos.
 

Il est aussi possible de fonctionner en déclaratif, c’est-à-dire que le cadre au forfait-jours déclare a postériori ses journées et demi-journées travaillées ainsi que s’il a bénéficié ou non de son temps de repos obligatoire. Cette déclaration de présence peut s'effectuer en un clic sur un logiciel de GTA tel que Kelio ou via le terminal de pointage Kelio Visio. Cette déclaration peut être faite à la journée ou à la demi-journée et soumise ou non à la validation du manager.

Ces systèmes de signalement (en temps réel) ou de déclaration de présence (a posteriori) contribuent à aider l'employeur à veiller au respect des obligations légales et conventionnelles qui s'imposent aux cadres au forfait.

Suivre la charge de travail des collaborateurs forfait jours

La mise en place d'un système de suivi de la présence des cadres au forfait jours permet également de suivre leur charge de travail par projet, client ou par type de mission. Ce système assure un meilleur suivi de la répartition du travail au sein d'une équipe et permet de faire le point sur l'organisation du travail.

En suivant précisément la charge de travail des forfaits jours, vous pourrez même aller plus loin en :

• Identifier les forfaits jours dont la charge de travail ne serait pas adaptée.
• Améliorer la répartition des différentes missions entre les collaborateurs.
• Aider à la réalisation des entretiens de suivi.

Une meilleure cohésion d’équipe

Qu’il soit fondé ou non, le sentiment d’iniquité au sein d’une équipe, d’un service, mais aussi de l’entreprise de façon plus générale peut véritablement détériorer le climat social de cette dernière.

L’instauration d’un système de pointage peut gommer ce sentiment d’iniquité entre les salariés, en utilisant le même outil de suivi des présences pour tous. De même, une solution en déclaratif permet aussi de réduire cet effet puisqu’il rend compte de manière objective et neutre des présences et activités de chacun.

Quelles sont les contreparties pour assurer la santé du salarié ?

Le forfait jours a l’avantage d’offrir une grande autonomie dans l’organisation du travail, mais il implique aussi plus de vigilance de la part de l’employeur pour prendre soin de la santé physique et mentale des collaborateurs. C’est une obligation légale.

Pour cela, plusieurs contreparties doivent être mises en place :

• un entretien annuel obligatoire (spécifique aux salariés en forfait jours) pour évaluer leur charge de travail, l’équilibre vie pro/vie perso, leur organisation et leur rémunération ;
• le respect strict des temps de repos, à travers un suivi fiable et régulier ;
• des outils de signalement ou de déclaration (comme Kelio) pour détecter les signaux d’alerte (surcharge, fatigue, difficulté à déconnecter) ;
• des mesures concrètes de prévention, comme le droit à la déconnexion, un accompagnement managérial adapté ou encore des actions ciblées en cas de surcharge durable.

Comment établir un forfait jour cadre conforme ?

Les étapes de mise en place dans l’entreprise

Mettre en place un forfait jour pour cadre ne se fait pas à la légère :

1. Vérifier l’existence d’un accord collectif : avant toute chose, assurez-vous qu’un accord d’entreprise, d’établissement ou à défaut de branche autorise le recours au forfait jour cadre.
2. Déterminer les salariés concernés : le forfait jour pour cadre est réservé aux salariés autonomes dans l’organisation de leur emploi du temps. Il s’adresse généralement aux cadres et aux salariés dont la nature des fonctions ne permet pas de suivre un horaire prédéfini.
3. Prévoir une convention individuelle de forfait : une fois l’accord collectif en place, il faut formaliser le forfait jour cadre par écrit, dans une clause spécifique du contrat de travail ou via un avenant. Ce document doit être signé par le salarié.
4. Mettre en place un dispositif de suivi : l’employeur doit organiser le suivi des journées travaillées, assurer un contrôle de la charge de travail et prévoir au minimum un entretien annuel dédié à l’équilibre entre vie pro et perso.

Informations à intégrer dans le contrat ou l’accord collectif

Pour être valable, une convention de forfait jour pour cadre doit mentionner plusieurs éléments clés :

• le nombre de jours travaillés dans l’année (souvent 218) ;
• les modalités de suivi de la charge de travail ;
• la période de référence (année civile ou autre) ;
• les conditions d’échange entre salarié et employeur sur l’organisation du travail.

Bon à savoir : Ces informations doivent figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant signé par les deux parties. Sans ces mentions, le forfait jour pour cadre peut être jugé non conforme en cas de litige.

Dernières obligations suite aux évolutions légales

Depuis plusieurs années, la législation renforce les exigences autour du forfait jour pour cadre. L’employeur doit désormais garantir le respect des temps de repos, veiller à une charge de travail soutenable et mettre en place des entretiens annuels spécifiques.

En cas de non-respect de ces règles, le forfait jour pour cadre salarié peut être invalidé et l’employeur s’expose à des rappels d’heures supplémentaires. Mieux vaut donc anticiper et bien encadrer ce dispositif dès sa mise en place avec un bon logiciel de gestion des temps !

Suivi du temps de travail et droit à la déconnexion

Même si le forfait jour pour cadre ne repose pas sur un décompte horaire classique, l’entreprise reste tenue de faire le calcul des heures travaillées. Rassurez-vous : des outils comme des logiciels SIRH, des systèmes de déclaration ou des logiciels de paie permettent d’assurer ce suivi en toute conformité. Par ailleurs, l’entreprise doit veiller à ce que le droit à la déconnexion soit réel et effectif, notamment en évitant les sollicitations en dehors des horaires habituels.

