Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaube
Vereinfachen Sie die Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter mit der Kelio-Lösung.
Die Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten ist eine komplexe Tätigkeit für Personalabteilungen und Manager. Die Kontrolle der Urlaubsansprüche, die Validierung der Konten und die Einhaltung der Vorgaben der sozialrechtlichen Abgabeerklärung DSN sind sehr zeitaufwändige Aufgaben.
Wie erfasst man die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern
Krankheit, Arbeitsunfall, Berufskrankheit, Mutterschaft, Delegation, Dienstgang vor Ort, externer Dienstgang, Abwesenheit aus familiären Gründen, Vorsorgeuntersuchung usw. – An Abwesenheitsgründen fehlt es im Unternehmen nicht und für jeden jeder Mitarbeiter ist eine konsequente Erfassung unverzichtbar.
Abrechnung nach Stunden, Arbeits-, Werk- oder Kalendertagen, Befristung, Rückkehrbedingungen, Belege: Jede Art von Abwesenheit verlangt nach besonderer Kontrolle und Übersicht.
Die Lösung passt sich an sämtliche Tarifabkommen und Betriebsvereinbarungen jeder Art von Unternehmen und Einrichtung an. Dadurch können Abwesenheiten genau erfasst und sicher berechnet werden.
Ihre Abwesenheitsdaten sind so zuverlässiger und können optimaler in der Gehaltsabrechnung und im Rahmen Ihrer sozialrechtlichen und administrativen Abgabeerklärungen berücksichtigt werden.
Fordern Sie eine Demonstration der Abwesenheitsverwaltung an
Entmaterialisieren Sie den Urlaubs- und Abwesenheitsantragsprozess
Mithilfe der Kelio-Software kann eine Lösung zur dezentralen Erfassung von Urlaubsanträgen implementiert werden, die folgende Funktionen bietet:
- Berücksichtigung der individuellen Wünsche von Mitarbeitern
- Verwaltung von Genehmigungsworkflows
- Berücksichtigung von behördlichen und unternehmensinternen Kontrollen
- Transparenz hinsichtlich sämtlicher Ergebnisse und Einflussfaktoren in den Planungen.
Mitarbeiter und Manager werden so stärker eingebunden und die Personalabteilung wird von der zeitintensiven Aufgabe befreit, Daten erneut eingeben zu müssen, was eine potenzielle Fehlerquelle darstellt.
Mitarbeitern bietet die Schnittstelle die Möglichkeit:
- Anfragen online vom eigenen Arbeitsposten, Smartphone oder den Touch-Terminals aus einzureichen
- vor dem Einreichen eines Antrags, die Resturlaubstage abzufragen
- eine Übersicht über die abwesenden Mitarbeiter in ihrer Abteilung oder Projektgruppe zu erhalten
- automatisch über den Fortschritt ihres Antrags benachrichtigt zu werden
Managern bietet die Anwendung:
- eine Übersicht über die Abwesenheitsanträge ihrer Teams sowie die Möglichkeit, die Anträge zu verarbeiten
- die Einsicht in die Urlaubsplanung ihres Teams und die Fehlzeitenquote
- die gerechte Behandlung von Abwesenheitsanträgen entsprechend den Zielvorgaben in ihren Planungen
- im Falle einer unerwarteten Abwesenheit informiert zu sein, um angemessen reagieren zu können
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Personalisierung der Genehmigungsworkflows
Die Leistungsfähigkeit eines guten Urlaubsverwaltungssystems hängt von der Personalisierung der Genehmigungsverfahren ab. Mit Kelio haben Sie die Möglichkeit:
- Eine oder mehrere hierarchische Genehmigungsebenen nacheinander oder gleichzeitig zu verwalten
- verschiedene Genehmigungsverfahren je nach Abwesenheitsgründen zu verwalten
- im Falle einer Abwesenheit manuell oder automatisch Ersatzpersonen für das Genehmigungsverfahren zu ernennen, um dieses nicht zu behindern
- Genehmigungen einzeln oder gruppiert vorzunehmen
Verschaffen Sie sich in Echtzeit eine Übersicht über Ihre Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Mithilfe von Kelio erhalten Manager eine Echtzeit-Übersicht über die gesamte Abwesenheitsplanung und über ihre Rechte.
