Comment fluidifier la gestion des temps tout en sécurisant les données paie ?
AEQUS AEROSPACE France, filiale du groupe AEQUS, est une entreprise spécialisée dans l'usinage aéronautique depuis 1973.
L’entreprise évolue dans un environnement complexe en matière de gestion des temps avec du travail en équipes, du travail de nuit, des heures supplémentaires, des compteurs multiples (CP, RTT, CET…) et des organisations variables selon les départements.
Dans ce contexte, la coordination RH, la gestion des temps, des absences, des plannings et la sécurisation du processus de paie représentent des enjeux majeurs. Cette complexité nécessitait un outil capable de s’adapter finement aux réalités opérationnelles de l’entreprise tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité des données sociales.
Client depuis
2019
Particularités
Plusieurs types d’horaires
Effectif
70 collaborateurs
Types de projet
GTA et Paie
Rencontre avec Aurélie Gencarelli
Responsable Administratif, financier, et RH
Le besoin initial
La gestion des temps reposait sur des outils dispersés, peu intégrés tels que des tableurs Excel et des formulaires déclaratifs.
Ce fonctionnement entraînait des erreurs fréquentes, des corrections répétitives et une charge administrative importante pour les RH comme pour les managers ainsi qu'un manque de transparence pour les collaborateurs.
Du côté de la paie, les données étaient difficiles à exploiter nécessitaient des retraitements réguliers et présentaient un risque d’erreurs lors des transferts. L’entreprise recherchait une solution capable d'intégrer la gestion des temps dans le cycle de paie et dans la charge d'activité des managers, tout en sécurisant l’ensemble du processus.
La problématique résolue
Le déploiement de Kelio a permis de structurer et d’automatiser l’ensemble du processus GTA-Paie, avec un paramétrage adapté à la réalité terrain : horaires variables, travail de nuit, compteurs multiples, heures supplémentaires, cycles et règles spécifiques.
Pour Madame Gencarelli, la mise en place s’est faite de façon fluide et les équipes de déploiement ont fait preuve d’efficacité et de professionnalisme. L’outil a été progressivement adopté par les équipes, grâce à son ergonomie et à sa capacité à répondre aux contraintes opérationnelles.
L’utilisation combinée des badgeuses sur site et de l’application mobile couvre l’ensemble des besoins opérationnels : suivi des présences, des compteurs, des heures supplémentaires, des contingents, et identification des personnes présentes sur site en cas de risque incendie.
Côté paie, la synchronisation avec la gestion des temps permets désormais d’intégrer automatiquement les informations issues de la GTA dans le cycle de paie, sans ressaisies manuelles ni retraitements intermédiaires, renforçant ainsi la fiabilité et la conformité des données.
La Paie Accompagnée avec 123Paie de Kelio a été choisie pour bénéficier d'un outil technique, simple à exploiter, mieux accompagné et moins onéreux, tout en conservant une autonomie dans le traitement. Cette organisation permet à l’entreprise de garder la maîtrise de sa paie, tout en s’appuyant sur l’expertise réglementaire des équipes Kelio.
Au-delà d’être un outil efficace et très puissant, on a pu confirmer la qualité des services support qui pour nous était un des éléments essentiels
Comment synchroniser efficacement la gestion des temps et la paie ?
Avec Kelio, la gestion des temps et de la paie est désormais plus fluide, plus sécurisée et moins chronophage. Les corrections ont nettement diminué, les échanges entre managers, collaborateurs et RH sont facilités, et les données fiabilisées en continu.
Les managers sont davantage responsabilisés, les collaborateurs ont une meilleure visibilité sur leurs compteurs, et le service RH peut se concentrer sur l’analyse plutôt que sur les ajustements.
Grâce à la synchronisation totale entre la GTA et la paie, les processus sont plus rapides, sécurisés et conformes aux obligations légales, tout en apportant une réelle sérénité aux équipes.
Une fois l’outil pris en main, il permet un vrai gain de temps et plus de fluidité entre les managers et leurs collaborateurs. Moins de corrections, moins de stress, plus de maîtrise.
Comment Kelio contribue à la sécurité des collaborateurs sur site ?
Au‑delà du suivi des présences et des compteurs, Kelio permet de renforcer la sécurité des collaborateurs grâce à la fonctionnalité d’évacuation incendie. Les badgeuses sur site et l’application mobile permettent de savoir à tout moment quelles personnes sont présentes sur site et d’identifier rapidement celles qui ont été évacuées lors des exercices ou d’une alerte.
« On badge tous sur site avec un double intérêt : la gestion des temps, mais aussi la gestion du risque incendie pour pouvoir identifier les personnes présentes à un instant T. »
Cette visibilité en temps réel simplifie le pilotage des exercices et améliore la réactivité des équipes en cas de situation d’urgence. Elle assure aussi que toutes les personnes présentes, salariés, prestataires ou visiteurs sont correctement prises en compte, ce qui renforce à la fois la conformité réglementaire et la sérénité des équipes.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH Kelio
- Synchronisation GTA et Paie
- Paramétrage sur-mesure
- Autonomie
- Conformité
- Fiabilisation des données
- Gain de temps opérationnel
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