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Quelles sont les mesures de contrôle et de suivi à adopter ?

Quelles obligations pour l’employeur en matière de contrôle ?

Dans le cadre d’un forfait jour pour cadre, l’employeur reste responsable du respect des droits fondamentaux du salarié : temps de repos, charge de travail soutenable, équilibre vie pro/perso, etc. Pour cela, il doit mettre en place un dispositif de contrôle adapté. Cela passe par le décompte des jours ou demi-journées travaillés grâce à une badgeuse horaire, un suivi de la charge de travail réel et un système d’alerte en cas de surcharge.

Comment formaliser un entretien annuel sur la charge de travail ?

Un entretien annuel est obligatoire pour tous les salariés au forfait jour pour cadre. Il vise à faire le point sur la charge de travail, l’organisation du temps, la rémunération et le droit à la déconnexion. Cet échange doit être formalisé :

• préparez une grille de discussion ;
• prévoyez un compte rendu écrit signé par les deux parties ;
• conservez une trace dans le dossier RH.

De nouvelles générations de badgeuses au service des cadres et des salariés

La gamme Kelio est composée de badgeuses nouvelles générations et de systèmes de déclaration sur PC qui offrent bien plus qu’un simple suivi des temps de travail et des activités.

Ainsi de nombreuses applications collaboratives sont disponibles et facilitent l'expérience des collaborateurs au forfait jours, telles  que :

• Des applications de messagerie instantanée intégrées pour faciliter la communication entre les salariés et les RH ou ou entre salariés.
• Des applications de gestion des absences et des congés.
• La consultation du compteur de jours travaillés, actualisé en temps réel.
• La ventilation de la charge de travail par projets, client, ou mission.
• La consultation des plannings d'équipe mis à jour en temps réel.
• La possibilité de réaliser des sondages auprès des équipes.
• ...

Chiffres-clés : Selon l’INSEE, 15 % des cadres sont soumis au forfait jours, un taux en hausse continue.

Quels risques en cas de mauvaise gestion du forfait jours cadre ?

Risques juridiques et prud’homaux pour l’entreprise

En cas de mauvaise gestion du forfait jours pour cadre, l‘employeur peut s’exposer à de lourdes conséquences juridiques. Par exemple, la convention de forfait peut être déclarée invalide et le salarié peut réclamer le paiement de toutes les heures supplémentaires effectuées sur plusieurs années (avec les majorations associées).

Impact sur la santé et la motivation des collaborateurs

Un forfait jours pour cadre mal encadré n’affecte pas seulement la conformité juridique : il peut aussi dégrader la santé des salariés concernés. Une charge de travail excessive, un déséquilibre vie pro / vie perso ou l’absence de droit à la déconnexion : ces facteurs peuvent générer stress, fatigue chronique, voire burn-out. À moyen terme, cela nuit à l'engagement et à la motivation, qui eux-mêmes favorisent le désengagement ou les arrêts maladie à répétition. D'où l'importance de mettre en place un suivi rigoureux et humain !

Forfait jour cadre : ce que les RH doivent savoir pour bien le gérer

Quelle articulation avec les autres modes de temps de travail ?

Le forfait jours pour cadre cohabite souvent avec d'autres régimes de temps de travail au sein d’une même organisation : horaires fixes, annualisation, modulation, forfait heures, etc. Les RH doivent donc bien définir les règles applicables à chaque système : cela permet d’éviter toute confusion entre salariés, d’assurer une gestion équitable du temps de travail, mais aussi la conformité des pratiques en cas de contrôle.

Comment accompagner les managers dans la mise en œuvre ?

Les managers jouent un rôle très important pour la bonne application du forfait jours pour cadre, notamment dans le cadre d’un suivi régulier de la charge de travail et pour repérer d’éventuelles dérives. Afin d’aligner le management sur les obligations légales les RH doivent ainsi :

• les former aux spécificités du dispositif ;
• leur fournir des outils simples de pilotage (tableaux de suivi, alertes, entretiens de charge) ;
• les sensibiliser à l’importance du droit à la déconnexion.

Bon à savoir : Une solution SIRH permet d'automatiser le calcul des jours travaillés, le suivi des absences et l’analyse des charges.

Comment Kelio vous aide à piloter efficacement le forfait jour cadre ?

Le forfait jour pour cadre, c’est très pratique, mais il faut aussi avoir les bons outils pour suivre correctement son application. Avec Kelio, vous gagnez en clarté, en conformité et en simplicité au quotidien :

• Un paramétrage conforme aux accords collectifs : Kelio intègre les règles spécifiques prévues par votre accord collectif (nombre de jours travaillés, catégories éligibles, modalités de repos, etc.). Vous partez ainsi sur une base 100 % conforme dès le paramétrage.
• Un suivi individualisé de la charge de travail : chaque collaborateur en forfait jours bénéficie d’un suivi dédié, avec un décompte précis des jours travaillés, des jours de repos et des alertes en cas de dépassement. L’outil facilite aussi l’organisation des entretiens annuels obligatoires.
• Un tableau de bord RH complet et personnalisable : vous accédez à une vue d’ensemble claire, avec des indicateurs clés (présence, repos, charge de travail, entretiens, etc.), adaptés à votre organisation. Le tout centralisé sur une interface intuitive et évolutive !
• Un gain de temps pour les managers et les équipes RH : Kelio automatise le suivi, simplifie la validation des déclarations de présence et permet aux managers de mieux accompagner leurs équipes au quotidien.