Durch die perfekte Integration in Ihr Informationssystem bietet Kelio Ihnen die Möglichkeit, alle Urlaubs- und Abwesenheitsereignisse mit Ihren Kalendern Microsoft Outlook®, Google Kalender® und Lotus Notes® zu synchronisieren. Die ideale Lösung, damit Ihre gemeinsam benutzten Kalender die Verfügbarkeiten jedes Mitarbeiters in Echtzeit berücksichtigen.
Eine Synchronisierung ist ebenfalls mit dem Modul Kelio Planung möglich. Die verschiedenen gültigen, auf Bestätigung oder Löschung wartenden Urlaubsanträge werden so in Ihrer Planungsübersicht grafisch dargestellt. So können Sie die Zahl der abwesenden Mitarbeiter nach Tag, Grund und bei Bedarf nach Arbeitsposten anzeigen, um Ihren Personalstand in Echtzeit anzupassen.
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Senden Sie Ihre Daten direkt an die Lohnabrechnung
Mit der Kelio-Software, die mit über 150 Lohnabrechnungsprogrammen kompatibel ist, lässt sich die Eingabe von Abwesenheitsereignissen automatisieren – ohne erneute Eingabe und ohne Fehlerrisiko – um Lohnabrechnungen zu erstellen und sozialrechtliche und administrative Abgabeerklärungen zu synchronisieren. Kelio verfügt über Berichtsfunktionen, mit denen zum Zwecke der strategischen Entscheidungsfindung, einzelne und kollektive Urlaubsstatistiken erstellt werden können.
Die Erstellung von Berichten über die Verteilung der Urlaubstage je nach Grund, Mitarbeiter oder Abteilung war noch nie so einfach.
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Verwaltung der Dienstgänge
Wenn ein Mitarbeiter die Geschäftsräume des Unternehmens im Rahmen eines externen Dienstgangs verlässt, muss die Abwesenheit festgehalten werden, ohne jedoch von der Arbeitszeit abgezogen zu werden. Weiterhin leisten die Mitglieder des Personalrats Delegationsstunden, die ermittelt und gezählt werden müssen, ohne dass diese jedoch als Abwesenheit vom Unternehmen gelten. Die Kelio-Lösung bietet verschiedene Möglichkeiten, um diese Methoden zu reglementieren.
Die Mitarbeiter können ihren eigenen Intranet-Bereich nutzen, um ihre Dienstgänge anzugeben oder diese direkt an den Touch-Terminals zu buchen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen. Diese Systeme haben eine begleitende Funktion für die Mitarbeiter und informieren diese genau über ihre Konten und Rechte. Mithilfe dieser Systeme kann das Unternehmen sicherstellen, dass es sich innerhalb des gesetzlichen Rahmens befindet, wenn es bei Vorfällen, die sich während der Dienstgänge ereignen, haftbar gemacht wird.
Haben Sie Fragen zu den Funktionen? Kontaktieren Sie uns
Warum Kelio für meine Urlaubsverwaltung wählen?
- Dezentralisierung der Urlaubsanträge
- Abfrage der voraussichtlichen Urlaubssalden
- Automatische Berechnung der Urlaubsansprüche
- Genehmigung einzelner oder gruppierter Anträge durch die Manager
- Gesamtübersicht in Echtzeit über die Abwesenheiten in einer Abteilung
- Vereinfachte Verwaltung der Genehmigungsworkflows
- Vereinfachte Übertragung von Abwesenheitsdaten an die Lohnabrechnung und an sozialrechtliche und administrative Abgabeerklärungen
